При оформлении официальных документов подход к форматированию текста определяется стандартами. Но и в других случаях правильно оформленный текст будет выглядеть более презентабельно, чем просто напечатанный. Он лучше воспринимается читателем, акцентирует внимание на ключевые слова или фразы. Когда текст аккуратно отформатирован, это повышает уровень автора в глазах читателя. Современные текстовые редакторы позволяют поменять практически любые параметры текста.
Содержание:
- Что значит форматирование текста в word
- Какие операции используются
- Инструменты
- Что еще важно знать
- Примеры
Что значит форматирование текста в word
Текстовый редактор Microsoft Word - один из наиболее популярных и часто используемых. Он предлагает внушительный набор средств для форматирования документа. Пользователю доступны функции для работы со шрифтом, абзацами, заголовками. В документ можно вставлять рисунки, таблицы, диаграммы, маркированные и нумерованные списки для более структурированного представления информации.
При форматировании устанавливают поля страницы, выравнивание абзацев, междустрочный интервал. Выделяют жирным шрифтом или курсивом наиболее важные слова. Если предполагается цветная печать документа, или просмотр только электронной версии, можно какие-то акценты расставить цветом (за исключением, конечно, официальной документации). Основные приемы форматирования будут рассомотрены далее.
Какие операции используются
Создание читабельного текста требует проработки не только его сути и грамотности, но и внешнего вида. Наравне с опечатками и ошибками, могут отталкивать разъехавшиеся слова или строчки. При оформлении документа выполняется несколько видов операций форматирования. Они могут применяться как для всего документа, так и для конкретного абзаца или отрывка, для этого нужная часть текста должна быть выделена. Какие операции используются для форматирования текста?
- Операции над шрифтом. Выбирается вид символов текста: стиль начертания, цвет, дополнительные эффекты.
- Операции над абзацем. Определяется, как будет выглядеть блок текста: выравнивание, отступы, межстрочные интервалы.
- Операции над страницей. Настраивается размер, ориентация листа, выставляется размер полей документа.
Инструменты
Чтобы понять, как отформатировать текст в ворде, нужно изучить панель инструментов в верхней части программы. Там собраны все функции для выполнения операций форматирования: над шрифтом, абзацем и страницей. Они разбиты по соответствующим группам.
Настройки страницы
Настройки страниц помогают увидеть текст на экране таким, каким он будет на бумаге при печати. К основным параметрам страницы в ворде относятся:
- Поля - расстояния от края страницы до текста с левой, правой, верхней и нижней сторон. Word предлагает несколько типовых схем с уже заданными размерами полей, а также можно настроить свои значения.
- Ориентация - определяет, как будет расположена страница: вертикально (книжная) или горизонтально (альбомная).
- Размер - ширина и высота листа. Помимо выбора стандартных размеров, можно указать произвольные значения.
- Колонки - можно расположить текст по столбцам, как в газетах или журналах. Количество колонок, ширину и отступ для каждой из них задаёт пользователь.
Есть ещё несколько функций, которые относятся к форматированию страниц. Можно вставить разрывы страниц, колонок и разделов. Если нужно пронумеровать строки, можно выбрать сквозную нумерацию, или отдельную для каждой страницы или раздела. Расстановка переносов в словах может производиться автоматически или вручную (тогда программа будет запрашивать у пользователя, как правильнее разделить то или иное слово).
Шрифты
Шрифт определяет вид символов (букв, цифр, знаков препинания и других) в документе. Среди характеристик шрифтов можно выделить главные:
- Стиль шрифта - предлагается выбрать из большой коллекции системных шрифтов Windows, а также можно найти в интернете дополнительные: платные и бесплатные.
- Начертание - помимо обычного, можно применить курсив, полужирный или полужирный курсив, а также добавить подчёркивание. Стиль и цвет подчёркивания меняется независимо от цвета текста.
- Размер - измеряется в пунктах (пт). Допускается вписать дробное значение. Для удобства рядом с окошком размера шрифта есть кнопки для быстрого увеличения или уменьшения размера на 1 пт.
- Цвет - имеется стандартная палитра, а также можно выбрать из цветового круга. При желании настраивается эффект градиента.
Кроме того, можно изменить регистр выделенного фрагмента текста (сделать все буквы прописными, строчными или выбрать другие варианты). Есть возможность выделения текста цветом (эффект маркера). Для формул актуально разместить текст выше или ниже уровня основной строки (надстрочные и подстрочные знаки). Предлагается большая коллекция текстовых эффектов: тень, подсветка и другие. Также предусмотрена кнопка для быстрой очистки формата.
Интервалы
Междустрочные интервалы в ворде устанавливаются пропорционально размеру текста. То есть, одинарный интервал равен высоте строки, полуторный - в 1,5 раза больше размера строки и т.д. Можно установить любое значение множителя.
Дополнительно выставляются интервалы перед и/или после абзаца. Они измеряются в пунктах.
Помимо междустрочных интервалов, для абзацев настраиваются отступы слева и справа. Дополнительно устанавливается отступ или выступ первой строки абзаца (так называемая «красная строка»). Величина отступов указывается в сантиметрах.
Непечатаемые символы
Нажатие знака 
на панели инструментов включает и выключает отображение непечатаемых символов. Необходимость их отображения возникает при сложных действиях с разметкой. В документе могут быть проставлены разрывы строк или разделов, неразрывные пробелы и другие неявные элементы форматирования. Из-за них иногда не сразу удаётся понять, почему «поехал» тот или иной кусок текста. Включив непечатаемые знаки, разобраться с этим станет проще. Также они помогут увидеть, где по ошибке поставлено несколько пробелов подряд.
Табуляция
С помощью установки позиций табуляции можно сделать упрощённое подобие таблицы, только без границ. Чтобы открыть редактор табуляции, нужно развернуть окно «Параметры абзаца», нажав на значок в правом нижнем углу группы «Абзац» панели инструментов, затем нажать кнопку «Табуляция». В поле ввода ввести нужное значение и нажать внизу кнопку «Установить». Для удаления позиции нужно выделить её в списке и нажать «Удалить».
Можно заполнять расстояние от конца предыдущего текста до позиции табуляции точками, дефисами или подчёркиванием. Выбрать способ заполнения следует в этом же диалоговом окне. Здесь же указывается выравнивание текста внутри «ячеек» табуляции.
Есть способ проще: для создания позиций табуляции на линейке над документом нужно нажать левой кнопкой мышки в том месте, где планируется начать новую «ячейку», чтобы появился маленький уголок. Двойной клик по нему откроет окно параметров табуляции.
Чтобы использовать установленные позиции табуляции при наборе текста, нужно после текста одной «ячейки» нажать клавишу Tab на клавиатуре, и курсор перейдёт к следующей позиции (если выбран заполнитель, то оставшееся пространство забьётся выбранным символом). Удобно использовать табуляцию с заполнением, например, при формировании указателя.
Что еще важно знать
Кроме уже рассмотренных функций, есть ещё несколько заслуживающих внимания.
- Маркированные и нумерованные списки . Помогают визуально структурировать перечисления, описания этапов, пункты договора и т.д. Есть возможность построить многоуровневые списки, то есть с использованием подпунктов. Стиль маркеров, а также оформление и тип нумерации можно менять.
- Выравнивание текста . Выравнивает текст внутри абзаца соответственно по левому или правому краю, по центру, либо по ширине страницы. Чаще всего применяется выравнивание по ширине, тогда текст выглядит аккуратно, отсутствует «рваный» край. Выравнивание по правой стороне может понадобиться для шапки заявлений или подписи.
- Коллекция готовых стилей. В Word есть готовые шаблоны форматирования заголовков, выделений, цитат. Можно создать свои стили.
- Инструмент для записи формул. Word позволяет записать любые формулы с помощью встроенного мощного редактора. В специальное поле можно вставить дроби, индексы, интегралы и другие функции, а также математические знаки.
- Вставка символов. Позволяет вставить специальные знаки и символы, отсутствующие на клавиатуре. Это фонетические знаки, обозначения валют, стрелки, технические знаки, а также буквы алфавитов.
- Колонтитулы. Это одинаковое содержимое в верхней и/или нижней части страниц документа. Также можно автоматически пронумеровать страницы, выбрав нужный формат и расположение нумерации.
Примеры
Теория лучше всего закрепляется практикой. На изображениях представлены примеры форматирования шрифта и абзаца в текстах:
Более подробно и наглядно увидеть, как форматировать текст в ворде, можно на видео:
Microsoft Word обладает большим набором инструментов для форматирования. Здесь приведён обзор основных из них. Интуитивно понятный интерфейс программы позволяет, при желании, самостоятельно изучать его возможности на практических примерах. Качественное оформление текста не менее важно, чем его грамотность и чистота. Не стоит им пренебрегать, тем более что современные текстовые редакторы позволяют форматировать тексты в считанные минуты.
