Статьи | Разное

Способы коммуникаций

Существуют различные способы общения и передачи информации с соответствующими преимущества и недостатками

Таблица 2.2 – Способы общения и передачи информации

Способ общения

Примеры и характеристики

Преимущества

Недостатки

Электронные средства связи

Факс, электронная почта, телеконференция и т.д.

Фиксация в письменном виде, можно прочитать и ответить, когда удобно, отправить сообщение многим адресам

Проблема хранения, отсутствие личного контакта, перегрузка, нескорое получение ответа, затраты времени на написание и чтение

Совещание, встречи

Несколько человек собираются вместе:

а)формальные-неформальные;

б)запланирован-ные-незапланиро-ванные;

в)структурирован-ные-неструк-турированные

Эффективный механизм для обмена информацией, решения проблем, принятия решений. Возможность убедить группу в необходимости согласования действий

Большие затраты времени, не все, что обсуждается, в одинаковой степени важно для всех участников, неструкту-рированные совещания могут быть использованы для того, чтобы избежать принятия ре-шения

Телефонный разговор

Быстрый обмен информацией, с удаленным собеседником при наличии устойчивой связи

Принятие решений, можно получать немедленный ответ, личный контакт с удаленным собеседником.

Социальная функция

Большие затраты при перегруженной или ненадежной связи. Отсут-ствие визуальной обратной связи

Личные встречи

Самый непосред-ственный и наиболее распространенный способ обмена информацией (общение), наиболее пред-почитаемый

Личный контакт. Возможность немедленно убедиться в понимании и получить ответ. Визуальная обратная связь. Социальная функция

Большие затраты времени. Отсутствие записи. Опасность отклонения от темы.

 

Процессы коммуникаций

Информация не может распространяться сама по себе, соответствующих механизмов передачи информации. В процессе передачи обязательно участвуют отправитель (он решает что-то сообщить и выбирает способ передачи и кодировки сообщения) и получатель (тот, кому она предназначается)

                              шумы                                   канал связи  

Отправитель---замысел—кодирование---передача--прием----декодирование--

                                              получатель----осознание---реакция---

           обратная связь                                                               шумы

 

 

Рисунок 2.1 – Процессы коммуникации

Под средствами общения понимается то, каким образом человек реализует определенное содержание и цели общения. Зависят они от культуры человека. Уровня развития, воспитания и образования. Когда говорят о развитии у человека способностей, умений и навыков общения, прежде всего, имеется в виду технику и средства общения

Техника общения – это способы преднастройки человека на общение с людьми, его поведение в процессе общения, а приемы – предпочитаемые средствами общения, включая вербальные и невербальные.

Тактика общения – реализация конкретной ситуации коммуникативной стратегии на основе владения методиками и знаниями правил общения.

Прежде чем вступить в общение с другим человеком, необходимо определить свои интересы, соотнести их с интересами партнера по общению, оценить его как личность, выбрать наиболее подходящую технику и приемы общения. Затем, уже в процессе общения, необходимо контролировать его ход и результаты, уметь правильно завершить акт общения, оставив у партнера соответствующее, благоприятное или неблагоприятное, впечатление о себе и сделав так, чтобы в дальнейшем у него возникло или не возникло (если этого желания нет) стремление продолжать общение.

Элементы техники общения:

- принятие определенного выражения лица, позы (выражение лица должно соответствовать цели сообщения, желаемому результату, демонстрируемому отношению к партнеру);

- выбор начальных слов и тона высказывания, движений, жестов, привлекающих внимание партнера (официальный тон не настраивает на дружеские взаимоотношения, для сокрытия своего состояния или отношения к партнеру люди прячут глаза и руки, в таких ситуациях возможны обмолвки, оговорки, речевые ошибки, затруднения).

Позиции общения:

- доброжелательная позиция принятия собеседника, партнера;

- нейтральная позиция;

- враждебная позиция неприятия собеседника;

- доминирование или «общение сверху»;

- общение «на равных»;

- подчинение или позиция «снизу».

Обратная связь

Обратная связь включает сознательный контроль коммуникативных действий, наблюдение за партнерами и оценку его реакций, последующее изменение в соответствии с этим собственного поведения. Обратная связь предполагает умение видеть себя со стороны и правильно судить о том, как партнер воспринимает себя в общении. Малоопытные собеседники чаще всего забывают об обратной связи и не умеют ее использовать.

Механизм обратной связи предполагает умение партнера соотносить свои реакции с оценками собственных действий и делать вывод о том, что явилось причиной определенной реакции собеседника на сказанные слова. В обратную связь также включены коррекции, которые вносят общающийся человек в собственное поведение в зависимости от того, как он воспринимает и оценивает действия партнера. Умение использовать обратную связь в общении является одним из важнейших моментов, входящих в процесс коммуникации и в структуру  коммуникативных способностей человека.

Изучая полученное сообщение, менеджер должен стремиться:

- прежде всего,  выделить факты;

- оценить мнение отправителя об изложенных фактах;

- уважать чувства собеседника, но не допускать их доминирования в дискуссии;

- убедиться в общей системе ценностей.

Проблемы общения часто возникают вследствие неправильной интерпретации сообщений, например, когда мнения принимаются за факты. Следовательно, менеджер должен постоянно помнить о том, что сообщения наряду с содержательной частью (фактами) включают в себя также такие неосязаемые, но важные вещи, как ценности, мнения, гипотезы и чувства.

Коммуникативные способности человека – это умения и навыки общения с людьми, от которых зависит его успешность. Все люди разные. Даже маленький опыт (описать в своем воображении образ леса) даст различные результаты: багряный осенний лес, весенний пробуждающийся лес, грибной лес… А кто-то откажется выполнять задание. У всех происходят процессы восприятия информации, хранения информации, переработки информации, но у всех они протекают по–разному в зависимости от межполушаровой организации психических процессов головного мозга, они определяет  особенности восприятия, запоминания, стратегии мышления, отношения к деятельности и т.д. Возраст, образование, культура, уровень психологического развития, жизненный  и профессиональный опыт определяют коммуникативные способности человека. Люди, чьи профессии предполагают частое, интенсивное, ролевое общение (актеры, педагоги, врачи, руководители), обладают более развитыми коммуникативными способностями. Человек – либо он исполнитель чужой воли,  либо он творец. В настоящее время, особенно для выполнения руководящих функций, ценится творческий подход, гибкость и знание людей (раньше – исполнительность и механические навыки). Творческий подход также важен, как интеллектуальный уровень и специальные знания.

Письменное деловое общение

Деловое общение не ограничивается проведением устных встреч, деловых бесед и т.д. необходимо уметь составлять различные документы, и находясь в контакте с различными фирмами, правильно писать деловые письма. вести различную деловую документацию и др.

Деловая документация разнообразна по своему назначению:

- деловые письма - документы, непосредственно связанные с предпринимательской деятельностью (договор, заявка, счет, квитанция, отчет по итогам финансовой деятельности и т.д.);

- документы  личного характера (заявление, доверенность, объяснительная записка, автобиография, характеристика и т.д.)

Основным требованием к служебным документам является соответствие нормам и особенностям официально-делового стиля: широкое использование терминов, профессионализмов, названий учреждений, фирм, использование предложений с причастными и деепричастными оборотами. Как нарушение норм воспринимается использование в языке служебных документов разговорных, просторечных, эмоционально окрашенных, жаргонных слов.

Деловое письмо – документ, содержащий официальную информацию и надлежащим образом оформленный: сопроводительные, письмо-заказ, выставление счета, ответ на запрос, приглашение и т.д.

Заявление – это документ, который содержит просьбу какого-либо лица, адресованную организации или должностному лицу учреждения.

Содержит:

- обращение к должностному лицу, пишется наверху в правой половине листа с указанием должности, инициалов и фамилии;

- данные о вас самих (ФИО, должность, адрес);

- наименование документа «заявление» (с прописной буквы, посередине листа);

- текст (изложение просьбы и аргументации);

- приложение (опись приложенных к заявлению документов);

- дата;

- подпись заявителя.

Доверенность - это документ, с помощью которого одно лицо доверят другому лицу совершить за него какое-либо действие.

Личная доверенность пишется на обычном листе, указывается ФИО доверителя и доверенного лица; действия, которые нужно совершить, дата (пишется слева), личная подпись (пишется справа).

Состоит из следующих частей:

- наименование документа «Доверенность»;

- указание ФИО, должности, домашнего адреса доверяющего;

- указание ФИО лица, которому даются полномочия;

- указание на то, что требуется получить;

- дата (6 июля);

- подпись;

- гербовая печать.

Объяснительная записка – это краткое письменное изложение какого-либо дела, сообщение о чем-либо в официальной форме.

Докладная – это устное или письменное официальное сообщение руководителю, начальнику и т.д.

Характеристика:

- наименование документа «Характеристика»;

- ФИО лица, которому выдается характеристика;

- текст

а) обязательные анкетные данные (год рождения, национальность, образование - где, когда, какое учебное заведение окончено), место работы (с какого времени по какое), должность;

б) характеристика профессиональной деятельности;

в) работа над повышением квалификации;

г) деловые качества;

- подписи должностных лиц;

- дата и место составления.

Дипломная работа

от 2900 руб. / от 3 дней

Курсовая работа

от 690 руб. / от 2 дней

Контрольная работа

от 200 руб. / от 3 часов

Оформите заказ, и эксперты начнут откликаться уже через 10 минут!

Узнай стоимость помощи по твоей работе! Бесплатно!

Укажите дату, когда нужно получить выполненный заказ, время московское