Письма и виды писем

Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы. Несмотря на наличие современных форм связи: электронной почты, спутниковой связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, – роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения информации.

Граммофонные пластинки сменила магнитная лента, магнитную ленту – бумажные перфокарты, перфокарты – гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет храниться в архиве несколько столетий. Важен и психологический фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое пейджинговое послание. Таким образом, деловое письмо – перспективная часть документооборота.

Цель курсовой работы – рассмотреть виды деловых писем и правила их оформления.

Исходя из цели, в курсовой работе были поставлены следующие задачи: – рассмотреть понятие и содержание деловых писем;

- рассмотреть законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки в России;

- рассмотреть виды и содержание деловых писем;

- рассмотреть правила оформления и стилистику деловых писем.

Глава 1. Понятие и содержание деловых писем

1.1            Законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки в России

Под законодательной и нормативно-методической базой деловой переписки понимается комплекс правовых положений, требований и методов, которые в совокупности устанавливают нормы создания и обработки документов.

Этот комплекс включает: [1] – федеральные законы; – нормативно-правовые акты федеральных органов власти РФ; – нормативно-правовые акты субъектов РФ; – государственные стандарты; – межотраслевые нормативно-методические документы, регламентирующие работу с документами. Законодательными актами регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения).

Так, в соответствии со ст. 4 Федерального закона «О почтовой связи» Правительство РФ своим постановлением от 15.04.2005 № 221 утвердило Правила оказания услуг почтовой связи. Эти правила определяют комплекс требований к упаковке, адресованию, пересылке писем, почтовых карточек. Постановлением Правительства РФ от 28.08.1997 № 1108 утверждены Правила предоставления услуг телеграфной связи. В Российской Федерации созданы законодательные нормы документирования и работы с документами, которые являются правовой основой процессов информатизации.

Так, принятый в 1995 г. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» регулирует отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий. Отношения, возникающие при передаче информации за пределы Российской Федерации и получении ее из-за рубежа, регулируются Федеральным законом «Об участии в международном информационном обмене», принятым в 1996 г. Законом также установлены ограничения на вывоз за пределы Российской Федерации документированной информации.

Ряд заключительных актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при ведении переписки. Официальное использование государственного языка закреплено Законом РФ «О языках народов Российской Федерации». Статья 16 Закона определяет: «На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик». Увеличение доли электронных документов в общем документообороте, возрастание количества деловой переписки, которая ведется в электронной форме, сделали актуальным вопрос об удостоверении подобных документов [4].

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 2013 – 8 с.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2013. – 16 с.

Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2022. – 304 с.

Еремина Н.Л. Эффективный секретарь: делопроизводство, организация работы, деловое общение. – Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2019. – 192 с.

Жукова М.П. Перечень типовых управленческих документов в делопроизводстве организации // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2021. – № 2. – С. 6-11.

Индина Т.А. СЕО 2.0. Тренинг руководителя нового поколения. – Спб.: Питер, 2019. – 368 с.

Иритикова В.С Оформление документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2022. – №12.- С.25-36.

Карпович О.Г. Глобальные проблемы и международные отношения. – М.: Юнити-Дана, 2018. – 503 с.

Кожанова Е.Н. Общие требования к текстам документов и их унификация // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2020. – №2. – С.43-47.

Лебедева М.М. Политическое урегулирование конфликтов. – М.: Аспект Пресс, 2018. – 402 с.

Лукашенко Г.П., Демьянов З.А. Развитие документооборота – путь развития бизнеса // Секретарское дело. – 2019. – №3. – С.23-30.

Олейнов А.И. Экономика международных отношений // Мировая экономика и международные отношения. – 2019. – № 3. – С.23-34.

Прокушев Е.Ф. Внешнеэкономическая деятельность: учебник. – М.: Дашков и Ко, 2022. – 500 с.

Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учебник. – М.: Академия, 2023. – 176 с.

Усманова И.В. Унификация документов – необходимая предпосылка внедрения СЭД // Делопроизводство. – 2021. – № 1. – С.25-29.

Колганова М.А. Конфиденциальные документы в номенклатуре дел // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2021. – №11. – С.47-53.

Корнеева И.И., Кудряева В.А. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. – М.: Проспект, 2018. – 485 с.

Санкина Л.В., Вялова Л.М. Современные правила оформления управленческих документов. -М.: Инфра-М, 2019. – 330 с.

Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: практическое пособие по документационному обеспечению. – М.: ПРИОР, 2023. – 409 с.

Шамрай Ю.А. Глобальный финансовый кризис и конкурентоспособность России во внешнеэкономической сфере // Проблемы теории и практики управления. – 2019. – № 10. – С.53-59.