Общая характеристика электронного документооборота

В настоящее время с каждым днем всё большее количество документов приобретают обязательную электронную форму, всё большее число контрагентов хотят обмениваться юридически значимой информацией только посредством электронных потоков.

Чтобы оставаться конкурентным и перспективным участником рынка, а также не потерять ключевые преимущества для стабильного и долгосрочного развития, современной компании необходимо своевременно отвечать подобным запросам внешней рыночной среды. Поэтому неудивительно, что одним из важнейших элементов цифровой экономики любой сферы деятельности стал электронный документооборот: внутренний – для управления документными потоками и повышения качества управления, и внешний – для оперативного гарантированного обмена юридически значимой информацией с контрагентами и контролирующими органами

Объектом исследования является электронный документооборот как инструмент повышения оперативности работы с документами.

Предметом исследования выступают правовые нормы, предусматривающие правовой режим электронного документооборота.

Цель исследования – рассмотреть общую характеристику электронного документооборота.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Раскрыть понятие и особенности электронного документооборота.

2. Проанализировать значение электронного документооборота.

3. Провести анализ специфики использования электронного документооборота в различных сферах деятельности.

Информационная основа данного исследования включает научные, научно-популярные книги и периодические издания, опубликованное российское законодательство.

Нормативной базой послужили законодательные акты Российской Федерации.

Методологической основой работы являются категории материалистической диалектики, а также основные концептуальные положения современной доктрины информационного права.

В качестве общенаучных и частно-научных методов познания в работе использовались историко-правовой, сравнительно-правовой, формально-логический, системный, конкретно-социологический и др.

Структура работы обусловлена целью и задачами настоящего исследования и состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

1 ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ

1.1 Понятие и особенности электронного документооборота

Документационное общество означает, что большой массив различных документов создается на постоянной основе практически в каждой сфере деятельности человека.

Объемы создаваемых документов растут в геометрической прогрессии, что делает невозможной их обработку человеком без использования информационных технологий.

Человечество уделяет развитию информационных технологий особое внимание на протяжении нескольких последних десятилетий. Современное общество невозможно представить без информационных технологий.

Сложно представить современную жизнь без организации системы документооборота (СЭД). Ежегодно фирмы тратят большие суммы на поддержку СЭД. Благодаря внедрению данной системы становится возможным осуществление контроля над исполнительской дисциплиной в организации, повышается эффективность деятельности предприятия, налаживается межведомственное взаимодействие.

Впервые необходимость комплексной автоматизации документооборота появилась в 1980х гг. в ЦК КПСС. Это обусловлено тем, что через общий отдел ЦК проходило множество важных документов и исходящей документации. Поэтапно автоматизировались общий отдел ЦК и секретариаты, после чего в течение нескольких лет и оставшиеся отделы ЦК и Политбюро. Система нашла применение и в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента СССР[1]. На начальном этапе система делопроизводства представляла собой одно рабочее место секретаря.

Функционал был достаточно ограничен: ведение журналов входящей/исходящей документации и обращений граждан, ввод регистрационно-контрольных карточек с возможностью дальнейшего их поиска.

Конечно, специальных программ в то время не было, автоматизация документов происходила при помощи текстовых и табличных редакторов, систем электронной почты. Система электронного документооборота уже в то время была довольно затратной, поэтому ее старались применять только на тех производствах, где выгоднее было отказаться от бумажного варианта документов. Для других предприятий система была недоступной из-за высокой стоимости обслуживания.

Уже к 1990-м годам рынок СЭД зародился в России. Именно в это время активно создавались новые программы для автоматизации делопроизводства, и к этому времени их насчитывалось уже более 20. В Российских организациях применялось программное обеспечение только отечественного производства. Это обусловлено тем, что организация документооборота в нашей стране и за рубежом существенно отличалась[2].

Так, в России документ должен был пройти согласование у руководителя, после чего попадал к адресату. На Западе же документ сразу попадал к адресату, пропуская этап согласования.

Помимо этого западные программные обеспечения не соответствовали специфике работы российских предприятий.

Например, иностранные программы того времени не позволяли регистрировать документы, отслеживать и контролировать исполнение поручений и т.д. 27 ноября 1995 года в Академии Госслужбы РФ на конференции, посвященной электронному документообороту, архивам и безбумажным технологиям DOCFLOW 95 было представлено множество разработок, направленных на автоматизацию документооборота.

Однако в презентациях продукта преобладала теоретическая часть и практически не была отражена методика внедрения и ожидаемые результаты. Это свидетельствует о том, что опыта работы с данными программами было мало.

В настоящее время документооборот представляет собой средство управления бизнес-процессами и знаниями. В связи с чем, количество подходов для решения задач автоматизации делопроизводства постоянно растет.

Сейчас используется практика, включающая в себя такие этапы как классификация записей, хранение и уничтожение. Как было сказано ранее, в России СЭД появился в 1980-х гг. однако на законодательном уровне регулирование данной отрасли началось намного позже.    

Несмотря на принятие ряда важных Законов, регулирующих систему делопроизводства, СЭД в нашей стране все еще не перешел на полностью электронный формат. Межведомственный документооборот можно до сих пор считать бумажным.

Документ регистрируется в системе, согласовывается у руководителя, после чего распечатывается и при необходимости везется нарочно адресату, либо отправляет по почте.

Адресат, в свою очередь, регистрирует документ как входящий и отписывает в системе исполнителю.  К сожалению, нельзя не признать, что Россия значительно уступает зарубежным странам по скорости внедрения СЭД. Повсеместно к СЭДу начали обращаться сравнительно недавно – всего 4 – 5 лет назад.

Ранее система использовалась только в государственных учреждениях или крупных предприятиях[3].

Итак, системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, и, что самое главное, интерес к ним непрерывно растет.

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (Часть первая): федеральный закон от 30.11.1994 № 51-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 1994. – № 32. – Ст. 3301.
2. Об информации, информационных технологиях и защите информации: федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 2006. – № 31 (ч. 1). – Ст. 3448.
3. Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации: [сайт]. – URL: https://digital.gov.ru/ru/activity/ govservices/certification_authority/ (дата обращения: 17.02.2022).
4. Александрова В. Электронный кадровый документооборот: настоящее и будущее // Трудовое право. – 2018. – № (7). – С. 79 – 90.
5. Бобылева М.П. Некоторые вопросы эволюции аналоговых и электронных документов // Делопроизводство. – 2018. – № 1. – С. 11 – 28.
6. Бобылева М.П. Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?224 (дата обращения: 17.02.2022).
7. Внедрение СЭД на предприятии [Электронный ресурс] // IBI. Режим доступа: http://eos.ibi.spb.ru/umk/11_16/5/5_R0_T4.html (дата обращения: 17.02.2022)..
8. Внедрение электронного документооборота на предприятии [Электронный ресурс] // ЭОС: Системы электронного документооборота. Режим доступа: http://www.eos.ru/dop-info/kak_proishodit_vnedrenie.php (дата обращения: 17.02.2022).
9. Волков Ю. В. Информационное право. Информация как правовая категория: учеб. пособие для бакалавриата и магистратуры / Ю. В. Волков. – 2-е изд., стер. – М.: Юрайт, 2019. – 109 с.
10. Гаврилов М. В. Информатика и информационные технологии: учебник для вузов / М. В. Гаврилов, В. А. Климов. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Юрайт, 2019. – 383 с.
11. Ельцова Л. Минтруд России расширит эксперимент по электронному кадровому документообороту. [Электронный ресурс]. URL: https://rosmintrud.ru/labour/relationship/319 (дата обращения: 17.02.2022).
12. Ефремова О.И., Колекина А.О. Выбор системы электронного документооборота // Вестник Волжского университета им. В.Н. Татищева. –2019. – № 1. – Том 2. – С. 23 – 30.
13. Жильников А.Ю., Михайлова О.С. Электронный документооборот // Территория науки. – 2017. – № 2. – С. 116 – 120.
14. Иванова Е. В. Автоматизация документооборота на предприятии // Наука и образование в жизни современного общества: вестник науч. конф. по материалам Междунар. науч.- практ. конф. Тамбов. – 2016. – Ч. 5. – № 3-5 (7). –
15. С. 51 – 53.
16. Информационные технологии: разработка информационных моделей и систем: Учеб. пос. / А.В. Затонский. – М.: ИЦ РИОР: НИЦ ИНФРА-М, 2014. – 344 с.
17. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / Гвоздева В.А. – М.:ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2015. – 544 с.
18. Информационные технологии в социальной сфере / Гасумова С.Е., – 4-е изд. – М.: Дашков и К, 2017. – 312 с.
19. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебное пособие / Е.Л. Федотова. – М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2015. – 368 с.
20. Информационные технологии в юридической деятельности: Учебное пособие / Ельчанинова Н.Б. – Таганрог: Южный федеральный университет, 2016. – 128 с.
21. Информационные технологии в юридической деятельности: Практикум / Озёрский С.В. – Самара: Самарский юридический институт ФСИН России, 2017. – 124 с.
22. Клочек М.С., Хасаншин А.И. Преимущества и недостатки использования электронного документооборота в организации // В сборнике: Совершенствование системы государственного и муниципального управления в условиях реализации приоритетных национальных проектов в Российской Федерации Сборник материалов Всероссийской (национальной) научно-практической конференции с международным участием. – 2019. – С. 465 – 468.
23. Коренной В.В. Перспективы развития систем электронного документооборота в России // В сборнике: Современная мировая экономика: проблемы и перспективы в эпоху развития цифровых технологий и биотехнологии Сборник научных статей по итогам работы девятого международного круглого стола. – 2019. – С. 116 – 118.
24. Масюра Л.Ю. Электронный документооборот: достоинства и недостатки // В сборнике: Передовые инновационные разработки. Перспективы и опыт использования, проблемы внедрения в производство Сборник научных статей по итогам десятой международной научной конференции. – 2019. – С. 67 –69.
25. Милостивая Ю.С. Проблемы развития электронного документооборота в России / Милостивая Ю.С., Гаглоева И.Э. // Научное сообщество студентов XXI столетия. Технические науки. – 2019. – № 9(45). – С. 59 – 65.
26. Морозова О. А. Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении: учеб. пособие для бакалавриата и магистратуры / О. А. Морозова, В. В. Лосева, Л. И. Иванова. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Юрайт, 2019. – 142 с.
27. Мусенко М.А. Особенности современного электронного документооборота [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.elibrary.ru/item.asp?id=3816574 (дата обращения: 17.02.2022).
28. Назаренко А. История и тенденции развития современных СЭД // Интернет-издание IT Practice [Электронный ресурс]. Режим доступа: itpractice. ru.
29. Осейчук В. И. Теория государственного управления: учебник и практикум для бакалавриата и магистратуры / В. И. Осейчук. – М.: Юрайт, 2017. – 342 с.
30. Павлов А.Е. Электронный документооборот в организации // Студенческий вестник. – 2020. – № 3-5 (101). – С. 27 – 28.
31. Панасенко С.П. Защита электронных документов: целостность и конфиденциальность [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.panasenko.ru/Articles/4/4.html (дата обращения: 17.02.2022).
32. Пахчаян А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения [Электронный ресурс] // iTeam. Режим доступа: https://iteam.ru/publications/it/section_64/article_268 (дата обращения: 17.02.2022).
33. Платко А.Ю., Калужина Е.С. Современные тенденции развития российского рынка систем электронного документооборота // Делопроизводство. – 2018. – № 1. – С. 34 – 40.
34. Правовая информатика: учебник и практикум для прикладного бакалавриата. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Юрайт, 2018. – 314 с.
35. Пять главных проблем внедрения СЭД. Электронный адрес: http://www.cnews.ru/articles/pyat_glavnyh_problem_vnedreniya_sed (дата обращения: 17.02.2022).
36. Разинков С.Л. К вопросу о понятии «электронный документооборот» // Документ. Архив. История. Современность: материалы VI Международной научно-практической конференции, Екатеринбург, 2-3 декабря 2016 г. –Екатеринбург: Издательство Уральского университета, 2016. – С. 62 – 66.
37. Ричардсон Роберт. Документооборот для всех остальных // Журнал сетевых решений/LAN. 1998. № 2. [Электронный ресурс]. Режим доступа: osp.ru.
38. Рыжкина А.Е., Валькович О.Н. Системы электронного документооборота: тенденции развития, применение в деятельности организации, проблемы внедрения и пути их решения // Экономика устойчивого развития. – 2019. – № 4 (40). – С. 186 – 190.
39. Серпуховитин Д.А. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии // Cloud of Science. – 2019. – Т. 6. – № 4. – С. 762 – 778.
40. Сидорова М.Н. Анализ уровня развития информационного общества в современной России // Мир на пороге перемен: Экономика. Управление. Право: доклады Московской научно-практической конференции «Студенческая наука» (Москва, 26 ноября 2015 г.) / Под общей редакцией Ф.Л. Шарова. М.: МИЭП, 2016. – С. 292 – 299.
41. Скажем нет бумажной волоките! Обзор: системы электронного документооборота / Мельников С. URL: https://zhazhda.biz/ lifestyle/obzor -sistemy-elektronnogo-dokumentooborota (дата обращения: 17.02.2022).
42. Спатарь А., Борис М.Р. Правовое обоснование электронного документооборота // Сборник статей по материалам CLIV международной научно-практической конференции. – Москва, 2020. – С. 61 – 64.
43. Теория и практика электронного документооборота [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.docflow.ru/.
44. Терещенко Л. К. Модернизация информационных отношений и информационного законодательства / Л.К. Терещенко. – М.: Инфра-М, Институт законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации, 2018. – 228 c.
45. Федяинова В.И., Электронный документооборот: технология внедрения и способ оптимизации бизнес-процедур / Федяинова В.И., Сысо Т.Н. // Вестник ОмГУ. Серия: Экономика. – 2019. – №4. – С. 36 – 44.
46. Чемоданова О.Н., Гриб Г.Ю. Электронный документооборот как фактор эффективного управления бизнес-процессами организации // Управленческие науки. – 2017. – № 1(7). – С. 63 – 68.
47. Черпаков И. В.   Теоретические основы информатики: учебник и практикум для академического бакалавриата / И. В. Черпаков. – М.: Юрайт, 2019. – 353 с.
48. Шифман Э.Р. Объем электронного документооборота быстро растет [Электронный ресурс] // Контур.Диадок. Режим доступа: http://www.diadoc.ru/blog/347 (дата обращения: 17.02.2022).
49. Юзаева А.Г. Системы электронного документооборота / Юзаева А.Г., Савченко Л.М., Тихоненко Д.В. // Актуальные проблемы авиации и космонавтики – 2018. – № 10. – С. 400 – 401.
50. Яснобулков Е.О., Никишов С.И. Сравнительный анализ электронного документооборота // Colloquium-journal. – 2020. – № 4-2 (56). – С. 92 – 95.