Понятие документов, история развития и функции

Тема для данной курсовой работы выбрана, потому что документы используются ежедневно в жизни каждого человека, но лишь малая часть населения земли знает определение слова "документ", лишь не многие имеют представление об истории создания документов и реформ, которым они подвергались.

Актуальность данной темы заключается в повседневном использовании человечеством документов и информации, которую они несут.

Объектом исследований в работе является документ, но не только изучение его понятия и предмета, а в основном как источника и носителя информации. Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие "документ" производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают. Предметом работы являются свойства документа - это качества, признаки, которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет.

Целью данной работы является анализ свойств документа.

Для достижения цели были поставлены задачи:

1 Дать определение понятию "документ";

2 Определить признаки и функции документа";

3 Проанализировать свойства документа.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ

1. Историческое развитие понятия «Документ»

Слово документ Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе. Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется[1].

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве". Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Названные в определениях признаки документа предполагают: наличие информации, смыслового содержания; стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа; функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации.

Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Этот способ передачи информации мы можем назвать знаковым. На смену предметному (или наравне с ним) способу передачи информации пришел начертательный. Письменность как средство закрепления информации появилась в искусстве и была связана с эстетическими потребностями человека. Вопрос происхождения и развития письма – один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития.

Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетическое). Пиктограмма, возникшая в период каменного века, передает сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. В дальнейшем рисунки постепенно теряют свои очертания, становятся округлыми или острыми в зависимости от орудия письма и материала, использованного автором текста, появляются условные значки, которые принято считать основой появления иероглифов. Язык рисунков нельзя читать. «Читающий» пиктограмму не связан какими-либо правилами чтения, он должен лишь узнать, правильно опознать изображения. Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать, понимая общий смысл.

Вторая ступень развития письма – логографическое (идеографическое) письмо. В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в знак-идею (идеограмму). В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова.

Третья ступень – слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская, индейская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо).

Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового письма во II тысячелетии до н. э. Буквенное письмо делится на консонантно-звуковое (передает только согласные) и вокализованно-звуковое – передает как согласные, так и гласные). С изобретением пишущей машинки появляется машинопись как способ текстового документирования. Так как человек говорит в 5-6 раз быстрее, чем пишет, издавна у разных народов появилась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письмо. Так появилась стенография[3].

Абрамова, Н. Юридическое делопроизводство: Учебное пособие для бакалавров / Н. Абрамова. - М.: Проспект, 2019. - 224 c.

Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. - М.: КноРус, 2016. - 234 c.

Андропова, И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация: Учебное пособие / И.Ю. Андропова. - М.: Academia, 2018. - 320 c. Плешкевич, Е.А. Основы общей теории документа. — Саратов, 2015.

Грозова О. С. Делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. - 127 с.

Делопроизводство в кадровой службе / Кибанова А.Я. М.: Проспект, 2021. - 80 с.

Иванов, Г.Г. и др. Документы в торговых операциях. Практическое пособие/Академия народного хозяйства. Санкт Петербург, “Мост-Вест” — Москва; 2014.- 350с.

Казанцев С. Я. Делопроизводство и режим секретности. (СПО). Учебник. М.: Юстиция, 2021. – 450с.

Книжникова А. Н. Делопроизводство и режим секретности. (СПО). Учебник. М.: Юстиция, 2021. - 162 с.

Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. - 164 с.

Кудрявцев, В.А. и др. «Организация работы с документами: учебник — Москва: ИНФРА-М, 2016. – 185с.

Стенюков, М.В. ВПС: Документоведение и делопроизводство. КЛ. / М.В. Стенюков. - М.: А-Приор, 2007. - 176 c.