Актуальность темы исследования. Неотъемлемая часть деятельности любого предприятия – это документирование трудовых отношений. От того, каков уровень качества ведения кадрового делопроизводства, зависит насколько эффективным и успешным будет любое предприятие. Кроме того, важно, что документирование работы с персоналом выступает в качестве непосредственного отражения отношений между работодателем и сотрудниками, иными словами закрепление данной ответственности «на бумаге».
Соответственно деятельности отдела кадров на том или ином предприятии следует уделять должное внимание. Дело усложняется тем, что процесс работы кадрового отдела того или иного учреждения наделен своими отличиями от иных сфер деятельности и имеет свою специфику, которая обусловлена главным образом особой правовой и социальной ответственностью, которую работодатель несет перед персоналом организации.
Однако в современных организациях, зачастую стали проявляться недочеты относительно кадрового делопроизводства. Но ошибки, допущенные в организации кадрового делопроизводства, выступают весомой отрицательной стороной деятельности какой-либо организации или предприятия. Ведь они часто оборачиваются осязаемыми негативными последствиями. К примеру, внушительными суммами штрафов. Следовательно, во-первых, для работы в области кадрового делопроизводства требуются грамотные специалисты. А, во-вторых, документы следует оформлять правильно и надлежащим образом хранить, строго придерживаясь правил и регламентов.
Проблемы, обусловленные недостаточным вниманием большого количества предприятий, по вопросу документационного обеспечения кадровой работы, соответственно, нередки. Несмотря на важность соблюдения правил документационного обеспечения управления, многие из работодателей игнорируют некоторые требования, предъявляемые к ведению кадрового делопроизводства. Прослеживается и поверхностное выполнение ряда требований законодательства. В чём-то это объяснимо, ввиду рекомендательного характера нормативно-правовых актов, которые регулируют данную деятельность. Но недостаточная проработанность не снимает ответственности. Всем этим и обусловлена актуальность темы нашего исследования.
Степень изученности темы исследования. При написании данной дипломной работы был использован широкий круг источников и литературы. Их можно разделить на две группы. Первая из них содержит пособия, в которых содержаться сведения относительно организации кадровой службы, правил ведения кадрового делопроизводства. Вторая включает периодические издания, которые ориентированы на рассмотрение отдельных вопросов документационного обеспечения управления.
Особое значение для нашего дипломного исследования имеют работы Т.А. Быковой, М.В. Ватолиной, Л.М. Вяловой, Л.Ю. Грудицыной, Т.А. Гугуевой, Э.Н. Давыдовой, В.М. Дятлова, М.В. Кирсановой, А.С. Красавина, С.П. Кузнецова, Т.В. Кузнецовой, В.М. Пустозеровой, М.Ю. Рогожина, Л.В. Санкиной, А.Н. Сорочайкина, Ю.Н. Старилова, В.В. Травина, М.С. Туровской, Г.Ю. Чулановой, Т.В. Шадриной, В.И. Шкатулла. В них нашли отражение и вопросы общей организации делопроизводства, и вопросы делопроизводства кадровой службы, включая рассмотрение современных требований к составлению и оформлению кадровой документации и организации работы с ней.
Несмотря на достаточное количество работ, посвящённых проблематике документоведения и документационного обеспечения управления нельзя сделать вывод о достаточности научной базы по ней. И это, со своей стороны, подтверждает актуальность предпринятого нами исследования.
Объектом исследования является кадровая служба ООО СК «Аэроход».
Предметом исследования выступает документирование деятельности кадровой службы ООО СК «Аэроход».
Цель исследования - проведение анализа документирования деятельности кадровой службы ООО СК «Аэроход» и разработка направлений её совершенствования.
Поставленная цель предполагает решение следующих задач:
- раскрытие теоретических основ анализа деятельности кадровой службы организации;
- представление структуры и основных направлений деятельности ООО СК «Аэроход»;
- анализ состояния, проблем и перспектив документирования деятельности кадровой службы ООО СК «Аэроход»;
- выявление основных возможных направлений совершенствования деятельности кадровой службы ООО СК «Аэроход»;
- разработка Правил внутреннего трудового распорядка согласно Трудовому кодексу Российской Федерации в качестве основного направления совершенствования деятельности кадровой службы ООО СК «Аэроход».
Источниковая база исследования. К числу нормативных источников, использованных при написании работы, относятся следующие нормативно-правовые акты: ТК РФ, Постановление Государственного комитета РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты», Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» и Постановление «Об утверждении инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек», Инструкция Генерального штаба Вооружённых сил РФ, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 7.0.8-2013, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Перечень типовой управленческой документации.
Практическая значимость данного исследования обусловлена тем, что выводы, полученные в этой работе, могут использовать в своей деятельности сотрудники кадровой службы той или иной организации, тем самым повысив уровень ведения кадрового документирования.
Методы исследования: метод анализа исследовательской литературы и нормативно-правовых источников по теме исследования; аналитическое изучение; сравнительный метод; метод обобщения.
Структура исследования: данная работа состоит из введения, трех глав, которые содержат в себе семь параграфов, заключения, списка использованной литературы и приложений.
Во введении рассмотрена актуальность дипломной работы, её объект и предмет, формулируются цель и задачи работы, определяются теоретическая значимость и практическая ценность исследования, а также структура работы.
В первой главе «Кадровая служба организации: теоретические основы анализа» рассмотрено место кадровой службы в системе управления организацией, проанализирована организационно-правовая документация, регламентирующая деятельность кадровой службы организации и представлены основные процедуры документирования трудовых отношений.
Во второй главе «ООО СК «Аэроход»: анализ документирования деятельности кадровой службы» дана общая характеристика ООО СК «Аэроход» в части рассмотрения её организационной структуры и основных направлений деятельности, а также проведён анализ документирования деятельности кадровой службы организации, выявивший, как достоинства, так и недостатки работы отдела кадровой службы.
В третьей главе «Документирование деятельности кадровой службы ООО СК «Аэроход»: основные направления совершенствования» разработаны и предложены пути совершенствования документирования деятельности кадровой службы организации, в частности, в качестве одного из путей предложена разработка Правил внутреннего трудового распорядка согласно ТК РФ.
В заключении даны основные выводы и предложения.
ГЛАВА 1. КАДРОВАЯ СЛУЖБА ОРГАНИЗАЦИИ: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АНАЛИЗА
1.1 Кадровая служба и её место в системе управления организацией
Рассмотрение места кадровой службы организации целесообразно начать с целостной характеристики кадровой службы. Под кадровой службой (отделом кадров предприятия) в современной документоведческой литературе понимается комплекс специализированных подразделений в структуре организации с занятыми в них должностными лицами, как то: руководителями, специалистами, техническим персоналом, которые признаны управлять персоналом организации. Наряду с отделами кадров к кадровым службам относят кадровые агентства, агентства поиска сотрудников, компании по повышению квалификации.
Внутри предприятия или организации кадровая служба выступает как самостоятельное структурное подразделение. Как подразделение она осуществляет свою деятельность по ряду направлений.
В работе Т.А. Быковой, Л.М. Вяловой, Л.В. Санкиной называются следующие направления. Первое - реализация работы по подбору, расстановке и применению труда сотрудников и специалистов. Второе - процесс документирования относительно трудовых отношений. Третье - формирование кадрового резерва. Четвертое - разработка системы кадрового учета [7].
Среди этих направлений одним из основных выступает документирование трудовых отношений. Его значение определяется, по меньшей мере, четырьмя факторами.
Во-первых, от качества организации работы с документацией зависит качество работы управленческого аппарата, организации и культуры труда сотрудников в целом.
Во-вторых, важность кадровых документов определена тем, что в них отображена трудовая деятельность сотрудников, в частности, их трудовой стаж, необходимый в целях начисления пенсии. Соответственно отсутствие данной документации на предприятии, а также ведение документации с нарушением требований трудового кодекса Российской Федерации недопустимо. Именно поэтому, как подчёркивается в работе М.В. Ватолиной, руководство предприятия наделено персональной ответственностью за документированный фонд, который формируется на предприятии, согласно чему, руководитель должен быть знаком с трудовым законодательством [9].
В-третьих, кадровая документация крайне важна в процессе решения тех или иных конфликтов с сотрудниками. Ведь решение трудовых споров сопровождается представлением в суд документации, подготовленной кадровой службой. Особой значимостью, при этом, наделена не только верно составленная содержательная часть каждого документа, но и его оформление согласно действующему законодательству, иными словами придание документу юридической силы. Как отмечают, в связи с этим, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина, все недочёты, ошибки, допущенные в ходе оформления документации, отсутствие реквизитов, неправильное их заполнение, выступают основной причиной неудачи в судебном разбирательстве с работником даже при отличном знании статей ТК РФ и правильном их использовании [7].
В-четвёртых, важность кадровой документации и в том, что документы по личному составу подлежат передаче в государственные архивы для длительного хранения.
Теперь специально остановимся на таком аспекте, как кадровое делопроизводство. В целом, оно может быть рассмотрено как отрасль деятельности, ориентированная на документирование трудовых отношений, фиксирование информации о наличии и движении персонала.
Ведение кадрового делопроизводства имеет собственные показатели качества работы. В качестве критериев выступают следующие показатели:
• выполнение требований трудового законодательства РФ;
• обеспечение оперативности в работе с кадровой документацией;
• обеспечение надежности и безопасности обработки и хранения документов;
• своевременность оформления документации и отсутствие в них ошибок.
Основываясь на той же работе Т.А. Быковой, Л.М. Вяловой, Л.В. Санкиной, определимся с важным для нашей работы понятием, а именно понятием «персонал». В отмеченной работе раскрывается, что данное понятие употребимо в нескольких смыслах. Во-первых, в смысле фиксации постоянного состава сотрудников предприятия, выступающих в качестве некой группы согласно профессиональным и иным признакам с указанием должностей и присвоенных по каждой должности окладов. Во-вторых, персонал может быть рассмотрен и как совокупность всех сотрудников учреждения, занятых трудовой деятельностью, либо состоящих на балансе, но временно не работающих по тем или иным причинам. В-третьих, персонал выступает и в качестве трудовых ресурсов, находящихся в распоряжении учреждения и необходимых в целях исполнения той или иной деятельности [14].
1.2 Деятельность кадровой службы организации: регламентирующая документация
Алгоритм рассмотрения в данном параграфе заключён в изложении нормативно-правового регулирования кадрового делопроизводства. Назовём и раскроем содержание нормативно-правовых актов, регулирующих кадровые отношения.
В первую очередь это Трудовой кодекс Российской Федерации, регулирующий трудовые отношения между работником и работодателем, содержащий перечень локальных нормативных актов и иных кадровых документов, наличие и ведение которых обязательно в любом учреждении, а также требования к их содержанию.
Далее это Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5-го января 2004 года номер 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты». Унифицированные формы по учёту кадров распространяются на все организации вне зависимости от формы собственности, которые реализуют свою деятельность на территории нашей страны. Унифицированные формы по учёту рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда распространяются на все организации вне зависимости от формы собственности, которые осуществляют свою деятельность на территории РФ, за исключением бюджетных организаций.
Важны такие нормативно-правовые акты, как: Постановление Правительства Российской Федерации от 16-го апреля 2003 года номер 225 «О трудовых книжках» и Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10-го октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек». В них утверждена форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку, а также указаны правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Добавим к этому Указания относительно ведения воинского учета в организации, представленные в Инструкции Генерального штаба Вооружённых сил Российской Федерации, требования к оформлению кадровых документов, указанные в ГОСТах, а именно:
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». (данный ГОСТ был разработан на смену ГОСТ Р 51141-98).
А также Типовую инструкцию по делопроизводству, которая была утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27-го ноября 2000 года номер 68.
В соответствии с Приказом Федеральной архивной службы России от 6-го октября 2000 года утвержден Перечень типовых управленческих документов, формирующихся в ходе деятельности организации, с указанием сроков хранения.
К комплексу общих документов «примыкают» документы, регламентирующие деятельность отдельных структурных подразделений. Как подчёркивают Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина, деятельность любого структурного подразделения регламентируется конкретными организационно-правовыми документами, содержащие информацию, которая определяет статус предприятия, основные направления его деятельности, его структуру, штатный состав, должностной состав, функции подразделений и работников, а также их обязанности, права и ответственность и т.п. [8].
Прежде всего, это Положение об отделе. Оно включает ряд разделов: общие положения; организационная структура отдела; основные задачи подразделения; основные функции подразделения; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность. Кратко охарактеризуем их.
Раздел «Общие положения» определяет место службы персонала в структуре управления предприятием, порядок формирования, реорганизации и ликвидации подразделения, подчиненность иным структурным подразделениям либо должностным лицам, руководство подразделением, а также основную нормативно-правовую документацию (в частности локальные акты), в соответствии с которыми руководствуется подразделение в своей деятельности.
Раздел «Организационная структура» содержит информацию, которая дает ответ на следующие вопросы: каким образом разрабатывается и утверждается структура отдела? Каков его численный состав? А также конкретизируются направления работы подразделения, и входящие в его состав отделы.
В частности, касаясь предмета нашего рассмотрения, отметим, что структура и численный состав кадровой службы определяются относительно объёма предприятия. В зависимости от его масштаба, организационные формы бывают:
− форма самостоятельного структурного подразделения с подчинением руководителю предприятия или его заместителю;
− форма, когда отдел кадров представлен отдельным сотрудником предприятия;
− форма совмещения отдела кадров с иной работой.
Раздел «Основные задачи подразделения» указывает главные проблемы, которые решает кадровая служба и определяющие направление ее деятельности. В случае если подразделение делится на структурные единицы, ответственные за разные направления деятельности, то задачи регламентируются подробно.
Раздел «Функции» указывает основные действия либо виды работ, которые должен реализовать кадровый отдел предприятия с целью выполнения поставленных перед ним задач. Его содержание может быть основано на разделе «Должностные обязанности» руководителя кадровой службы.
Функционирование кадрового отдела предприятия характеризуются следующим:
− оформлением приема, переводом и увольнением сотрудников в соответствии с положениями ТК РФ;
− составление плана по комплектованию кадрами предприятия;
− работы по учету личного состава;
− ведение трудовых книжек и иных кадровых документов;
− контроль исполнения приказов и распоряжений по работе с личным составом;
− анализ движения кадров, текучести кадров, организация мероприятий, направленных на уменьшение текучести;
− разработка предложений по совершенствованию применения сотрудников;
− создание резерва на выдвижение;
− организация работ, направленных на повышение образовательного и квалификационного уровня работников;
− подготовка документации для аттестационной комиссии;
− разработка информационных материалов, ориентированных на представление сотрудникам поощрения и награждения;
− разработка мероприятий, ориентированных на трудоустройство высвобождаемых работников;
− ведение отчетности по кадровым вопросам.
Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями» устанавливает служебные связи между кадровой службой и иными подразделениями (В раскрытии материала нам помогла работа Т.А. Гугуевой [10]).
Раздел «Права» содержит перечень прав, которые предоставлены кадровому отделу предприятия. Это: давать указания по кадровым вопросам структурным подразделениям и отдельным работникам; требовать и получать от иных структурных подразделений предприятия необходимую
Нормативно-правовые акты
1. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2017)
2. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»)
3. «ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 05.08.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2017)
4. Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 N 5219)
5. Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих: Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 09.02.04 № 9 //Российская газета. – 19.03.20014. - № 56.
6. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1» Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Литература
7. Быкова, Т. А. Делопроизводство / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 368 c.
8. Быкова, Т. А. Делопроизводство. Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. - М.: Дрофа, 2013. - 368 c.
9. Ватолина, М. В. Делопроизводство в вопросах и ответах / М.В. Ватолина. - М.: Феникс, 2014. - 320 c.
10. Гугуева, Т. А. Конфиденциальное делопроизводство / Т.А. Гугуева. - М.: Альфа-М, Инфра-М, 2012. - 192 c.
11. Давыдова, Э.Н. Делопроизводство. Учебно-практическое руководство / Э.Н. Давыдова. - М.: Мн: ТетраСистемс; Издание 9-е, 2015. - 288 c.
12. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие для среднего профессионального образования – М.: Издательский дом «Академия», 2016. – 176 с.
13. Грудицина Л. Ю. Кадровик. 2-е изд., дополненное и переработанное. – М.: Эксмо, 2016. – 304 с.
14. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина – М.: Инфра-М, 2012. –516 с.
15. Кирсанова М.В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. 2-е изд., стер. – М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2011. – 58 с.
16. Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников. - М.: ИНФРА-М, 2012. – 165 с
17. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2012. – 400 с.
18. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2013. – 320 с.
19. Пустозерова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. – М.: Книга сервис, 2014. – 144 с.
20. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Велби, 2014. – 776 с.
21. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. Издание 3-е, дополненное и переработанное. – М.: М ЦФР, 2014. – 368 с.
22. Сорочайкин А.Н., Цлаф В.М. К построению общей теории управления персоналом. // Вестник Самарского государственного университета. – 2012. – №1 (92). – С.98-107.
23. Старилов Ю.Н. Чиновники России на пути к профессионализму / Ю.Н. Старилов. // Российская юстиция. - 2011. - №9. – С. 13-16.
24. Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента / В.В. Травин, В.А. Дятлов. – М.: Дело, 2011. – 392 с.
25. Туровская М.С., Чуланова Г.Ю. Взаимосвязь организационной структуры и управления персоналом / М.С. Туровская, Г.Ю. Чуланова. // Директор. – 2012. – №10. – С. 25-33.
26. Управление персоналом: Учебник для вузов /Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. - 2-е изд., перераб. и доп. - М: ЮНИТИ, 2012. -560 с.
27. Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам / В.И. Шкатулла. – М.: НОРМА, 2010. – 130 с.
28. Шадрина Т.В Личное дело: формируем и оформляем//Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения. – 2012. - № 11. – С. 34-37.
Интернет-ресурсы
29. Правовой сайт // Режим доступа: http://www.consultant.ru
30. Официальный сайт ООО СК «Аэроход» // Режим доступа: http://www.aerohod.ru
31. Журнал «Кадровое дело» // Режим доступа: http://www.kdelo.ru
32. Журнал «Справочник кадровика» // Режим доступа: http://e.spravkadrovika.ru
33. Журнал «Кадровые решения» // Режим доступа: http://www.profiz.ru
34. Журнал «Делопресс» // Режим доступа: http://www.delo-press.ru
35. Описание программы 1С Зарплата и Кадры // Режим доступа: http://poleznieprogi.ru/page/opisanie-programmy-1s-zarplata-i-kadry
