Под автоматизированной информационной технологией (АИТ) понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.
В АИТ поступает информация, которая перерабатывается, и полученные результаты также представляются в виде информации. При создании единой системы обработки информации проектировщик обязан стремиться обеспечить целостность системы, используя для этого специальные системообразующие компоненты. Свойство целостности состоит в создании новых функций, присущих системе, в формировании новых знаний. Преодоление организованной сложности (присущей любой системе) состоит в упрощении, оптимизации и многоуровневом и многоаспектном моделировании. При этом не следует забывать о свойстве целостности, так как каждый специалист-функционер создает свою аспектную модель (бухгалтер – одну, технолог – другую и т. п.).
Применение автоматизированных информационных технологий позволило представить в формализованном виде, пригодном для практического использования, концентрированное выражение научных знаний и практического опыта для реализации и организации социальных процессов. При этом предполагается экономия затрат труда, времени и других материальных ресурсов, необходимых для осуществления этих процессов. Поэтому АИТ играют важную стратегическую роль, которая постоянно возрастает. Это объясняется рядом свойств, присущих автоматизированным информационным технологиям, которые:
- позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества, что экономит другие виды ресурсов;
- реализуют наиболее важные, интеллектуальные функции социальных и экономических процессов;
- позволяют оптимизировать и во многих случаях автоматизировать информационные процессы в период становления информационного общества;
- обеспечивают информационное взаимодействие людей, что способствует распространению массовой информации. Информационные технологии быстро ассимилируются культурой общества, снимают многие социальные, бытовые и производственные проблемы, расширяют внутренние и международные экономические и культурные связи, влияют на миграцию населения по планете;
- занимают центральное место в процессе интеллектуализации общества, в развитии системы образования, культуры и новых (экранных) форм искусства, популяризации шедевров мировой культуры и истории развития человечества;
- играют ключевую роль в процессах получения, накопления, распространения новых знаний;
- позволяют реализовать методы информационного моделирования глобальных процессов, что обеспечивает возможность прогнозирования многих природных ситуаций в регионах повышенной социальной и политической напряженности, экологических катастроф, крупных технологических аварий.
Структура конкретной автоматизированной информационной технологии управления для своей реализации предполагает наличие трех компонент:
- комплекса технических средств, состоящего из средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники;
- системы программных средств, состоящей из системного (общего) и прикладного программного обеспечения;
- системы организационно-методического обеспечения, включающей инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной АИТУ обеспечения управленческой деятельности.
Автоматизированные информационные технологии по способу реализации в автоматизированной информационной системе делятся на традиционные и новые. Традиционные АИТ существовали в условиях централизованной обработки данных и до массового использования персональных компьютеров были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости процессов формирования регулярной отчетности.
Новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.
По степени охвата задач управления автоматизированные информационные технологии подразделяются на следующие группы:
- электронная обработка данных;
- автоматизация функций управления;
- поддержка принятия решений;
- электронный офис;
- экспертная поддержка.
По классу реализуемых технологических операций АИТ можно разделить:
- на системы с текстовым редактором;
- системы с табличным процессором;
- системы управления базами данных;
- системы с графическими объектами;
- мультимедийные системы;
- гипертекстовые системы.
В условиях усиления конкурентной борьбы базой для эффективной работы специалиста во всех предметных областях являются автоматизированные информационные системы (АИС), которые дают возможность принимать обоснованные своевременные управленческие решения.
Если представить, что бухгалтерский учет - это упорядоченная система сбора, измерения, регистрации, обобщения информации с количественной и качественной стороны, а также система обработки и получения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях хозяйствующего субъекта и их движении, то станет ясно, что бухгалтерский учет должен быть сплошным и непрерывным. Он должен:
- формировать повышение качества экономической информации, ее объективность, полноту использования безусловного достоверного и непротиворечивого оперативного получения исходной информации, актуальность, своевременность, устойчивость, адекватность информации;
- обеспечивать постоянной информацией внутренних и внешних пользователей, руководителей и специалистов во всех сферах хозяйственной деятельности.
С позиций ранее сказанного, это позволит с помощью автоматизированных информационных систем в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, аналитического, управленческого, статистического, финансового и стратегического учета, так и для составления форм бухгалтерской, финансовой, консолидированной, оперативной, статистической, балансовой отчетности, т. е. получать юридически обоснованные данные, необходимые пользователям для выработки и принятия решений, а также для системного контроля за ходом производственных и иных процессов.
Глава 1 автоматизированные информационные технологии в бухгалтерском учете
1.1. Роль и место автоматизированных информационных технологий (АИТ) в экономике
Современное общество в условиях перехода к рыночной экономике характеризуется небывалым увеличением информационных потоков как в экономике, так и в социальной сфере. Наибольший рост объема, информации наблюдается в промышленности, торговле и финансово-банковской сфере.
В промышленности рост объема информации обусловлен увеличением объема производства, усложнением технологии выпускаемой продукции и используемых материалов, расширением внешних и внутренних связей экономического объекта. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте и качеству информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная и инвестиционная деятельность.
Наряду с этим существенно меняется роль информации в общественной жизни. Информация приобретает преобразующий, определяющий характер. Создание индустрии информатики и превращение информационного продукта в товар приводит к глубинным социальным изменениям в обществе, трансформируя его из индустриального в информационное. Информация охватывает все стороны жизни общества - от материального производства до социальной сферы.
Экономическая деятельность любого предприятия связана с выполнением определенных функций управления. Процесс управления заключается в изменении состояния управляемого объекта для достижения поставленной цели. Принято выделять функции планирования, учета и контроля, анализа и регулирования. При выполнении этих функций формируется информация о работе организации и вырабатываются предложения по совершенствованию системы управления.
Реализация функций управления осуществляется при помощи экономической информации, представляющей собой различные сведения экономического характера, полученные в процессе производственно-хозяйственной деятельности и отражающие социально-экономические процессы. Экономическая информация характеризуется через систему натуральных, стоимостных и относительных показателей и подвергается таким процедурам преобразования, как сбор и регистрация, передача, хранение, поиск, обработка.
Экономическую информацию классифицируют по различным признакам. Например, по отношению к функциям управления принято выделять плановую и учетную информацию. Плановая информация характеризует события, которые будут совершены в будущем; учетная возникает в процессе производственно-хозяйственной деятельности и отражает уже произошедшие события. В свою очередь учетную информацию подразделяют на бухгалтерскую и статистическую.
Можно отметить следующие характерные черты учетной информации:
- большой объем первичной документации, возникающей в различных подразделениях;
- строгая периодичность разработки, точность и полнота информации;
- относительно простой алгоритм счета и многочисленные группировки;
- широкое использование нормативно-справочной информации;
- длительность хранения.
Эти особенности и предопределяют применение вычислительной техники для обработки учетной информации.
Экономическая информация имеет сложную структуру построения, элементы которой образуют экономическую информационную систему (ЭИС).
«ЭИС - это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управляющих решений…» [6].
Экономическая информационная система отражает сложную иерархическую систему управления объектом в соответствии с выполняемыми им функциями. В ней осуществляется технология преобразования данных и обеспечивается реализация всех процедур преобразования информации. Такая технология носит название информационной.
Интенсивное развитие вычислительной техники, появление новых классов вычислительных машин приводят к значительным изменениям в технологии обработки экономической информации.
Вычислительная техника в бухгалтерском учете на базе счетно-перфорационных машин, установленных на машинно-счетных станциях, начала широко применяться с 1950-х годов. Здесь производилась централизованная комплексная обработка бухгалтерских задач по таблично-перфокарточной системе счетоводства. Такие системы обработки назывались механизированными. Использование электронно-вычислительных машин (ЭВМ) в экономических расчетах начинается с 1970-х годов, что было связано с сознанием автоматизированных систем управления (АСУ) в различных сферах экономической деятельности: на предприятиях и организациях, министерствах и ведомствах, в территориальных и центральных органах управления.
Все большее распространение начинают приобретать корпоративные системы, автоматизирующие все функции управления.
Усложнение процессов управления, появление рыночных отношений оказывают непосредственное влияние и на развитие автоматизированных информационных систем.
В современных АИС используются персональные компьютеры, установленные на рабочем месте пользователя, где осуществляется децентрализованная обработка экономических задач путем организации автоматизированных рабочих мест (АРМ).
Объединение ПК в локальную вычислительную сеть (ЛВС) в пределах организации обеспечивает полную и комплексную автоматизацию функций управления. Автоматизированные рабочие места стали элементом новой информационной технологии, обеспечивающей более эффективную организацию труда специалистов за счет автоматизации многообразных функций, организации доступа пользователя к вычислительной технике. Под АРМ управленческого персонала понимается соответствующее вычислительное оборудование (локальное или включенное в вычислительную сеть), оснащенное информационными, программными и техническими средствами.
АРМ бухгалтера - это рабочее место, оборудованное вычислительной техникой и инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию большей части операций учетного персонала при выполнении им профессиональных функций. За бухгалтером остается лишь небольшая часть ручных операций и принятие управленческих решений. К инструментальным средствам относятся техническое, информационное, программное и технологическое обеспечения. Каждый бухгалтер имеет комплекс инструментальных средств (программы, база данных), записанных на жестком магнитном диске, магнитных дискетах, CD-ROM.
Бухгалтерия, оснащенная АРМ, становится электронной (автоматизированной) бухгалтерией.
Применение современных персональных компьютеров позволяет одновременно с организацией децентрализованной системы обработки учетных данных осуществить интеграцию информационной базы данных учета, обеспечивающую взаимосвязанное отражение хозяйственных операций на счетах синтетического и аналитического учета. Важнейшим преимуществом является возможность использования ПК на малых и средних предприятиях. Это обеспечивает доступ небольших организаций к электронной технике, что полностью исключалось ранее при централизованной обработке. В условиях децентрализованной обработки появляется возможность решения отдельных учетных задач на АРМ бухгалтера какого-либо участка учета с последующей передачей полученных результатов на АРМ главного бухгалтера для получения сводных регистров бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Организация децентрализованной обработки способствует сокращению сроков обработки, повышает оперативность и достоверность учетных данных.
АРМ бухгалтера позволяет решать задачи бухгалтерского учета в регламентном и запросном режимах, контролировать результаты, осуществлять поиск информации. Технология обработки рассчитана на учетный персонал, не имеющий опыта работы с вычислительной техникой. Важным преимуществом новой информационной технологии является ее ориентация на существующие формы ведения бухгалтерского учета, журнально-ордерную систему, что не требует коренного изменения в учете. В то же время применение ПВЭМ изменяет методы формирования первичной учетной документации. Осуществляется переход к безбумажной технологии, обеспечивающей решение традиционной проблемы - автоматизации первичного учета. Создана новая диалоговая форма автоматизированной формы учета, позволяющая организовать информационно-справочное обслуживание путем получения информации, хранящейся в базе данных ПВЭМ, что обеспечивает более оперативную оценку состояния хозяйственной деятельности объекта, а также его анализ. Так, бухгалтер может получить на любую дату оборотно-сальдовый баланс, просмотреть состояние проводок в журнале хозяйственных операций по какому-либо признаку (дате, поставщику и т.д.).
Децентрализованная обработка бухгалтерского учета с использованием ПК предусматривает более тесную интеграцию учетных задач. Например, технология обработки таких участков учета, как учет труда и заработной платы, учет поступления материальных ценностей и учет реализации товаров, выполняется в тесной взаимосвязи с финансово-расчетными операциями на одном рабочем месте бухгалтера.
Новая информационная технология обработки учетных задач охватывает все уровни преобразования информации, начиная с этапа создания первичного учетного документа и заканчивая составлением бухгалтерской отчетности и ее анализом. Автоматизируются многие бухгалтерские расчеты, которые до этого выполнялись вручную. Например, ведется автоматическое начисление всех видов оплат и удержаний по заработной плате, исчисление сумм НДС, акцизов, налога с продаж и др. Учитывая постоянное внесение изменений в формы бухгалтерской документации, программные продукты составляются с таким расчетом, чтобы бухгалтер по своему желанию смог сформировать различные новые формы документов, сводок, таблиц.
Все это требует от бухгалтера знания ПК, умения пользоваться специальными и функциональными пакетами прикладных программ. Развитие автоматизированных информационных систем идет в направлении более тесного информационного взаимодействия бухгалтерского учета со всеми функциями управления предприятия, организации.
1.2 Определение АИТ
Автоматизированная информационная технология (АИТ) - системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предлагается пользователям [6]. АИТ базируется на децентрализованной обработке, использовании локальных вычислительных сетей, создании единого банка данных, интеграции решения экономических задач и безбумажной технологии.
Функциональная часть АИТ реализует экономико-организационную модель объекта и состоит из административных, организационных и методологических средств. Предусматривается выделение в ней различных функциональных подсистем, где децентрализованно обрабатывается комплекс экономических задач на базе автоматизированной информационной технологии. Состав функциональных подсистем вначале был разработан для АСУ и включал в себя следующие подсистемы: технологическая подготовка производства, технико-экономическое планирование, оперативное управление производством, управление материально-техническим снабжением, управление сбытом готовой продукции, управление финансово-бухгалтерской деятельностью. Выделение функциональных подсистем было взято за основу составления типовых проектных решений, предназначенных для обработки комплексов экономических задач на универсальных ЭВМ.
Состав функциональных подсистем в АИС до сих пор не определен, не имеет четкой структуры, не является типовым и в настоящее время определяется ведущими отечественными корпорациями (фирмами), разрабатывающими комплексные программные продукты, автоматизирующие все функции управления. Так, например, у таких корпораций, как «Галактика», «Парус», «Инфософт», «Интеллект-Сервис» и других фирм уже сложилась своя концепция выделения функциональных подсистем. Она строится на комплексном подходе к проектированию и организации АИС предприятия и на создании там интегрированной системы обработки данных (ИСОД).
«ИСОД – это комплексная автоматизированная обработка экономических задач различных функциональных подсистем, основанная на их информационных связях и создании единого для предприятия распределенного банка данных» [1, c. 26].
Интегрированная система предусматривает однократный ввод данных в систему, многократное их использование различными пользователя и применение результатов решения одной экономической задачи как входной информации для других задач. Техническая реализация ИСОД выполняется на базе локальных вычислительных сетей и заложена во многих программных продуктах.
Наиболее полно состав функциональных подсистем представлен в системе корпорации «Галактика», ориентированной на крупное предприятие, где решение всего комплекса задач обеспечивается четырьмя функциональными контурами:
- административное управление;
- оперативное управление;
- управление производством;
- бухгалтерский учет.
Модульный принцип построения системы допускает как изолированное использование отдельных программных модулей, так и их произвольные комбинации, в зависимости от производственно-экономической необходимости.
