Компьютеризированные офисы больших и малых фирм во всём мире предпочитают строить свою работу на базе интегрированного пакета Microsoft Office. Этот пакет прошёл довольно длительную обкатку от автономных программных продуктов в среде Windows 3.1 до интегрированного пакета MS Office 2010 с тщательно сбалансированным набором инструментальных средств. В последнее время с MS Office пытаются конкурировать офисные системы других производителей, например, Borland Office, Corel Office, Lotus Smartsuite, WordPerfect Suite. Пока их удельный вес на мировом рынке офисных программ невелик. Однако отечественному пользователю выбирать не приходится - единственным почти полностью русифицированным пакетом является MS Office.
Все входящие в состав MS Office системы огромны и по размерам, и по своим возможностям. Каждая из них является в полной мере самостоятельным пакетом и требует отдельного специального освоения и обучения. Коротко говоря, пакет программ MS Office - это комплекс программных продуктов для автоматизации делопроизводства. Процесс компьютеризации любой фирмы и организации проходит несколько этапов. Актуальность темы работы состоит в том, что без помощи интегрированных офисных пакетов в настоящее время работа любого офиса не представляется возможным.
Таким образом, целью данной работы является раскрытие темы: "Интегрированные пакеты для офисов". Поставленная цель потребовала решения следующих задач:
- Рассмотреть историю возникновения и эволюцию делопроизводства, аппаратного и программного обеспечения
- Проанализировать структуру и цель интегрированных пакетов для офиса на примере MS Office 2010
- Выделить элементы интегрированных пакетов для офиса MS Office 2010 и порядок работы с ними
Глава 1. Офис как информационная система
1.1. Типовые офисные задачи и процедуры
Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к человеческому фактору, оказывая принципиальное влияние на квалификацию специалиста, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений. Оптимальная информационная технология, обладающая высокой гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда в любом офисе.
В системах делопроизводства доля информации, представленной на бумажных носителях, в последнее время сократилась благодаря интенсивному развитию:
- современных технологий работы с документами;
- средств автоматизированного ввода документов (в том числе и рукописных) в компьютер;
- текстового и даже графического видов обработки документов, позволяющих просто и оперативно вносить в них изменения;
- систем электронной транспортировки;
- доступа к справочной информации через базы данных и др.
Главным условием успешной профессиональной деятельности офисного работника становится умение использовать компьютерные средства обработки информации. Поскольку при автоматизации происходит перераспределение труда из областей деятельности, требующих более низкой квалификации в области, требующие более высокой квалификации, только наработка огромного технологического потенциала создает предпосылки для абсолютного роста производительности труда.
К офисным задачам можно отнести следующие: делопроизводство, управление, контроль управления, составление отчетов, поиск информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. В перечисленных выше задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур, а именно:
- обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);
- сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);
- хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).
Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий:
- работа между исполнителями должна быть скоординирована;
- движение документов должно быть по возможности оптимизировано;
- должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках офиса и офисов в рамках объединения.
С помощью АИТУ можно реализовать, как минимум, три важнейших этапа обработки и использования офисной информации; 1) учет; 2) анализ; 3) принятие решений.
К офисам, основным видом продукции которых является информация (документы), можно отнести офисно-бухгалтерские подразделения, страховые компании, пенсионные фонды, издательства, рекламные конторы, банки, конструкторские бюро, консалтинговые фирмы, налоговые службы и т. п. Работа исполнителей в таких офисах связана со значительными эмоциональными перегрузками ввиду монотонности труда и большого психологического напряжения.
Различные управленческие структуры верхних уровней, диспетчерские службы, конторы по сбыту продукции занимаются в основном выработкой решений. При этом преобладают интуитивный, субъективный подход и в значительной мере коллективный характер труда при высоком уровне деловых коммуникаций. Для каждой предметной области сохраняются индивидуальные черты делового процесса принятия решений.
Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами — работу в электронном офисе. По степени возможности перехода к работе в электронном офисе выделяют:
- электронную обработку данных, с использованием персональных компьютеров, т. е. без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономических задач;
- автоматизацию управленческой деятельности;
- вычислительные средства, включая супер-ЭВМ и персональные компьютеры, используемые для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. Сюда же можно отнести автоматизированные информационные технологии поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам и явлениям производственно-хозяйственной практики.
К названной группе относятся и широко внедряемые в настоящее время автоматизированные информационные технологии, получившие название электронного офиса и экспертной поддержки решений, которые ориентированы:
- на использование последних достижений в области интеграции новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей;
- создание наиболее благоприятных условий выполнения профессиональных функций;
- качественное и своевременное информационное обслуживание за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом.
Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:
- один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);
- печатающие устройства;
- средства копирования документов;
- модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);
- сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственное первичных документов;
- стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;
- проекционное оборудование для проведения презентаций.
Определяя электронный офис как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты. Однако современные специалисты, работающие в компьютерной среде, отличаются от тех, которые трудились десять лет назад, когда преобладающей была технология централизованной обработки информации в вычислительных центрах.
Прежде всего, в условиях функционирования современных информационных технологий нет четкого различия между экономистом-пользователем системы, постановщиком задач, оператором, программистом, представителем обслуживающего технического персонала, как это было раньше. Более того, рухнула непреодолимая до недавнего времени стена между разработчиком и пользователем АИТУ. В настоящее время существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные программно-ориентированные продукты — пакеты прикладных программ. Для этого нужно быть, прежде всего, хорошим специалистом в своей области и в меньшей степени владеть программированием. В помощь пользователю все активнее внедряется объектно-ориентированный подход, который позволяет специалисту работать с теми же разновидностями первичных документов, что и до внедрения АИТУ.
В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретного предприятия (организации) в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов. Информационные технологии виртуальных офисов основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому, абонентские системы сотрудников организации независимо оттого, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.
Электронные офисы, решающие сложные задачи и требующие поддержки экспертных программ, составляют основу автоматизации труда специалистов-аналитиков. Специалисты таких офисов кроме аналитических методов и моделей для исследования складывающихся на рынке ситуаций (со сбытом продукции или услуг, финансовым положением предприятия и т. п.) вынуждены использовать накопленный и сохраняемый в системе опыт оценки ситуаций, т. е. сведения, составляющие базу знаний в конкретной предметной области. Обработанные по определенным правилам такие сведения позволяют формировать стратегию в области менеджмента и маркетинга, подготавливать обоснованные решения для поведения на финансовых и товарных рынках.
1.2. Системы электронного документооборота
При изучении информационных потоков большое значение придается правильной организации документооборота, т. е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Документооборот выявляется на стадий обследования экономического объекта. Любая задачи обрабатывается на оснований определенного количества первичных документов, имеющих следующие стадии прохождения: до обработки, в процессе обработки и после обработки.
Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, составляется в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций, в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Обычно преобладает ручной способ составления документа, степень механизации и автоматизации этого процесса низка. Часто появляется несколько копий документа, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Имеет место дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это увеличивает сроки обработки и усложняет документооборот.
