Обычно организации за наличный расчет покупают немного, но в любой организации появляется необходимость выдать сотруднику деньги под отчет. Кроме того, наличными денежными средствами рассчитываются и командированные работники. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятий очень часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также работ и услуг по наличному и безналичному расчету. В этих случаях сотрудникам выдаются наличные денежные средства под отчет (авансы) на различные цели по поручению фабрики. В подотчет выдаются наличные денежные средства на предстоящие командировочные расходы, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции у других предприятий или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.
Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется практически в каждой организации. Данный вид расчетов возникает при необходимости осуществления командировочных и представительских расходов, а также в процессе приобретения материальных ценностей или оплате работ (услуг) сторонних организаций подотчетными лицами.
Ни одна компания не может обойтись без выдачи денежных средств под отчет. Вместе с тем эта обыденная операция таит в себе массу вопросов. Подпадает ли подотчетная сумма под лимит расчетов наличными? Можно ли перечислить средства под отчет на зарплатную карту сотрудника? Можно ли принять авансовый отчет, если к нему приложен только один кассовый чек без товарного? И это лишь малая толика проблемных моментов.
Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами. Наиболее типичные ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами вызваны, во-первых, несоблюдением требований законодательства, а, во-вторых, нарушениями, связанными с особенностями тех или иных видов расходов.
В настоящее время тема работы весьма актуальна, так как у организации возникает периодическая потребность в приобретении товаров за наличный расчет, а также выдача наличных денег на командировочные расходы, прочие расходы, что вызывает необходимость проведения расчетов с подотчетными лицами.
Цель данной курсовой работы заключается в изучении особенностей учета расчетов с подотчетными лицами.
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
1. Изучить законодательно-нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами;
2. Рассмотреть понятие подотчетных лиц и подотчетных сумм;
3. Изучить документальное оформление расчетов с подотчетными лицами и их учет в организации;
4. Рассмотреть особенности учета расчетов с подотчетными лицами;
5. Разработать рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами.
Объектом исследования в данной курсовой работе выступают расчеты с подотчетными лицами.
Предметом исследования выступает порядок бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
Теоретической и информационной базой исследования являются нормативно-правовые акты, труды отечественных и зарубежных авторов в области бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами, а также данные бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности исследуемого предприятия.
Глава 1. Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами
1.1. Сущность расчетов с подотчетными лицами.
Ни одни законодательный акт как в области бухгалтерского учета так и в области налогообложения на сегодняшний день не содержит определений понятий «подотчетное лицо» и «Подотчетные средства». Единственным нормативным актом содержащим определение подотчетных лиц является инструкция по применению Плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 №94н, из которой следует, что подотчетные лица - это физические лица (сотрудники организации), которым авансом на определенные цели выдаются наличные денежные средства, а также другие ценности с обязанностью представления отчета об их использовании. Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели, например приобретение канцелярских товаров, приобретение хозяйственных товаров, приобретение горючих и горюче-смазочных материалов, кроме того данные суммы выдаются на оплату командировочных расходов и представительских расходов.
Таким образом, подотчетными суммами признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами[1].
Расчеты с подотчетными лицами возникают практически в каждой организации и весьма разнообразны:
- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
- расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
1. Гражданский кодекс РФ (части первая и вторая);
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012)
3. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 30.12.2012) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.03.2013)
4. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
5. Федеральный закон от 30.12.2008 №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» (принят ГД ФС РФ 24.12.2008)
6. Приказ Минфина РФ от 06.10.2008 №106н (ред. от 11.03.2009) «Об утверждении положений по бухгалтерскому учету» (вместе с «Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008)», «Положением по бухгалтерскому учету «Изменения оценочных значений» (ПБУ 21/2008)»)
7. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 №34н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»
8. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций агропромышленного комплекса и Методические рекомендации по его применению, утв. Приказом Минсельхоза России от 13.06.2001 №654.
9. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 №94н.
10. Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет»;
11.Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».
12.Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (вместе с "Положением об особенностях направления работников в служебные командировки")
13.Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П)
14.Авдеев В.В. Командировочные и иные аналогичные расходы: выдача денег в подотчет // Налоги. 2011. N 28. С. 7 - 11.
15.Артемова И.В. Заграничные командировки - учет и подтверждение затрат // Советник бухгалтера. 2011. N 5. С. 36 - 43.
16.Баранова Л.И. Учет расчетов по служебным командировкам // Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании. 2011. N 3. С. 26 - 32; N 4. С. 24 - 32.
17.Баранова Л.И. Учет расчетов с подотчетными лицами // «Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании», 2011, №2
18.Беликова Г.В. Как учесть расходы, если сотрудник направлен в зарубежную командировку // Российский налоговый курьер. 2011. N 21. С. 52 - 61.
19.Берг О., Иванова В. Расчеты с подотчетными лицами // Кадровый вопрос. 2011. N 12. С. 57 - 62.
20.Берг О., Перевозчикова Е., Иванов О. Как оформить командировку: сложные моменты // Кадровый вопрос. 2011. N 2. С. 23 - 33.
21.Богатый И. НДФЛ при невозврате подотчетной суммы // Практический бухгалтерский учет. 2013. N 9. С. 7 - 17.
22.Брызгалин А.В., Аникеева О.Е., Королева М.В., Малахова А.В., Королева М.Н., Коновалова Н.В. Служебные командировки: сложные вопросы применения трудового и налогового законодательства // Налоги и финансовое право. 2011. N 5. С. 52 - 106, 112 - 131, 135 - 151, 242 - 255.
23.Будакова Н.И. Расчеты с подотчетными лицами: перечисляем деньги на корпоративную карту // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. 2013. N 3. С. 38 - 51.
24.Вайтман Е.В. Актуальный вопрос: как быть, если работник ушел в отпуск и не отчитался за подотчетные деньги // Российский налоговый курьер. 2011. N 16. С. 56 - 59.
25.Варламова Е.Н. Расчеты с подотчетными лицами: типичные ошибки при учете // «Аудиторские ведомости», 2011, №5
26.Вознесенская А.Н. Работник не отчитался по подотчетным суммам // Упрощенка. 2011. N 10. С. 58 - 61.
27.Волохова А. Игры с подотчетом становятся все опаснее // Новая бухгалтерия. 2013. N 4. С. 36 - 43.
28.Габелли Г.К. Командировка: организационные моменты // Промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение. 2012. N 11. С. 72 - 78.
29.Ганжа Г. Подотчетные карты. В командировку - с "кредиткой" // Расчет. 2010. N 1. С. 92 - 96.
30.Гуржева О.А. Особенности расчетов с подотчетными лицами // Все для бухгалтера. 2012. N 6. С. 58 - 61.
31.Данилова В.В. Расчеты с подотчетными лицами // «Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение», 2011, №2
32.Демина И.Д. Аудит расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу // «Аудиторские ведомости», 2007, №9
33.Джабазян Е.Л. Направляем сотрудника в командировку // Отдел кадров коммерческой организации. 2011. N 5. С. 51 - 61.
34.Дивеева Г. Оформление продления командировки по производственной необходимости // Финансовая газета. 2011. N 18. С. 9.
35.Диркова Е. Истребование подотчетных сумм // Практическая бухгалтерия. 2012. N 11. С. 36 - 39; Московский бухгалтер. 2012. N 12. С. 52 - 55.
36.Елина Л.А. Авансовый отчет при командировке за рубеж: общие требования // Главная книга. 2010. N 21. С. 73 - 75.
37.Епихин Н.П. Что делать, если подотчетное лицо потеряло документы // Упрощенка. 2013. N 7. С. 66 - 69.
38.Ермошина Е.Л. В командировку за границу // Налог на прибыль: учет доходов и расходов. 2011. N 8. С. 57 - 72; N 9. С. 14 - 21.
39.Ермошина Е.Л. Зарубежная командировка: особенности учета расходов // Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения. 2011. N 16. С. 72 - 84.
40.Жуков Д. Суточные и подотчет - сложные моменты // «Бухгалтер-профессионал автосалона», 2009, №10
41.Захарьин В.Р. Учет расчетов с подотчетными лицами // Официальные материалы для бухгалтера. Комментарии и консультации. 2013. N 5. С. 13 - 19.
42.Колосова И.Ю. Минфин о документальном подтверждении и признании в целях налогообложения расходов на командировки // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. 2010. N 11. С. 49 - 60.
43.Кузьмина Ж. Если подотчетные суммы не возвращены // Практическая бухгалтерия. 2011. N 7. С. 34 - 38.
44.Мартынюк Н.А. Что будет за отсутствие "подотчетных" заявлений // Главная книга. 2013. N 24. С. 68 - 71.
45.Межуева Т. Подотчет и учет // Кадровый вопрос. 2011. N 5. С. 69 - 76.
46.Моряк Е.Н. Расплачиваемся через подотчетных лиц // «Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение», 2008, №8
47.Муромцева Н.А. Два работодателя - одна командировка // Зарплата. 2012. N 9. С. 62 - 69.
48.Негребецкая О.В. Деньги на командировку // Зарплата. 2012. N 7. С. 79 - 84.
49.Нестеров С.Е. Являются ли не подтвержденные документами подотчетные суммы доходом, облагаемым НДФЛ? // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. 2013. N 6. С. 15 - 22.
50.Никитина С.В. Выдаем корпоративные карты «под отчет» как учитывать использование сотрудником корпоративной карты компании // «Главная книга», 2010, №5
51.Овчинникова О.С. Деньги под отчет // «Зарплата», 2010, №5
52.Полетаева Е. Поиски сбежавшего Буратино, или Пять золотых, выданных в подотчет // «Расчет», 2009, №12
53.Полякова В.Э., Гордукова Е.И., Шкадов А.А., Бокарева Е.Н. Особенности оформления краткосрочных командировок // "Электронный журнал "Финансовые и бухгалтерские консультации". 2011. N 2. С. 24 - 28.
54.Полякова Е.В. Расчеты с подотчетными лицами // «Бухгалтер и закон», 2010, №4
55.Рыжков К. Расчеты в командировке банковской картой // Аудит и налогообложение. 2012. N 8. С. 20 - 23.
56.Сазонова В. Подотчетные риски // Расчет. 2011. N 6. С. 44 - 47.
57.Саяпина Е.Н. За выданные под отчет суммы работник должен обязательно отчитаться // Пищевая промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение. 2013. N 7. С. 55 - 65.
58.Стегно А.В. Две командировки в один день // Зарплата. 2012. N 11. С. 93 - 102.
59.Суслова Ю.А. Невозврат подотчетных денежных средств: налоговые последствия // «Бухгалтерский учет», 2010, №7
60.Телия Ю. Отсутствие подтверждающих документов не является основанием для начисления НДФЛ на подотчетные средства // СПС КонсультантПлюс. 2012.
61.Тюрина А. «Серо-белая» зарплата через подотчетные суммы // «Новая бухгалтерия», 2009, №3
62.Узлиян А.Р. Денежные средства, выданные под отчет: бухгалтерский учет // Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании. 2012. N 4. С. 25 - 29.
63.Хитрова С.Г. Порядок признания расходов в зарубежных командировках // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2012. N 2. С. 19 - 21.
64.Черевадская О. По «безналу» под отчет // «Московский бухгалтер», 2010, №21-22
65.Шатрова В. Все ли вы знаете о выдаче подотчетных средств? // «Новая бухгалтерия», 2011, №6
66.Шилина Е. Расчеты с подотчетными лицами // Кадровый вопрос. 2012. N 4. С. 50 - 55.
67.Шишкова О. Подотчетные средства и НДФЛ // Информационный бюллетень "Экспресс-бухгалтерия". 2013. N 18-19. С. 49 - 50.
68.Шишкоедова Н. Деньги под отчет: финансисты пропагандируют безналичные расчеты // Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии. 2012. N 12. С. 48 - 56.
69.Юрина Т. Подотчетные средства: последствия невозврата // Информационный бюллетень "Экспресс-бухгалтерия". 2012. N 36. С. 35 - 36.
70.Яковлева Н. Учет подотчетных сумм // «Финансовая газета. Региональный выпуск», 2010, №44
