Электронный документооборот в современной России

Согласно мнению ученых, электронный документооборот – это «единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Такая форма ведения документооборота позволяет организациям ускорять внутреннее и внешнее взаимодействие, т.е. уменьшать время на согласование и продвижение документов, создавать единую систему делопроизводства, оптимизировать бизнес-процессы, увеличивать надежность в управлении конфиденциальной информацией, снижать время на генерацию аналитических отчетов и исключать дубликаты и потери документов. Идея перевода документов в электронный вид не нова. На сегодняшний день такие крупные российские компании, как ПАО «Сбербанк», АО «Альфа-Банк», ПАО «Северсталь», НАО «Юлмарт», Х5 Retail Group и другие применяют в своей работе электронное делопроизводство. Такая система ведения документов позволяет организациям экономить как финансовые, так и человеческие ресурсы.

Итак, на пути к информационному обществу электронные технологии обработки информации постепенно заменяют бумажные носители. Так, электронный офис постепенно заменит бумажный, а электронный документ и документооборот является его неотъемлемыми частями. Электронный офис определяется как система всестороннего использования в управленческой деятельности средств вычислительной техники и телекоммуникаций. И все же электронный документ и электронный документооборот, является важными составными электронного офиса.

Среди основных функций электронного офиса отмечают исключение задержек и ошибок при обработке информации, документов. Это является первым доказательством того, что электронный документ – важная часть электронного офиса.

Значительные объемы сообщений, справок и других документов информационного характера хранятся в памяти компьютеров и передаются пользователем на дальние расстояния и в короткий срок. Документированием управленческой деятельности ориентировано на новые информационные технологии, которые предусматривают замену бумажного документа машинному носителю – так называемым электронным документом.

Электронный документ, в свою очередь, создает электронный документооборот. Электронный документооборот – это процесс создания, получения, общего использования, отслеживание, ревизии, разделения и хранения документов и информации, которую они содержат в пределах определенной информационной системы. Широкое использование персональных компьютеров, информационных технологий и программного обеспечения привели к тому, что работа с документами стала осуществляться преимущественно с помощью компьютерной техники.

В связи с этим электронные документы тесно вошли в сферу документационного обеспечения управления. Специфика электронных документов лежит в том, что они имеют свою физическую и логическую структуру, не совпадает с традиционными понятиями о документе. Она зависит от способа размещения данных на машинных носителях и от использованных программных и технических средств.

Логическая структура электронных документов определяет взаимосвязи между частями документа в виде разных типов: текста, таблиц, графики, мультимедиа-записей и т.д. электронные документы пребывают в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют тенденцию стареть изменяться, вследствие научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. Электронный документ имеет неоспоримые преимущества в сравнении с бумажным документом. В связи с этим электронные документы постепенно будут вытеснять бумажные, в бумажном, то есть преимущества будет предоставляться хранению документов в электронном виде.

Целью данного исследования является теоретическое исследование организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти.

Вышеозначенная цель предопределила постановку и последующее решение задач данного исследования, которыми явились: рассмотрение понятия и законодательного регулирования электронного документооборота; анализ отношений по актуальные аспектам развития электронного документооборота.

Объектом исследования являются общественные отношения, возникающие в отношении электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти. Предметом исследования выступают правовые нормы, предусматривающие правовой режим электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти.

Информационная основа данного исследования включает научные, научно-популярные книги и периодические издания, опубликованное российское и зарубежное законодательство. Нормативной базой послужили законодательные акты Российской Федерации. Методологической основой работы являются категории материалистической диалектики, а также основные концептуальные положения современной доктрины информационного права.

В качестве общенаучных и частно-научных методов познания в работе использовались историко-правовой, сравнительно-правовой, формально-логический, системный, конкретно-социологический и др.

Структура работы обусловлена целью и задачами настоящего исследования и состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников.

1 Понятие, значение и особенности правового регулирования документооборота в современной  России

1.1 Понятие и законодательное регулирование документооборота

Сложно представить современную жизнь без организации системы документооборота (СЭД). Ежегодно фирмы тратят большие суммы на поддержку СЭД. Благодаря внедрению данной системы становится возможным осуществление контроля над исполнительской дисциплиной в организации, повышается эффективность деятельности предприятия, налаживается межведомственное взаимодействие.

Впервые необходимость комплексной автоматизации документооборота появилась в 1980х гг. в ЦК КПСС. Это обусловлено тем, что через общий отдел ЦК проходило множество важных документов и исходящей документации. Поэтапно автоматизировались общий отдел ЦК и секретариаты, после чего в течение нескольких лет и оставшиеся отделы ЦК и Политбюро. Система нашла применение и в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента СССР[1]. На начальном этапе система делопроизводства представляла собой одно рабочее место секретаря. Функционал был достаточно ограничен: ведение журналов входящей/исходящей документации и обращений граждан, ввод регистрационно-контрольных карточек с возможностью дальнейшего их поиска. Конечно, специальных программ в то время не было, автоматизация документов происходила при помощи текстовых и табличных редакторов, систем электронной почты. Система электронного документооборота уже в то время была довольно затратной, поэтому ее старались применять только на тех производствах, где выгоднее было отказаться от бумажного варианта документов. Для других предприятий система была недоступной из-за высокой стоимости обслуживания. Уже к 1990-м годам рынок СЭД зародился в России. Именно в это время активно создавались новые программы для автоматизации делопроизводства, и к этому времени их насчитывалось уже более 20. В Российских организациях применялось программное обеспечение только отечественного производства. Это обусловлено тем, что организация документооборота в нашей стране и за рубежом существенно отличалась. Так, в России документ должен был пройти согласование у руководителя, после чего попадал к адресату. На Западе же документ сразу попадал к адресату, пропуская этап согласования. Помимо этого западные программные обеспечения не соответствовали специфике работы российских предприятий. Например, иностранные программы того времени не позволяли регистрировать документы, отслеживать и контролировать исполнение поручений и т.д. 27 ноября 1995 года в Академии Госслужбы РФ на конференции, посвященной электронному документообороту, архивам и безбумажным технологиям DOCFLOW 95 было представлено множество разработок, направленных на автоматизацию документооборота. Однако в презентациях продукта преобладала теоретическая часть и практически не была отражена методика внедрения и ожидаемые результаты. Это свидетельствует о том, что опыта работы с данными программами было мало. В настоящее время документооборот представляет собой средство управления бизнес-процессами и знаниями[2]. В связи с чем, количество подходов для решения задач автоматизации делопроизводства постоянно растет. Сейчас используется практика, включающая в себя такие этапы как классификация записей, хранение и уничтожение. Как было сказано ранее, в России СЭД появился в 1980-х гг. однако на законодательном уровне регулирование данной отрасли началось намного позже.    Несмотря на принятие ряда важных Законов, регулирующих систему делопроизводства, СЭД в нашей стране все еще не перешел на полностью электронный формат. Межведомственный документооборот можно до сих пор считать бумажным. Документ регистрируется в системе, согласовывается у руководителя, после чего распечатывается и при необходимости везется нарочно адресату, либо отправляет по почте. Адресат, в свою очередь, регистрирует документ как входящий и отписывает в системе исполнителю.  К сожалению, нельзя не признать, что Россия значительно уступает зарубежным странам по скорости внедрения СЭД. Повсеместно к СЭДу начали обращаться сравнительно недавно – всего 4 – 5 лет назад. Ранее система использовалась только в государственных учреждениях или крупных предприятиях.

Итак, системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, и, что самое главное, интерес к ним непрерывно растет.

В ст. 2 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее по тексту – ФЗ «Об информации») дается понятие электронного документа.

По мнению законодателя, это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Этот же закон понимает под документированной информацией зафиксированную на материальном носителе путем документирования информацию с реквизитами, позволяющими определить такую информацию, или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель. Ранее действующий Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ понимал под электронным документом документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме[3].

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (Часть первая): федеральный закон от 30.11.1994 № 51-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 1994. – № 32. – Ст. 3301.
2. Об информации, информационных технологиях и защите информации: федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 2006. – № 31 (ч. 1). – Ст. 3448.
3. Амелин, Р.В. Информационное право в схемах. Учебное пособие / Р.В. Амелин. – М.: Проспект, 2018. – 422 c.
4. Астраханцева Ю. К. Общая характеристика рынка справочно-правовых систем // Экономика и менеджмент инновационных технологий. – 2014. – № 7 (34). – С. 24 – 25.
5. Баглай, М. В. Конституционное право РФ: учебник для юридических вузов и факультетов / М. В. Баглай. – М.: Норма, 2017. – 768 с.
6. Бачило И. Л. Государство и право XXI в. Реальное и виртуальное. – М.: Юркомпани, 2017. – 280 с.
7. Бачило, И. Л. Информационное право: учебник для академического бакалавриата / И. Л. Бачило. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: Юрайт, 2018. – 419 с.
8. Братановский, С. Н. Муниципальное право России: учебник для юридических вузов и факультетов / С. Н. Братановский. – М.: РИОР, 2017. – 384 с.
9. Виноградов, В. А. Государственное и муниципальное управление: учебник для юридических вузов и факультетов / В. А. Виноградов. – М.: Юрайт, 2017. – 292 с.
10. Волков, Ю. В. Информационное право. Информация как правовая категория: учеб. пособие для бакалавриата и магистратуры / Ю. В. Волков. – 2-е изд., стер. – М.: Юрайт, 2019. – 109 с.
11. Гаврилов, М. В. Информатика и информационные технологии: учебник для СПО / М. В. Гаврилов, В. А. Климов. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Юрайт, 2019. – 383 с.
12. Джатдоев А. Х. Информационные технологии в юриспруденции // Молодой ученый. – 2018. – № 6. – С. 20 – 24.
13. Драпезо Р. Г., Сергеев О. Д., Жариков Е. В., Лященко И. В., Быданцев Н. А. Краткий обзор ИТ-технологий, используемых в юридической деятельности // Вестник КемГУ. – 2013. – № 3 (55). – С. 306 – 312.
14. Дубровский Д. Н. Структура механизмов электронного правительства России // Молодой ученый. – 2017. – № 27. – С. 80 – 83.
15. Ершов, В. А. Государственное и муниципальное управление / В.А. Ершов. – М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2017. – 256 c.
16. Жернова В.М. Определение правового режима информационных систем // Вестник Челябинского государственного университета. – 2015. – № 13 (368). Право. Вып. 42. – С. 62 – 68.
17. Зенин, И. А. Гражданское право: учебник для юридических вузов и факультетов / И. А. Зенин. – М.: Юрайт, 2017. – 814 с.
18. Иванова, Е.В. Гражданское право. Особенная часть: учебник и практикум для прикладного бакалавриата / Е. В. Иванова. – 3-е изд., испр. – М.: Юрайт, 2018. – 373 с.
19. Иванчак, А. И. Гражданское право Российской Федерации. Общая часть: учебник для юридических вузов и факультетов / А. И. Иванчак. – М.: Статут, 2017. – 872 с.
20. Информационные технологии в юридической деятельности : учебник для СПО / П. У. Кузнецов [и др.]; под общ. ред. П. У. Кузнецова. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Юрайт, 2019. – 325 с.
21. Информационные технологии: разработка информационных моделей и систем: Учеб. пос. / А.В. Затонский. – М.: ИЦ РИОР: НИЦ ИНФРА-М, 2014. – 344 с.
22. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / Гвоздева В.А. – М.:ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2015. – 544 с.
23. Информационные технологии в социальной сфере / Гасумова С.Е., – 4-е изд. – М.: Дашков и К, 2017. – 312 с.
24. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебное пособие / Е.Л. Федотова. – М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2015. – 368 с.
25. Информационные технологии в юридической деятельности: Учебное пособие / Ельчанинова Н.Б. – Таганрог: Южный федеральный университет, 2016. – 128 с.
26. Информационные технологии в юридической деятельности: Практикум / Озёрский С.В. – Самара: Самарский юридический институт ФСИН России, 2017. – 124 с.
27. Кузнецов, П.У. Основы информационного права. Учебник для бакалавров / П.У. Кузнецов. – М.: Проспект, 2018. – 828 c.
28. Латышев Д. С. Краткий обзор информационных технологий, используемых в юридической деятельности // Инновационная наука. – 2017. – № 10. – С.14 – 17.
29. Малинин, В.Б. Государственное и муниципальное управление: учебник для юридических вузов и факультетов / В.Б. Малинин. – М.: Юрист, 2017. – 360 с.
30. Масюк М. А. Анализ и визуализация взаимосвязей нормативно-правовых документов в справочно-правовых системах // Сибирский журнал науки и технологий. – 2011. – № 2 (35). – С.40 – 45.
31. Михеенко Ю. В. Использование справочно-правовых систем в юридической деятельности // Молодой ученый. – 2017. – № 3. – С. 38 – 40.
32. Мичурин А.Н. Проблемы становления информационного общества в России в ХХI веке. Петербургская весна культуры материалы XIV международного форума. – 2016. С 9 – 15.
33. Морозова, О. А. Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении: учеб. пособие для бакалавриата и магистратуры / О. А. Морозова, В. В. Лосева, Л. И. Иванова. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Юрайт, 2019. – 142 с.
34. Обзор систем электронного документооборота. – URL: http://www.it- weekly.ru/analytics/products/64247.html (дата обращения: 08.03.2021). – Текст: электронный.
35. Осейчук, В. И. Теория государственного управления: учебник и практикум для бакалавриата и магистратуры / В. И. Осейчук. – М.: Юрайт, 2017. – 342 с.
36. Пастухов П.С. Модернизация уголовно-процессуального доказывания в условиях информационного общества: Дис. ... д-ра юрид. наук. – М., 2015. – 454 с.
37. Правовая информатика: учебник и практикум для прикладного бакалавриата / С. Г. Чубукова, Т. М. Беляева, А. Т. Кудинов, Н. В. Пальянова; под ред. С. Г. Чубуковой. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Юрайт, 2018. – 314 с.
38. Развитие публичного управления социально-экономическими системами / Запольский А.Д., Ершова И.Г. / Научный альманах Центрального Черноземья. – 2017. – № 1. – С. 23 – 27.
39. Раков И. П. Информационные технологии в деятельности правоохранительных органов // Инновационная наука. – 2016. – № 2–3 (14). – С. 132 – 135.
40. Рассолов, И. М. Информационное право: учебник и практикум для академического бакалавриата / И. М. Рассолов. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: Юрайт, 2018. – 347 с.
41. Семененко Г. М., Стрижченко И. А. К вопросу эффективности применения информационно-телекоммуникационной технологии приема обращений граждан в органы внутренних дел // Символ науки. – 2015. – № 8. — С. 215 – 218.
42. Сидорова М.Н. Анализ уровня развития информационного общества в современной России // Мир на пороге перемен: Экономика. Управление. Право: доклады Московской научно-практической конференции «Студенческая наука» (Москва, 26 ноября 2015 г.) / Под общей редакцией Ф.Л. Шарова. М.: МИЭП, 2016. – С. 292 – 299.
43. Скворцов, О. В. Государственное право России: учебник для вузов / О. В. Скворцов. – М.: Академия, 2017. – 224 с.
44. Советов, Б. Я. Информационные технологии: учебник для СПО / Б. Я. Советов, В. В. Цехановский. – 7-е изд., перераб. и доп. – М.: Юрайт, 2019. – 327 с.
45. Терещенко, Л. К. Модернизация информационных отношений и информационного законодательства / Л.К. Терещенко. – М.: Инфра-М, Институт законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации, 2018. – 228 c.
46. Тихиня, В. Г.Гражданское право: учебник для юридических вузов и факультетов / В. Г. Тихиня. – М.: ТетраСистемс, 2016. – 496 с.
47. Хачатурова С. С. Информационные технологии и их значение в современном мире // Вестник науки и образования. – 2016. – № 6 (18). – С. 34 - 35.
48. Черпаков, И. В.   Теоретические основы информатики: учебник и практикум для академического бакалавриата / И. В. Черпаков. – М.: Юрайт, 2019. – 353 с.
49. Шахрай, С. М. Конституционное право РФ: учебник для юридических вузов и факультетов / С. М. Шахрай. – М.: Статут, 2017. – 710 с.
50. Яковлева, Н. Н. Проблемы государственного права РФ: учебник для юридических вузов и факультетов / Н. Н. Яковлева. – М.: Юрист, 2017. – 844 с.