Карьерный рост и специфика организации рабочего места секретаря

Современный секретарь - это «правая» рука директора, без которого он не сможет эффективно руководить всем рабочим процессом на предприятии или фирме.

Без секретаря не может существовать практически ни одна компания. Секретари не подписывают многомиллионных контрактов, не совершают громких открытий, не принимают стратегических решений. И все же от их профессионализма зависит эффективность работы всей компании.

Секретарь – это одновременно несколько профессий, и в предлагаемом тренинге отражено все многообразие деятельности секретаря. Большое значение при этом уделяется коммуникативным умениям, так как основная деятельность секретаря связана с общением, и коммуникабельность, умение общаться по-деловому и в то же время доброжелательно – важная компетенция секретаря.

В должностной инструкции секретаря в разделе обязанностей непременно присутствует пункт, который гласит о том, что секретарь должен вести прием посетителей. Таким образом, независимо от сферы деятельности учреждения, организации, формы, их формы собственности, подчиненности и т.д. каждый секретарь связан с указанным видом деятельности. В обязанности секретаря входит составление расписания приема.

В каждой организации руководитель определяет дни и часы приема посетителей. Прежде чем записать на прием, секретарю необходимо удостовериться в том, что посетитель обратился по адресу. Узнать, по какому вопросу, и постараться, чтобы вопрос был решен за одно посещение. Запись на прием осуществляется, как правило, предварительно.

Актуальность исследования заключается во все большей популяризации этой должности в организации и растущими амбициями работников на этой должности.

Объект исследования – работа секретаря.

Предмет исследования – возможности карьерного роста для секретаря.

Цель исследования – определить специфику карьерной лестницы для секретаря.

Задачи исследования:

- охарактеризовать специфику работы секретаря и основные функции ; рассмотреть квалификационные характеристики секретарей разных уровней;

- выделить особенности продвижения секретаря по карьерной лестнице и варианты построения карьеры, а также разработать рекомендации по построению карьеры.

Объект исследования – секретарь – как важная составляющая управленческого процесса.

Предмет исследования – карьерный рост и специфика организации рабочего места секретаря.

Раздел 1. Карьерный рост секретаря

• Повышение квалификации

Работники любой организации всегда оцениваются своим руководством по достигнутым результатам, своему потенциалу, перспективам дальнейшей деятельности. Оценка труда дает возможность решить большое количество кадровых задач, таких, как оценка потенциала для продвижения работника на более ответственную и перспективную должность; поддержание у сотрудников чувства ответственности и повышение уровня трудовой мотивации; разработка программы обучения и развития персонала, снижение затрат на обучение.

Для того чтобы разработать систему оценки результативности труда работников, организации следует установить стандарты результативности труда для каждого рабочего места.

На практике используются три основных вида оценок: текущая, периодическая и потенциальная. Чаще всего объектом оценки являются результаты работы: их объем, количество, качество, эффективность, отсутствие рекламаций, жалоб и т.п. Но может оцениваться и просто поведение работника: как относится к делу, как работает, как строит отношения с клиентами и др.

Необходимо иметь четкое представление о том, что любая оценка - это сравнение, поэтому особенно внимательно нужно относится к тому, что будет принято за базу сравнения.

Для оценки используются: собеседования; данные учета (выработки, режима работы); характеристики (описательные, независимые, письменные, устные);тестирования, упражнения и задания; сравнение с образцами (идеальными моделями должности, другими лучшими работниками, друг с другом, ранжирование по различным критериям, рейтинги - в случае распределения льгот, благ и т.д.);конкурсы; деловые игры; аттестация.

Аттестация является наиболее технологически упорядоченным видом оценки, проводится она не реже раза в 3 года - 5 лет. Именно этот период неслучаен, так как за это время происходит адаптация новых работников и молодых специалистов, и с них уже можно спрашивать со всей мерой ответственности. Кроме того, за это время морально устаревает любой специалист и можно задаваться вопросом о степени его соответствия должности в ее нынешнем состоянии. Однако необходимость в аттестации может возникать и чаще: в связи с реорганизацией, необходимостью принятия комплексных кадровых решений и т.п.

1.Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 21 апреля 2006 г.

2.Бондырева Т.Н. Секретарское дело/Т.Н. Бондырева - М.: Высш. шк., 1989. - 383 с.

3.Кузнецов И.Н. Секретарь-референт/ И.Н. Кузнецов. - М.: Дашков и К, 2004. - 560 с.

4.Кузнецова Т.В. Секретарское дело/ Т.В. Кузнецова. - М.: ЗАО "Бизнес-школа Интел-синтез", 2002. - 334 с.

5.Петрова Ю.А. Секретарское дело/Ю.А. Петрова - М.: ООО А-Приор, 2007. - 282 с.

6.Скриптунова Е.А. Организуем прием посетителей /Е.А. Скриптунова, К.П. Зельцерман // Секретарское дело, 2006. - № 4.

7.Стенюков М.В. Помощник руководителя. Секретарю-референту/М.В. Стенюков - М.: ООО А-Приор, 2007. - 282 с.

http://sekret-gorn.narod.ru/priem.htm

http://www.profiz.ru/