Курсовая Организация документооборота на предприятии и пути его совершенствования

Темой данной работы является «Организация документооборота на предприятии и пути его совершенствования». Тема будет рассмотрена на примере предприятия ООО «РусСофт». Актуальность данной темы на данный момент очень высока. Это связано в первую очередь с тем, что ни один человек в современном мире не представляет себе свою жизнь без всякого рода гаджетов, таких как телефон, смартфон, ноутбук. Все эти устройства по своей сути связаны с интернетом, то есть дают людям доступ к общению в онлайн режиме, ведению электронных дневников, совершению покупок онлайн, пользованию личными кабинетами интернет банков, а также упрощают документооборот, переводя его на новый, электронный автоматизированный уровень.

Изучение организации существующей системы документооборота на предприятии является актуальным направлением, так как качество и порядок ее организации влияет на многие сферы жизни предприятия, эффективность его деятельности, а также на качество и временные промежутки работы. Система документооборота предприятия может во многом облегчить деятельность фирмы или же, наоборот, сделать работу с документами сложной, запутанной и требующей большого количества времени, а иногда и сотрудников. Именно для того, чтобы правильно организовать и выбрать эффективную систему обмена документами, необходимо изучать действующий процесс документооборота. На основе такого исследования и анализа можно дать определенные рекомендации по его улучшению и совершенствованию. Качественно организованная система документооборота должна облегчать процесс обмена информацией между сотрудниками, отделами, подразделения и фирмами.

В процессе развития электронных технологий и в частности интернет технологий, взамен старому, бумажному документообороту, пришел новый электронный процесс обмена документами. С помощью электронного документооборота, который введен во всех современных предприятиях, могут быть решены ряд задач, стоящих перед персоналом и руководством организации. В частности электронный документооборот упрощает пересылку документов между отделами, процесс согласования документов, ускоряет передачу документов как в горизонтальном, так в вертикальном порядке и так далее. Именно поэтому для успешного и бесперебойного функционирования предприятий очень важно выбрать актуальную, эффективную и удобную систему документооборота, ведь от этого зависит слаженность работы всех отделов и сотрудников в процессе функционирования.

Целью данной работы является рассмотрение организации документооборота на предприятии и основных понятий, связанных с ним, а также путей по его совершенствованию на основе данных предприятия ООО «РусСофт».

Для достижения основной цели данной работы будут решены следующие задачи:

- Рассмотреть сущность, значение и особенности информационного обеспечения на предприятии;

- Изучить понятия электронного и бумажного документооборота;

- Проанализировать функции системы автоматизации электронного документооборота;

- Описать основные системы электронного документооборота, представленные в Российской Федерации;

- Представить основные риски и способы защиты информации при электронном документообороте;

- Проанализировать и дать рекомендации по совершенствованию систему документооборота на ООО «РусСофт».

Для достижения рассмотрения данного вопроса, будут использованы как интернет статьи, так и печатные издания, а также личное мнение и оценочное суждение. По результатам проделанной работы, будут решены вышеперечисленные задачи.

Предметом исследования в данной работе является организация документооборота на предприятиях, а объектом – пути совершенствования системы документооборота и анализ его действующей системы на примере ООО «РусСофт».

Для написания работы использовались труды авторов: Басаков, М.И., Быкова, Т.А., Евдокимова Л.М., Корябкин В.В., Пылькин А.Ю., Корнеев, И. К., Кузнецов, И.Н., Куняев, Н.Н., Михайлов, Ю.М., Панасенко, Ю.А., Раздорожный, А. А., Рогожин, М.Ю.

В процессе исследования нашли свое применение следующие основные методы познания экономических явлений коммерческой системы: аналогия, сравнение, систематизация, индуктивная логика, анализ, классификация и группировка, позволяющие наиболее полно изучить исследуемые проблемы.

Структура работы обусловлена целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, и библиографического списка.

I. Нормативно-правовые акты:

1. «Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ);

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая от 30 ноября 1994 г. №51-ФЗ (с учетом последующих изменений и дополнений). Часть вторая от 26 января 1996 г. №14-ФЗ (с учетом последующих изменений и дополнений);

3. Федеральный закон «Об электронной подписи» (от 06.04.2011 г. №63-ФЗ);

II. Литературные источники:

1. Басаков, М.И. Делопроизводство: Учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. - Рн/Д: Феникс, 2013. - 376 c.

2. Быкова,Т.А.Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебное пособие для студентов вузов/ Т. А. Быкова, Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина; под ред. Т. В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - Москва: ИНФРА-М, 2017. - 304 с

3. Евдокимова Л.М., Корябкин В.В., Пылькин А.Ю. Электронный документооборот и обеспеченивание безопасности стандартными средствами Windows. Учебное пособие – Курс, 2017. – 347 с.

4. Корнеев, И. К. Документирование управленческой деятельности: учебник и практикум для академического бакалавриата: для студентов вузов, обучающихся по экономическим направлениям и специальностям / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. - Москва : Юрайт, 2017. - 384 с.

5. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 477 c.

6. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник для СПО, ЮРАЙТ, 2016 – 347 с.

7. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - М.: Дашков и К, 2016. - 520 c.

8. Куняев, Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: Учебник / Н.Н. Куняев. - М.: Логос, 2015. - 500 c.

9. Михайлов, Ю.М. Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по персоналу / Ю.М. Михайлов. - М.: Альфа-Пресс, 2014. - 224 c.

10. Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А. Панасенко. - М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 112 c.

11. Раздорожный, А. А. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие по направлению подготовки 38.03.02 «Менеджмент» (квалификация (степень) «бакалавр») / А. А. Раздорожный. - Москва: ИНФРА-М, 2016. - 304 с.

12. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: Проспект, 2013. - 784 c.