Автоматизированная система учета заказов менеджером продаж

Использование автоматизированных систем выгодно каждой фирме, однако наибольшую пользу они приносят компаниям сектора «business-to-business», использующим метод прямых продаж товаров и услуг конечному потребителю. Продукт или услуга здесь - товар, выгода от использования которого потребителю не всегда видна сразу. Или же они (товар или услуга) находятся в высококонкурентном рынке, предоставляющем клиенту многообразие выбора. Примерами таких компаний являются компьютерные, рекламные, консалтинговые фирмы, банки и др. Прямые продажи подразумевают непосредственное продолжительное взаимодействие сотрудников компании-продавца с клиентом. И успех взаимодействия часто зависит от того, насколько качественно менеджер подготовился к встрече с клиентом. Именно, качество работы с клиентом, обеспечиваемое полнотой информации о нем, становится важнейшим конкурентным преимуществом компании. Особенно, в случаях, когда бизнес компании построен на сделках с длительным циклом их осуществления. Возможность отследить историю работы с клиентом, спрогнозировать его реакцию на предпринимаемые действия - все это резко увеличивает шансы компании на успешное завершение сделки.

Идеологически основой функционирования системы является централизованная БД, обслуживающая весь процесс взаимоотношений с клиентами на всех его этапах. В силу этого наиболее распространенной реализацией, обеспечивающей максимально эффективную организацию, является реализация с использованием клиент-серверного принципа взаимодействия.

В настоящее время на рынке программных продуктов представлено множество систем, предназначенных для автоматизации учета клиентов, но выбрать программную разработку, которая наиболее полно отвечала бы требованиям конкретного предприятия - достаточно непростая задача. В основном проблема перехода на новое ПО в условиях конкретного предприятия, осуществляющего свою деятельность не один год, заключается в полной перестройке всей системы отчетности, её ведения и функционирования. Все это приводит к остановке работы отдельных служб предприятия на срок внедрения новой системы, ввиду этого предприятие несет убытки. Чтобы избежать столь масштабных трансформаций, можно смоделировать отдельное приложение под условия работы конкретного предприятия. В качестве такого приложения в данной курсовой работе будет рассмотрено создание программного средства, с помощью средств MS Access, предназначенного для управления учетом клиентов. Внедрение данного продукта полностью согласуется с нормами отчетности предприятия, поэтому не возникнет необходимости в остановке деятельности его служб, а, следовательно, не потребует значительных материальных затрат.

Предлагаемая система предназначена для автоматизации функций в части ведения клиентской базы данных.

Цель данного курсового проекта - создание автоматизированной системы учета заказов менеджером продаж.

Задачами данного проекта являются следующие:

- проанализировать предметную область;

- спроектировать базу данных;

- описать взаимосвязи между сущностями;

- разработать автоматизированную систему учета заказов.

Объект исследования — средства MS Access при создании автоматизированных систем. Предмет исследования — особенности учета заказов на малом предприятии.

Автоматизированная система учета клиентов позволит:

• эффективно, безошибочно и быстро выполнять возложенные на специалиста обязанности
• избежать ошибок при вводе и обработке информации
• значительно сократить время поиска информации о клиенте
• получать оперативную информацию в режиме реального времени.
  

Глава 1. Анализ предметной области

1.     Обязанности менеджера по продажам

В целом на менеджера по продажам возлагается:

• поиск новых клиентов (руководитель указывает направление поиска);
• переговоры с целью заключения договора (это одна из основных функций менеджера по продажам);
• обеспечение акта продажи (курирование процесса передачи ресурса, прихода денег; получение и передача платежных документов);
• обеспечение обратной связи с клиентом (ведение базы данных).

За каждым менеджером по продажам закреплен конкретный регион, который он должен знать, как свои пять пальцев. Он ведет клиентскую базу по своему направлению, нередко ездит в командировки и, конечно, лично знаком с основными игроками местного рынка.

На менеджера по продажам возложена задача проведения предварительных переговоров с будущим деловым партнером, оптовым покупателем, и организация встречи руководителя отдела продаж с сотрудником такого же ранга и выше в оптовой фирме.

В обязанности менеджера по продажам входит ведение переговоров с сотрудником своего уровня в компании, которая, заключив договор, не переводит деньги за создание рекламы или Интернет-магазина и размещения на портале. Если же ему не удается договориться, к улаживанию конфликта подключается руководитель отдела продаж и маркетинга. Правда, сегодня многие сферы бизнеса обрели уже устойчивую форму и менеджеру по продажам, остается только четко следить за приходом денег от клиента, актов выполненных работ и вовремя напоминать ему о необходимости провести платеж или вернуть акт.

2 Схема работы менеджера по продажам

Менеджер по продажам занимается поиском клиентов и работы с ними, а также ведение всей документации в течение срока работы с этим клиентом.

Рассмотрим схему работы менеджера по продажам:

1. Менеджер анализирует рынок и организует поиск клиентов;
2. Ведет телефонные переговоры с клиентом;
3. Регистрирует переговоры в собственной клиентской базе;
4. Готовит презентационные документы: коммерческое предложение на основании первичной информации, образец договора, прайс-листы;
5. Менеджер непосредственно максимально возможно изучает товар через интернет ресурсы;
6. Организует встречи с клиентом;
7. Согласует договор с клиентом;
8. Регистрирует договор в реестре договоров;
9. Заключает договор;
10. Выставляет: счет-фактура, счет на оплату и акт выполненных работ;
11. Регистрирует акт выполненных работ от клиента в реестре актов;
12. Менеджер формирует отчет о проделанной работе;

Такая схема используется с начала работы фирмы.

Менеджер по продажам находит клиента. Звонит ему и договаривается о встрече. Заносит данные о клиенте, о контактных лицах, о содержании разговора в файл (*.xls). Затем менеджер готовит презентационные документы для встречи с клиентом. Менеджер просит изготовить демо-версию Интернет ресурса инженера-программиста.

Менеджер встречается с клиентом, проводит переговоры по следующим пунктам: стоимость работ, качество и сроки выполнения, график платежей, гарантийные обязательства. Создается файл Word, куда вносится вся необходимая информация о клиенте, выбранном тарифе, размере оплаты и т.д.

После согласования менеджером всех нюансов с клиентом заключается договор, выписывается счет на оплату, счет-фактура (если требует клиент), следит за своевременным подписанием документа с двух сторон. Затем, информация из договора, но в более сокращенном виде, заносится менеджерами в реестры договоров (файлы Excel).

Реестр актов пополняется по мере поступления актов выполненных работ от клиентов. Поступают акты выполненных работ от клиентов письмами; информация о поступивших письмах записывается в журнал «Входящая корреспонденция»; из данного журнала и берется информация о поступивших актах выполненных работ и заносится в реестр актов.

По окончании месяца менеджером по продажам формируется отчет о проделанной работе по данным реестров, журналов и собственным записям. В отчете отмечаются договора, заключенные менеджером по продажам и сумма вознаграждения.

3 Обоснование необходимости автоматизации работы менеджера по продажам

В результате анализа обязанностей, схемы работы, очередности обработки информации выделены следующие недостатки:

• большие затраты внимания менеджера по продажам на выполнение рутинных операций и составление реестров, журналов и отчетов;
• неполное и неэффективное использование технических средств, имеющихся в наличии;
• низкая оперативность, снижающая качество работы;

Очевидно, что работа менеджера довольно рутинна, в данном представлении, что сильно влияет на результаты деятельности: работа замедляется, возникает большой количество ошибок, документы могут быть оформлены некорректно. Из-за этого начальнику отдела продаж и маркетинга приходится проверять и перепроверять созданные документы и правильность суммы оплаты. Вся эта работа является очень трудоемкой и требующей больших затрат времени и внимания, она сужает возможности оперативного получения информации.

Таким образом, на основании приведенных выше недостатков возникла необходимость автоматизации работы менеджера по продажам, что позволит надежно хранить, обрабатывать информацию и при этом резко снизить трудоемкость и повысить достоверность, оперативность получения результатной информации и итоговых документов.

1. Иванов В.К., Унижаев Н.В. Практикум «Информационные системы» – Москва, 2006.
2. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/Г.Н. Смирнова, А.А., Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; Под ред. Ю.Ф. Тельнова. – М.: Финансы и статистика, 2006. – 512с.
3. Информационные технологии. УМК. М.Р. Павлова. – СПб.: изд-во СЗТУ, 2008.
4. Ризаев И.С., Яхина З.Т. Базы данных. Учебное пособие. Казань.: КГТУ. 2004.
5. Титоренко, Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике, М.: Компьютер, 2007 г.
6. Хоменко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г.. Базы данных. Учебник. Москва: Бином – Пресс, 2006.