Номенклатура дел

В наше время классификация документов является одной из наиболее важной и до сих пор нерешенной проблемой. Появляются новые виды документов, увеличивается объем электронного документооборота, вопросы упорядочения работы с документами, а в основном их систематизация и классификация, выступают на первый план. Одним из эффективных способов систематизации и классификации крупных документальных фондов, образующихся в процессе деятельности организаций, является создание номенклатуры дел.

Актуальность темы курсовой работы обуславливается важностью обеспечения для любой организации упорядоченного хранения, использования и обеспечения сохранности документов, создаваемых и поступающих в организацию. Документы не только имеют юридическое значение, они являются и носителем ценной информации, т.е. информации о всей предшествующей деятельности организации и ее взаимосвязях с другими организациями, их использование существенно повышает качество и оперативность подготовки новых документов, исключает затраты труда и времени на повторную подготовку однотипных документов. Упорядоченное хранение, обеспечивающее оперативный поиск документов, требует их четкой классификации.

Объект данной работы: номенклатура дел.

Предмет работы: составление номенклатуры дел.

Цель данной курсовой работы – изучить процесс составления номенклатуры дел.

Для ее достижения необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть определение и назначение номенклатуры дел;

- изучить виды номенклатур дел;

- проанализировать порядок составление конкретной номенклатуры дел;

- исследовать схему построения номенклатуры дел;

- составить методические рекомендации по составлению номенклатуры дел;

- провести оформление номенклатуры дел.

В результате работы был проведен анализ литературы и источников, которые помогают при разработке номенклатуры дел. Каждый из авторов уделил должное внимание как самой номенклатуре, так и ее практической составляющей. Также стоит выделить особую значимость нормативных документов и внутренней документации в организации, ведь благодаря им можно определить правильное обозначение структурных подразделений и состав документального фонда.

Данная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

ГЛАВА 1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, ЕЁ НАЗНАЧЕНИЕ

• Определение и назначение номенклатуры дел

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия образуется большое количество различных документов. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации. Большую часть служебной информации, работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени. Поэтому систематизация документов – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления. От того, как группируются и хранятся документы в делопроизводстве, зависит не только возможность их использования в справочно-информационном обслуживании руководства и специалистов организации, но иногда даже ее финансовое положение. Так, например, вовремя не найденные документы по осуществленной сделке (договоры, акты, гарантийные письма и др.) не позволят доказать правоту при судебных исках, и соответственно, приведут к материальным потерям. За непредставление проверяющим организациям финансовых и кадровых документов на организацию может быть наложен штраф. Таким образом, это доказывает, что документы в организации должных храниться в установленном порядке, чтобы их можно было легко найти. Такой порядок может быть обеспечен только при наличии в организации номенклатуры дел, составленной с учетом всех нормативных требований.

Зачастую и руководители, и специалисты не сразу видят важность задачи правильной систематизации документов. Когда в организации накапливается большое количество документов и в них становится все труднее разобраться, когда секретарь не смог вовремя найти нужный документ, сложилась спорная ситуация, для решения которой нужны документы прошлых лет или начались проверки финансовых, кадровых документов, тогда и возникает вопрос о составлении номенклатуры дел. Кроме того, когда накапливается большое количество документов, возникает вопрос об их дальнейшем хранении. Хранить все созданные документы просто невозможно, а разобраться в том, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить, без номенклатуры дел очень сложно.

Обязательность хранения определенных документов достаточно полно определена в законодательстве, подзаконных нормативных актах, разработаны нормативно-методические документы общего действия, определяющие порядок и методику хранения.

Прежде всего, это, конечно, Федеральный закон РФ «Об архивном деле в РФ», а также множество других законодательных актов, таких как:

-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»;

- ФЗ «Об акционерных обществах» и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ;

- ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ и др [11, с. 18].

Действующие нормативно-методические документы по делопроизводству и архивному делу являются разработками органов руководства архивным делом.

Так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы, архивные органы заинтересованы в обеспечении сохранности документов еще на ранних стадиях их хранения.

Росахрив РФ разработал систему хранения документов в делопроизводстве организации и организации архива, нормативные сроки хранения документов.

«Основные правила работы архивов организаций» (М.2002г.) являются главным нормативным документом, закрепляющим систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов, в этот норматив включены требования к номенклатурам дел, включая порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения [17, с. 102].

Нормативным документом, закрепляющим сроки хранения, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (М.2000г.) и ведомственные перечни, а также перечень решений ЭПК-ЭПМК Комитета по делам архивов при правительстве УР за 1992-2003гг. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

1. Об архивном деле: Федеральный закон от 22.12.2004 № 125-ФЗ // Российская газета. – 2004. – № 3614 (0). – 27 октября. – Ст. 32.

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях: утв. Приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71083090/

3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://base.garant.ru/199315/ 53f89421bbdaf7 41eb2d1ecc4ddb4c33/

4. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 // Российская газета. – 2009. – 24 июня.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти от 08 ноября 2005 №536 // Российская газета. – 2006. – 7 февраля.

6. Основные правила работы архивов организаций: одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/

7. ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Стандартинформ, 2003.

8. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. М.: Стандартинформ, 2014. – 16 с.

9. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 года № 76. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/902198645

10. Должностные инструкции по подразделениям предприятий и отраслям деятельности: подготовлено экспертами компании «Гарант». [Электронный ресурс].: Режим доступа: http://base.garant.ru/6135453/

11. Алексенцев А. И. Составление номенклатур конфиденциальных дел // Секретарское дело. – 2000. – № 2. – С. 24 – 28.

12. Альбрехт Б.В. Номенклатуры дел и их роль в организации работы с документами юридических лиц разных форм собственности // Секретарское дело. – 2004. – № 4. – С. 33 – 36.

13. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30–2003): Учебное пособие. – 7-е изд., перераб. И доп. – М: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко », 2010. – 348 с.

14. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебное пособие. – Изд. 3-е, испр. И доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 473 с.

15. Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ // Делопроизводство. – 2007. – №3. – С. 40 – 48.

16. Белов А.Н., Белова А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. – М.: Изд-во Эксмо, 2006. – 624 с.

17. Бобылева М. П. Подготовка номенклатуры дел организации в условиях использования элементов электронного документооборота // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. – № 1. – С. 6 – 17.

18. Бурова Е. М. Некоторые особенности составления и оформления номенклатуры дел // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – № 2. – С. 12 – 17.

19. Быкова Т.А. Делопроизводство: Учебник – 3-е изд., перераб. И доп. – М.: ИНФРА-М, 2014. – 364 с.

20. Вялова Л.М. Номенклатура дел. Порядок оформления // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. – № 6. – С. 26 – 33.

21. Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 3-е изд., перераб. И доп. – М.: Проспект, 2017. – 480 с.

22. Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – 2-е изд., доп. И перераб. – СПб.: Питер, 2008. – 224 с.

23. Доронина Л.А. Составляем номенклатуру на следующий год // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. – № 12. – С. 22 – 35.

24. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело. – 2004. – № 3. – С. 58 – 67.

25. Замыцкова О.И. Делопроизводство [Документационное обеспеспечение управления]: учебник. – Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 375 с.

26. Зверева Н.А. Номенклатура дел организации // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2005. – № 11. – С. 98 – 112.

27. Иритинова В.С. Практикум по составлению номенклатуры дел. – М.: Дитад, 2014. – 212 с.

28. Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2017. – 304 с.

29. Кошелева Е.А. Номенклатура дел организации: заполняем графы 3- 5 // Секретарь-референт. – 2020. – № 3. – С. 48 – 59.

30. Кошелева Е.А. Составление номенклатур дел // Секретарьреферент. – 2019. – № 1. – С. 46 – 49.

31. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления персоналом учебник и практикум для прикладного бакалавриата. – М.: Издательство Юрайт, 2015. – 520 с.

32. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство (традиционные автоматизированные технологии): учебник для вузов. – М.: Издательский дом МЭИ, 2021. – 344 с.

33. Лепеха О. А. Номенклатура дел организации: от идеи к реализации // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2019. – № 11. – С. 18-24.

34. Подолина О.Г. Проблемы организации хранения документов согласно номенклатуре дел и решение с помощью СЭД // Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2011. – № 9. – С. 25 – 37.

35. Попова Е.Н. Из опыта работы по созданию номенклатуры дел в учреждениях медико-социальной экспертизы // Делопроизводство. – 2015. – № 2. – С. 76 – 80.

36. Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. – М.: Юрайт-Издат, 2004. – 182 с.

37. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 304 с.

38. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2009. – 192 с.

39. Сувернева А. И. Номенклатура дел в организации // Отдел кадров коммерческой организации. – 2010. – № 4. – С. 41 – 47.

40. Тиханович С.В. План работы архива на год // Секретарь-референт. – 2015. – № 6. – С. 51–54.

41. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело. – 2000. – № 1. – С. 119 – 126.

42. Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа: учебник и практикум для академического бакалавриата. – М.: Издательство Юрайт, 2015. – 375 с.