Анализ проблемы обеспечения сохранности документов в делопроизводстве некоммерческой организации и пути ее совершенствования-курсовая

За последние десятилетия информационные технологии достаточно прочно вошли в нашу жизнь. Они активно развиваются и получают все более широкое распространение и применение.

На сегодняшний день трудно представить хотя бы одну организацию, которая не использует в своей деятельности информационные технологии. В основном, подобное связано с возрастающим объемом информационных потоков, в том числе в бизнес-процессах, связанных с документооборотом.

На предприятиях используют не только информационные управляющие системы, но и системы для управления документооборотом. Такие системы предназначаются для перевода всей документации предприятия в электронный вид, что повышает удобство обработки документов, а также повышает эффективность функционирования предприятия, посредством уменьшения времени, которое необходимо для оформления и обработки документов.

Оптимизация документооборота и хранения документов в организации позволяет сделать еще один шаг к внедрению комплексной системы управления компанией, что в целом положительно влияет на точность данных и своевременность их предоставления, позволяет автоматизировать многие процессы, происходящие в организации, что ведет к снижению затрат и достижению миссии и целей организации. В этом и заключается актуальность изучаемой темы выпускной квалификационной работы.

Объектом исследования в настоящей работе являются процессы сохранности документов.

Предмет исследования работы - оптимизация сохранности документов в МБДОУ «ДС № 4«Колокольчик».

Целью работы является пути совершенствования проблемы обеспечения сохранности документов в делопроизводстве некоммерческой организации на примере МБДОУ «ДС № 4«Колокольчик».

Для достижения поставленной цели требуется решить следующие задачи:

- изучить теоретические аспекты оптимизации документооборота организации;

- проанализировать основные задачи и проблемы сохранности документов;

- дать характеристику МБДОУ «ДС № 4«Колокольчик»;

- сделать обзор и изучить существующие системы электронного документооборота в МБДОУ «ДС № 4«Колокольчик»;

- проанализировать процесс  обеспечения сохранности документов МБДОУ «ДС № 4«Колокольчик»;

- дать рекомендации по совершенствованию процесса сохранности документов в МБДОУ «ДС № 4«Колокольчик».

В информационно-эмпирическую базу исследования входят нормы законодательства РФ, закрепляющие режим хранения документов в Российской Федерации.

Степень разработанности исследования: в нее входят работы следующих авторов: Чвиров В.В., Панасенко Ю.А., Кузнецов И. Н., Раскин Д.И., Козлов В.П., Доронина Л.А., Грозова О.С. и другие.

При написании выпускной квалификационной работы были применены такие методы научного исследования, как изучение научной литературы по теме исследования, аналитический и сравнительный методы.

Выпускная квалификационная работа содержит введение, три главы, заключение, приложение и список использованных источников.

1.    Теоретические основы обеспечения сохранности документов в делопроизводстве некоммерческой организации

1.1. Понятие и значение делопроизводства в некоммерческих организациях

Документационное обеспечение управления (или, как его еще называют, делопроизводство) – это такая область деятельности в рамках конкретной организации, которая обеспечивает документирование и полную организацию работы с различными документами [13, с.63].

Документационное обеспечение – это обязательный, важный аспект деятельности любого предприятия. Документы являются основным инструментом управления в любой российской организации независимо от направления деятельности и организационно-правовой формы. В любой организации составляются и в дальнейшем принимаются необходимые документы, которые включают в себя: итоги деятельности, финансовое состояние организации в конкретный период времени, взаимодействие с персоналом, материально-техническое обеспечение и т. д. Иными словами, подобные документы отражают все стороны деятельности организации в письменной форме, в виде конкретных документов. На документы возлагается важнейшая функция – обеспечение управленческих функций в рамках организации. Документы включают в себя различные планы, показатели деятельности и иную, не менее важную, информацию.

Таким образом, именно порядок работы с документами в организации во многом определяет в целом оперативность и качество решений, которые принимаются в данной компании, а также становится возможным сделать вывод об эффективности реализации данных решений. Работа с документами – немаловажная составляющая управленческого процесса. Все операции с документами оказывают влияние на эффективность управления в целом. Стоит отметить, что принятие управленческого решения состоит из ряда связанных между собой этапов, среди которых:

• получение исходной информации;
• переработка исходной информации;
• глубокий анализ переработанной информации;
• подготовка проекта управленческого решения;
• принятие данного управленческого решения. [15, с.65]

Можно сделать вывод, что практически все этапы принятия решения тесно связаны с документационным обеспечением процесса управления. Для того, чтобы извлечь из деятельности положительный экономический эффект важно, в первую очередь, качественно извлечь, обработать и интерпретировать информацию.

При этом стоит отметить, что информация может быть разная. В том случае, если в организации процесс работы с документами находится на неудовлетворительном уровне, то в значительной степени снижается качество управления, так как оно напрямую определяется качеством информации особенностями ее передачи, обработки.

Кроме того, процесс управления определяется четкостью поиска, хранения и использования имеющихся документов.

К функциям управления документами в организации относятся:

• утверждение единого порядка документооборота в организации;
• обработка входящих и исходящих документов;
• регистрация и учет документов (внутренних, поступающих и отправляемых);
• приведение имеющихся документов в единую систему, а также их хранение и использование;
• работа с обращениями от граждан;
• обеспечение необходимой степени информационной защиты.

Стоит отметить, что в том случае, когда предприятие расширяется, в том числе, увеличивается и численность его сотрудников, все более актуальным становится вопрос эффективности документационного обеспечения (оптимизации документооборота организации).

Следовательно, документооборот – это важнейшая составляющая процесса управления организацией. Практически все действия и шаги должны быть в обязательном порядке зафиксированы в письменном виде в форме конкретных документов.

32 источника