Правовая база электронного документооборота в России

При построении информационного общества, в связи с процессом развития единого информационного пространства в Российской Федерации, вопросы формирования эффективного документооборота приобретают особое значение. Возрастает потребность в упрощении процедуры документооборота как между отдельными организациями, так и между структурными подразделениями одной организации путем замены традиционной бумажной формы документов их более удобными, технологичными и электронными формами документов, отвечающими современным требованиям. Использование электронного документооборота значительно ускоряет оформление коммерческих сделок, сокращает объем бумажных документов, экономит время сотрудников и затраты предприятия, связанные с заключением контрактов и соглашений, оформлением различных документов, обменом документацией, необходимой для осуществления производства между организациями. Все больше и больше информации хранится и распространяется в электронном виде. И в этом случае обеспечение юридической силы электронного документооборота начинает приобретать особое значение.

На современных предприятиях формируется значительный массив бухгалтерской информации. Технология его формирования начинается с момента регистрации, сверки, приема, обработки и оформления первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.д. Процесс перемещения этих документов, начиная с их составления, принятия и обработки на всех этапах и заканчивая их сдачей в архив, обычно называется документооборотом. В настоящее время на предприятиях внедряются различные системы автоматизации для облегчения документооборота. Электронный документооборот, в отличие от бумажного, более эффективен и прост, избавляет предприятия от огромных складов архивной информации на бумаге, информация может храниться в компьютере, на дисках. Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота - это организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль за потоком документов в организациях.

Тема данной работы актуальна, поскольку электронный документ играет чрезвычайно важную роль в современном делопроизводстве и с каждым годом неуклонно расширяет область своего применения. Количество документов и компаний, вовлеченных в юридически значимый электронный документооборот, неуклонно растет. Это связано с развитием информационно-коммуникационных технологий, которые, с одной стороны, предоставляют массу новых возможностей для повышения эффективности документооборота, с другой, просто вынуждают клерков идти в ногу со временем: модернизировать технологии документооборота, чтобы они оставались актуальными.

Объектом исследования является электронный документооборот.

Предметом исследования являются вопросы правового регулирования электронного документооборота.

Цель работы – выявить особенности правового регулирования электронного документооборота в России.

Задачи:

1. Исследовать особенности развития и внедрения электронного документооборота в России.
2. Изучить историю становления законодательной базы электронного документооборота.
3. Проанализировать современное состояние законодательства в области электронного документооборота.
4. Выявить особенности и перспективы развития отечественного законодательства об электронном документе.

Источниковая база: основными источниками являются нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства (например, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» из которых в сравнительных целях будут взяты некоторые определения, связанные с документооборотом, а также будет взята информация конкретно связанная с электронной подписью; государственные стандарты сферы делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования, ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и т.д.), который послужат в качестве хорошей терминологической базы для нашего исследования.

Данная работа состоит из: ведения двух глав, разделенных на параграфы, заключения и списка литературы.

1 Электронный документооборот: теоретические аспекты 

1.1 Понятие и особенности электронного документооборота

В современном законодательстве существует несколько определений понятия «электронный документ» Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» определение электронного документа выглядит следующим образом: «Электронный документ - это документированная информация, представленная в электронном виде, то есть в форме, пригодной для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Также понятие «электронный документ» трактуется в разных вариациях в зависимости от нормативного документа.

ГОСТ 7.83-2001 - это документ на машиночитаемом носителе, для использования которого требуется компьютерная техника.

ГОСТ Р7.0.8.2013 - это документ, информация о котором представлена в электронном виде.

ГОСТ Р 7.0.8.2013 Электронная копия документа Копия документа, созданная в электронном виде

ГОСТ Р 50.1.031-2001 представляет собой информационный объект, состоящий из двух частей: реквизита, содержащего идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, сведения об авторе и т.д.) и электронную цифровую подпись, и содержательной, включающей текстовую, цифровую и/или графическую информацию, которая обрабатывается как единое целое.

ГОСТ Р 522922004 - это форма представления документа в виде набора взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде [5, с. 35].

Основная концепция электронного документа на данный момент закреплена в Федеральном законе № 149-ФЗ от 27.07.2006. Электронный документ – документированная информация, представленная в электронном виде, то есть в форме, пригодной для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с записанной на нем информацией в любой форме в виде текста, звукозаписи, изображения или их комбинации, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и является предназначен для передачи во времени и пространстве в целях общественного пользования и хранения».

Разделение документов на бумажные и электронные - это не что иное, как различие в зависимости от типа носителя, формы документации и представления информации.

1. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // [Электронный ресурс] – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/c5051782233acca771e9adb35b47d3fb82c9ff1c/.
2. Анисимов, Б.В. Распознавание и цифровая обработка изображений / Б.В. Анисимов, В.Д. Курганов, В.К. Злобин. - М.: [не указано], 2019. - 667 c.
3. Байер, В.Н. Излучение релятивистских электронов / В.Н. Байер, В.М. Катков, В.С. Фадин. - М.: [не указано], 2017. - 980 c.
4. Барашева, Е. Правовое регулирование механизма регистрации и применения электронно-цифровой подписи при совершении сделок / Барашева Е., Пьянкова А., Степаненко А. // Гуманитарные, социально-экономические и общественные науки. - 2021. - № 2. - С. 89-91.
5. Богнер, Р. Введение в цифровую фильтрацию / Р. Богнер, А. Константинидис. - М.: [не указано], 2017. - 343 c.
6. Бокиева, К. Г. Электронная подпись в России: состояние и перспективы // Молодой ученый. – 2018. – № 52 (238). – С. 185-186. [Электронный ресурс] – URL: https://moluch.ru/archive/238/55256/.
7. Бондаренко Ю.А. Особенности расследования мошенничества, совершенного с использованием электронной подписи // Гуманитарные, социально-экономические и общественные науки. - 2020. - № URL: https://cyberleninka.ru/article/n/osobennosti-rassledovaniya-moshennichestva-sovershennogo-s-ispolzovaniem-elektronnoy-podpisi.
8. Нечепуренко, Н. Д. Некоторые проблемы правовой регламентации использования электронной подписи / Н. Д. Нечепуренко // Проблемы совершенствования российского законодательства: сборник тезисов Всероссийской (с международным участием) научной конференции курсантов, слушателей и студентов, Барнаул, 07–09 апреля 2020 года. – Барнаул, 2021. – С. 234-235.
9. Николюкин С.В. Статья. Использование электронной подписи как форма реализации права. – Москва: Современный Юрист // [Электронный ресурс] – URL: https://wwelibrary.ru/item.asp?id=25458439.
10. Соловьева, В. В. Электронный документооборот в Российской Федерации и Республике Абхазия: сравнительно-правовой аспект / В. В. Соловьева, К. Р. Лакоя // Северо-Кавказский юридический вестник. – 2020. – № 4. – С. 148-163. – DOI 10.22394/2074-7306-2020-1-4-148-163.
11. Титов, Н. А. Проблемы применения электронной подписи в электронных документах / Н. А. Титов // Интеллектуальные ресурсы - региональному развитию. – 2021. – № 1. – С. 645-650.
12. Чуча, С. Ю. Электронное правосудие. Электронный документооборот / Чуча С. Ю. - Москва: Проспект, 2017. - 240 с.
13. Электронная цифровая подпись https://www.notarius.com/en/certifio/employees-usa.
14. Преимущества пользования электронной подписью https://docsignpro.com/electronic-signature.
15. Платформы электронной подписи https://www.ilovepdf.com/blog/sign-with-digital-signature.