Курсовая Документирование управленческой деятельности

Любая организация должна отражать происходящие в ней процессы в документах. Это нужно для внутренней организации, это требуется для составления отчетов в различные контролирующие органы. Причем все используемые бумаги и сведения постоянно обновляются: появляются одни, устаревают другие. И, наконец, идет обмен между подразделениями, отделами, просто специалистами. Весь этот процесс и есть документооборот в организации.

Под документооборотом понимают правила, по которым продвигаются подписанные решения внутри предприятия или учреждения от момента их поступления до архивного хранения. Основой этого понятия является получение документа, его рассмотрение, передача исполнительным органам, проведение организационных мероприятий по исполнению, удостоверение, оформление, отправка на хранение.

Это процесс, который учитывает инстанции движения документа вместе со скоростью его передвижения по этим инстанциям. Документооборот - это процесс, который необходимо соотносить с информационной деятельностью управленческого аппарата, с документированием каждого отдельного решения, хранением вновь поступивших документов.

Организация документооборота сопряжена с определенными проблемами: временные потери; потери документов на пути следования; сдача отчетности не вовремя; бумажные архивы далеки от совершенства.

Актуальность данной работы заключается в том, что огромное количество недостатков в деятельности многих аппаратов управления связано именно с плохой организацией движения документов.

Цель курсовой работы рассмотреть организацию документирование управленческих решений на примере организации КГБУЗ «Городская больница № 1 г. Рубцовска».

Задачи работы:

1.Изучит теоретические основы организация документирование управленческой деятельности;

2.Провести анализ организации документирование управленческой деятельности на примере КГБУЗ «Городская больница № 1 г. Рубцовска».

Предмет работы- общественные отношения возникающие в области организации документооборота.

Объект- организация документооборота на примере КГБУЗ «Городская больница № 1 г. Рубцовска».

Глава 1.Теоретическиеп основы документирования управленческих решений

1.1.Понятие о документах и способах документирования

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве

Докуме́нт (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) — облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов определенного значения.

Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

В узком смысле, документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. Так, в праве под документом понимают письменный акт, составленный в предусмотренной законом форме и удостоверяющий факты юридического значения (рождение лица, получение образования, трудовой стаж). В исторической науке документом называется письменное свидетельство о чём-либо, чаще всего принадлежащие государственному аппарату или общественным организациям.

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин "Делопроизводство".

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Если документ лицом вне его служебной общественной деятельности, то он считается личного происхождения.

Документы выполняют ряд важных функций:

· информационную, являются носителем и источником ;

· управленческую, позволяют , регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

· , служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют и показатели;

· коммуникативную, помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;

· учетную, накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

· , отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

· , являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;

· историческую, являются знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают историческое прошлое и народов.

Все создаваемые управленческие документы “обслуживают” определенные управленческие функции. Например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.

Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной .

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам , назначения, вида, сферы деятельности, единых к их оформлению.

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам.

Унификацией документов - приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам. Унифицированная форма документа – это реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унифицируют не только документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым и требованиям, содержащая , необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унификация документов одним из их стандартизации.

Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение в сфере производства и обращения продукции и повышение продукции, работ услуг.

В стандартах управленческую документацию состав отдельных документа (реквизитов), их расположение и правила .

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность состава, наличие правил придания юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.

1. Анализ нормативно-методических документов, определяющих порядок документирования на примере инструкций по делопроизводству администрации Алтайского края и г. Барнаула / Т. Н. Самсонова Сибирская академия государственной службы. Алтайский филиал // Ученые записки Алтайского филиала Сибирской академии государственной службы. – Барнаул, 2014. – Вып. 4. – С. 11–21.

2. Андреева, В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы : (на основе ГОСТов РФ) / В. И. Андреева. – М. : Аст-Пресс, 2010. – 215 с.

3. Берестова, Т. Ф. Документ: методологические основания изучения, предъстория возникновения, сущность и явление [Текст] / Т. Ф. Берестова // Научные и технические библиотеки .– 2011.– № 10.– С. 42–54.

4. Басаков, М. П. Приказ и деловое письмо: / М. П. Басаков. – 4-е ид. –Ростов-на-Дону : Феникс, 2015. – 224 с.

5. Бобылева, М. П. На пути к информационному менеджменту: (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) / М. П. Бобылева // Делопроизводство.– 2011.– С.8.

6. ГОСТ Р 7.0.8.-2013. Делопроизводство и архивное дело - Тер-мины и определения [Текст] . – М. : Изд-во стандартов, 2013. – 16 с.

7. Документ в свете ноокоммуникологии : научно-практическое пособие / Г. Н. Швецова-Водка. – М. : Литера, 2015. – 384 с.

8. Документирование объектов традиционного деревянного зод-чества Русского Севера / С. Парринелло // Вестник Томского госу-дарственного университета. Культурология и искусствоведение. – 2011. – № 1. – С. 89–96

9. Документирование предоставления государственной услуги / М. А. Катышева, А. Н. Медведев, Л. Р. Фионова // Делопроизводство : ин-форм.-практич. журн. – 2016. – №4. – С. 16–21.

10. Документоведение и документационное обеспечение управле-ния: некоторые вопросы теории и практики: [сб. ст.] / Гос. образо-ват. учреждение высш. проф. образования "Алт. гос. ун-т", ф-т полит. наук, каф. документоведения ; [отв. ред. А. Р. Ивонин]. – Барнаул : Изд-во АГУ, 2015. – 112, с

11. Документоведение и документационное обеспечение управления: некоторые вопросы теории и практики: [сб. ст.] / Гос. образо-ват. учреждение высш. проф. образования "Алт. гос. ун-т", ф-т полит. наук, каф. документоведения ; [отв. ред. А. Р. Ивонин]. - Барнаул : Изд-во АГУ, 2015. – 112, с.

12. Документы [Текст] : Делопроизводство. – 9-е изд., перераб. и доп. / под ред. М. В. Стенюкова. – М. : Приор, 2015. – 412 с.

13. Документы и делопроизводство: справочное пособие. - М. : Экономика, 2011. – 270с.

14. Зиновьева, Н. Б. Документ или документированная информация? / Н. Б. Зиновьева // Научные и технические библиотеки : еже-месячный сборник по вопросам теории и практики библиотечного дела. – 2013. – № 5. – С. 113–12

15. Лиховид, Т. Ф. Понятие «информация» и «документ» в интерпретации западных специалистов / Т. Ф. Лиховид // Библиография. – 2014. – № 4. – С. 33–3

16. Плешкевич, Е. А. Методологические проблемы идентификации документа как объекта познания / Е. А. Плешкевич // Библиотековедение. – 2013. – № 6. – С. 15–2

17. Плешкевич, Е. А. Теория документальной информации: библиотечно-книговедческий аспект (постановка проблемы) / Е. А. Плешкевич // Библиотековедение. – 2017. – № 3. – С. 22–27.

18. Пегина,Т. П. Формирование делового письма в России в период ХVI–ХVII в. / Т. П. Пегина, А. Б. Плынская // Делопроизводство : вопр. организации документооборота, регистрации и оформления док., контроль их исполнения, введения новейших технологий в дело делопроизводства. – 2015. – №1. – С. 60–65

19. Плешкевич, Е. А. Эволюция теоретических представлений о документе / Е. А. Плешкевич ; Рос. гос. б-ка, НИО библиотековедения. - М. : Пашков дом, 2014. – 93, с.

20. Ростовцева, Д. В. Особенности документирования информационно-аналитической деятельности в органах регионального управления : информационные продукты / Д. В. Ростовцева // Делопроизводство. – 2016. – №1. – С. 39–43

21. Фрадкин В. Н. Прошлое, настоящее и будущее носителей ин-формации / В. Н. Фрадкин // Компьютер Price. – 2013. –№46. – 174 с.

22. Швецова-Водка, Г. Н. Оригинальная трактовка документиро-вания и документа / Г. Н. Швецова-Водка // Научные и технические библиотеки. – 2016. – № 7. – С. 11–25.