В современных условиях экономического кризиса качественная организация делопроизводства в кадровой службе определяет жизнеспособность организации.
Организация делопроизводства в кадровой службе организации связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников, что значительно усложняет отбор нужных данных при приеме на работу, уходе в отпуск, увольнении, переходе на другую должность и других перемещениях сотрудника. Но немаловажным остается организация надежности хранения и конфиденциальности личных данных о работающих в организации. С помощью анализа делопроизводства в кадровой службе вырабатывается необходимость внедрения информационно-коммуникативных технологий в организации. Квалифицированный секретарь, кадровик, делопроизводитель должен хорошо пользоваться не только общедоступными информационными программами, но и специально разработанными по его профессии. Он должен уметь быстро ориентироваться в новых или обновленных версиях необходимых для него программ.
В последние годы в науке об управлении наблюдается коренное изменение представлений о роли персонала в деятельности данных организаций. Сформировалась концепция управления человеческими ресурсами, в соответствии с которой персонал представляет собой один из важнейших ресурсов современных коммерческих организаций, которые по своей природе нуждается в эффективном и многоплановом управлении, включающем, как необходимый фактор, обеспечение социального, профессионального и структурного развития персонала. Согласно современным представлениям, стратегия управления персоналом является существенной составной частью стратегии организации и должна разрабатываться и реализовываться в соответствии перспективными задачами развития организации [10, с. 16].
Чтобы выжить в современных сложных условиях на базе многих организаций создаются новые отделы, занимающиеся кадровым маркетингом. Управление такими структурами очень сложная задача. Для обеспечения эффективного управления персоналом необходимо создавать рациональную структуру управления организацией делопроизводства.
В данной работе предпринята попытка проанализировать возможности применения теоретических методов к практическому освоению организации делопроизводства в отделе кадров на основе информационных технологий в рамках отдельной организации.
Объектом исследования является ООО «Сладкая жизнь Н.Н.».
Предмет исследования – система организации делопроизводства в отделе кадров в ООО «Сладкая жизнь Н.Н.».
Цель работы состоит в анализе организации делопроизводства в отделе кадров ООО «Сладкая жизнь Н.Н.» и разработке путей ее совершенствования.
Таким образом, задачи данной работы состоят в следующем:
1) изучить специфику и методологические основы управления персоналом в современных условиях;
2) проанализировать зарубежную практику и актуальные тренды управления персоналом в России;
3) изучить современные тенденции использования информационных технологий в документационном обеспечении управления персоналом;
4) дать технико-экономическая характеристику ООО «Сладкая жизнь Н.Н.»;
5) провести анализ эффективности организации системы управления персоналом ООО «Сладкая жизнь Н.Н.»;
6) изучить технологии делопроизводства, применяемые в работе отдела кадров ООО «Сладкая жизнь Н.Н.»;
7) исследовать современные информационные технологии в системе делопроизводства отдела кадров ООО «Сладкая жизнь Н.Н.»;
8) разработать мероприятия по совершенствованию организации делопроизводства и управления персоналом в отделе кадров ООО «Сладкая жизнь Н.Н.»;
9) провести расчет социально-экономического эффекта от реализации мероприятий по совершенствованию организации делопроизводства и управления персоналом в отделе кадров ООО «Сладкая жизнь Н.Н.»
В процессе работы были использованы следующие методы исследования: наблюдение, опрос, анализ первичной отчетности организации.
Информационной базой исследования стали труды ведущих ученых и практиков в области организации делопроизводства в сфере управления кадрами.
Практическая значимость работы заключается в том, что комплекс инноваций, предложенный в работе, будет способствовать повышению эффективного управления персоналом организации.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы и приложений.
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СФЕРЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
1.1 Специфика и методологические основы управления персоналом в современных условиях
Теории управления, прежде всего – управление людьми в процессе производственной деятельности излагаются авторами с различных позиций. Например, Р. Скотт, рассматривал теорию управления в развитии с двух точек зрения: с точки зрения закрытой и открытой систем и с точки зрения рационального и социального факторов. Он выделил четыре этапа в развитии теории и практики управления. При этом под открытой системой он понимал систему, воспринимающую и реагирующую (в отличии от замкнутой) на внешние воздействия, будь то изменение цен на сырье, ужесточение конкурентной борьбы или другие факторы.
Рациональный же фактор управления, в противовес социальному, низводит роль человека в процессе производства до простого механизма, отдавая приоритет чисто техническим аспектам [15, с. 88-92].
Таблица 1.1 - Факторный анализ в управлении персоналом
Закрытая система Открытая система
Фактор
рациональности 1. 1900-1930
Вебер
Тейлор 1960-1970
Чандлер
Лоуренс
Лорш
Фактор
социальный 1. 1930-1960
Мэйо и др.
Барнард
Селзинк 1970 – по
настоящее время
Уэйк
Марч
Вывод: имеет место эволюция и в другом направлении – от рационального фактора к социальному. Рациональный (механический) фактор имеет в виду достижение конкретных целей – прежде всего максимизацию прибыли. Исходя из этого, построена вся работа организации.
Одним из подходов к управлению персоналом на предприятии может быть следующий. Анализируя миссию предприятия и состояние окружающей его среды (в это понятие включаются: социальная, экологическая, экономическая, конкурентная, технологическая и другие составляющие) предприятие формулирует основную стратегическую цель - состояние, которое необходимо достигнуть к определенному моменту времени. Далее необходимо определить способы достижения цели, т.е. разработать собственно стратегию. Под стратегией в данном случае подразумевается стратегия включающая определенный набор и последовательность действий, совокупность методов, реализация которых обеспечит достижение поставленной цели. Например, «расширение сбыта за счет снижения цен на основе применения прогрессивных технологий», «повышение рентабельности производства за счет выпуска новых, более конкурентоспособных изделий» и т.д.
Для формирования эффективной стратегии, ее авторы должны хорошо прогнозировать изменения внешней среды (характер потребностей клиентов, возможное поведение конкурентов и поставщиков, региональную экологическую и социальную ситуацию, значимые для отраслевой экономики действия государства, изменения на международной экономической арене и т.д.) и состояние внутренних ресурсов предприятия (динамика рабочей силы, состояние производственных мощностей, уровень технологии, финансовое положение и т.д.). Один из эффективных методов анализа состоит в последовательном изучении сильных и слабых сторон предприятия на фоне изучения внешней среды. В основу стратегии кладутся действия, использующие сильные стороны предприятия, реализующие возможности, внешней среды, и блокирующие или уменьшающие действие угроз. На эффективное использование возможностей персонала можно рассчитывать, если стратегия планирования и управления персоналом является составной частью общего стратегического планирования предприятия [18, с. 15-18].
Это достигается за счет постоянного мониторинга эффективности управления персоналом предприятия.
Укрупненная структура функций, а также роль и место стратегического и оперативного управления, в руководстве персоналом предприятия показана на рис. 1.1.
Многие из представленных проблем являются следствием недостаточной координации между проведением плановых операций в отделе кадров и общим планированием.
Распространенная ошибка при кадровом планировании - сосредоточение на краткосрочных потребностях и отсутствие координации их с долгосрочными планами организации. Сосредоточенность на краткосрочных потребностях - естественное следствие не интегрирования кадрового планирования со стратегическим планированием. Этот подход почти всегда ведет к неожиданностям, которые вынуждают отдел кадрового планирования сконцентрироваться на краткосрочных кризисах (замкнутый круг).
Хотя кадровое планирование методически имеет много общего с другими областями планирования, тем не менее по ряду важных аспектов оно от них отличается.
В настоящее время сложилось устойчивое мнение, что эффективность (производительность) предприятия зависит от трех важнейших условий:
- благоприятной деловой окружающей среды;
- правильной стратегии предприятия;
- качества человеческих (особенно управленческих) ресурсов.
Остальные классические факторы производства - капитал, технологии и др. - результат вышеназванных условий. Первые два условия - так же результаты третьего (качества менеджеров и всего человеческого потенциала организации). Многочисленные исследования в разных странах свидетельствуют, что компании, эффективно управляющие человеческими ресурсами, достигают более высокого уровня прибыльности и финансового роста, чем их конкуренты.
Рисунок 1.1 - Структура функций управления персоналом
Происходящий сдвиг от «кадровой политики» к управлению человеческими ресурсами вызван многими причинами, лежащими в основе структурных перестроек и возрастания роли человека на всех уровнях организации, принятии решения в связи с децентрализацией и приватизационными процессами. В процессе перехода к рыночной экономике руководители должны не только распознавать возможные выгоды и риск, связанный с рынком, не только развивать на базе имеющихся ресурсов соответствующие стратегии, но и управлять процессом развития сознания и основанным на нем организационным процессом. Успех рыночных реформ зависит от того, насколько руководители и менеджеры российских предприятий в состоянии справиться с этой трудной задачей.
Задачи менеджера в условиях рыночной экономики отличаются большим разно-образием. Наряду с профессиональной компетенцией большое значение приобретает методическая подготовленность, как способность к восприятию и интерпретации информации, структурированию проблем, системному мышлению. Менеджер в условиях рынка при управлении персоналом должен основное внимание уделять организационным и социальным взаимосвязям.
Особое значение имеет социальная компетентность менеджера, способность к обобщению, сотрудничеству, разрешению конфликтов, иначе, способность к руководству. Кроме этих способностей руководство персоналом невозможно без умения вести переговоры, достигать поставленных целей, способности к адаптации, обучению, проявление личной инициативы, готовности принимать решения, быть контактным. В условиях рыночных отношений необходимо по новому организовывать и координировать работу, сокращать излишнее потребление ресурсов. На смену практике «план любой ценой» должна прийти индивидуальная активность, направленная на качественное улучшение продукции и производственного процесса. В условиях, когда многие исполнители теряют уверенность в себе, для них необходимо руководство со стороны уверенных в себе и в «правоте своего дела» менеджеров. Несмотря на неопределенность положения, необходимо не допускать распространения настроений неуверенности и использовать атмосферу «рывка вперед».
Менеджер должен уметь справляться с конфликтами, порожденными неуверенностью, разницей в трудовой нагрузке сотрудников, уметь объединять отдельных сотрудников в группы. Требуется в значительной степени больше, чем раньше привлекать персонал к сотрудничеству [26, с. 33-36].
На некоторых предприятиях создаются группы сотрудников по производственным темам и проектам на ограниченный срок для выполнения конкретных, обычно, инновационных задач, и действующих в значительной мере на принципах внутреннего самоуправления. Использование таких групп имеет важное значение именно в переходный период, поскольку оно:
- приводит сотрудников к выполнению заданий под их собственную ответственность и приучает их оказывать влияние на принятие решений,
- поднимает уровень квалификации и выявляет потенциал сотрудников как руководителей;
- в условиях недостатка соответствующих руководящих сотрудников фирмы или предприятия члены группы могут сыграть замещающую роль.
Планирование потребности в персонале включает:
- оценку наличного потенциала трудовых ресурсов;
- оценку будущих потребностей;
- разработку программ по развитию персонала.
Конкретное определение потребности в персонале представляет собой расчет необходимого числа работников по их количеству, квалификации, времени, занятости и расстановке в соответствии с текущими и перспективными задачами развития предприятия. Расчет производится на основе сравнения расчетной потребности в рабочей силе и фактического состояния обеспеченности на определенную дату и представляет собой информационную основу для принятия управленческих решений в области привлечения персонала, его подготовки и переподготовки в соответствии таблицей 1.2.
Таблица 1.2 - Действующие взаимосвязи в планировании потребности в персонале
Факторы Их влияние Методы определения
1. Факторы, существующие вне предприятия.
1.1.Изменение конъюктуры
Сбытовые возможности
предприятия
Себестоимость Анализ тенденций,
оценка
1.2.Изменение структуры рынка Анализ рынка
1.3.Конкурентные отношения Анализ положения на рынке
1.4.Данные, определяемые экономической политикой Анализ экономических данных и процессов
Продолжение таблицы 1.2
1.5.Тарифное соглашение Прогноз последствий, анализ принятых соглашений
2. Факторы, существующие на предприятие (внутренние)
2.1.Запланированный объем сбыта Количественные и качественные потребности в кадрах (новый спрос или пониженный спрос) Принятие предпринимательских решений в соответствии с оценкой факторов, перечисленных в пункте 1.
2.2.Техника, технология, организация производства и труда Численность необходимого персонала
Объем и качество готовой продукции Показатели на основе эмпирических данных организационного характера и науки о труде
2.3.Текучесть кадров Дополнительная потребность в работниках для замены выбывших Учет убытков
2.4.Простои Нерациональное использование персонала
Сокращение объема производства Определение доли текучести кадров и простоев
2.5.Стратегия профсоюза Кадровая политика Переговоры
Характерной особенностью управления персоналом в современных рыночных условиях является вынужденное или плановое высвобождение (сокращение) персонала, вызванное чаще всего продолжающимся сокращением объема промышленного производства в основных отраслях народного хозяйства. С экономической токи зрения высвобождение персонала означает устранение излишней численности персонала и его качественного несоответствия предъявляемым требованиям с целью воссоздания нарушившегося равновесия между количественными и качественными характеристиками рабочих мест и количественными и качественными характеристиками персонала. Это означает преодоление ситуации, при которой расходы на соответствующих работников непропорциональны их трудовому вкладу [36, с. 18].
Морально – психологический климат (МПК) коллектива всегда характеризуется специфической для совместной деятельности людей атмосферой психического и эмоционального состояния каждого его участника, и, несомненно, зависит от общего состояния окружающих его людей. В свою очередь атмосфера той или иной общности или группы проявляется через характер психической настроенности людей, которая может быть деятельной или созерцательной, жизнерадостной или пессимистичной, целеустремленной или анархичной, будничной или праздничной и т.д.
Климат коллектива представляет собой преобладающий и относительно устойчивый психический настрой коллектива, который находит многообразные формы проявления во всей его жизнедеятельности.
Существенным элементом в общей концепции социально-психологического климата является характеристика его структуры. Это предполагает вычисление основных компонентов в рамках рассматриваемого явления по некоему единому основанию, в частности по категории отношения. Тогда в структуре МПК становится очевидным наличие двух основных подразделений – отношения людей к труду и их отношения друг к другу.
опубликованные источники:
1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая, доступ: справочная система «Консультант»
2. Трудовой кодекс Российской Федерации, доступ: справочная система «Консультант»
3. Кодекс об административных правонарушениях, доступ: справочная система «Консультант»
Литература
4. Алехина О.Е. Стимулирование развития работников организации. // Управление персоналом. – 2013. - № 1.
5. Бачурин А. Повышение роли экономических методов управления. // Экономист. 2013. № 4.
6. Белкин В. , Белкина Н. Мотивы и стимулы труда // Социальная защита.- 2013.- № 7.
7. Блинов А. Мотивация персонала корпоративных структур // Маркетинг.- 2011.- № 1.
8. Бовыкин В.И. Новый менеджмент: управление на уровне высших стандартов, теория и практика эффективного управления. – М.: Экономика, 2014. – 368 с.
9. Богданов Ю. Н. , Зорин Ю. В., Шмонин Д. А., Ярыгин В. Т. Мотивация персонала // Методы менеджмента качества.- 2012.- № 11.
10. Бондарева Т. Н. Секретарское дело. - М., Высшая школа, 2009. – 368 с.
11. Бурмистров А., Газенко Н. Какие методы повышения мотивации персонала являются наиболее действенными? // Управление персоналом.- 2010.- № 7.
12. Верхоглазенко В. Мост между интересами // Маркетолог.- 2012. - №1
13. Верхоглазенко В. Система мотивации персонала // Консультант директора. - 2012. - №4.
14. Веснин В.Р. Основы менеджмента. - М.: Триада-ЛТД, 2012. - 384 с.
15. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: Учебное пособие. - М.: МГУ, 2015. – 257 с.
16. Володин А. , Назарук М. Что побуждает нас работать: Теория мотивации труда // Банковские технологии.- 2012.- № 10.
17. Гаврилица О. Платить или не платить?: Вот в чем вопрос номер один работы с персоналом // Служба кадров.- 2012.- № 5.
18. Герчикова И.И. Менеджмент: Учебник. - М.: Банки и биржи, Юнити, 2013. – 320 с.
19. Гутгарц Р.Д. Эволюция подходов к проблеме управления кадрами. // Менеджмент в России и за рубежом. - 2010. - №5.
20. Гущина И. Трудовая мотивация как фактор повышения эффективности труда // Общество и экономика.- 2012.- № 1.
21. Добролюбов Е. А. Система материального и нематериального стимулирования (мотивации) персонала // Банковские технологии.- 2015.- № 3.
22. Дряхлов Н. , Куприянов Е. Системы мотивации персонала в Западной Европе и США // Проблемы теории и практики управления.- 2013.- № 2.
23. Дряхлов Н. И., Куприянов Е. А. Эффективность деятельности сотрудников и их вознаграждение на Западе // СОЦИС: Социологические исследования.- 2012.- № 12.
24. Зайцев Г.Г. Автоматизация управления персоналом (учебное пособие), издательство «Северо-Запад», 2015. – 284 с.
25. Иванов В.Ю. Управление карьерой менеджера: необходимость и основное содержание. // Менеджмент в России и за рубежом. – 2013. - № 5.
26. Ильин Е. П. Мотивация и мотивы: Учеб. пособие для вузов.- СПб. и др.: Питер, 2015.- 508 с.
27. Кабушкин Н.И. Основы построения автоматизированных систем кадровой работы. – М.: Компьютер - пресс, 2015. – 518 с.
28. Каверзин Н. Метод кнута и пряника: Всегда ли он оправдывает себя и в каких условиях эффективен? // Служба кадров.- 2012.- № 8.
29. Каверин С. Б. Мотивация труда.- М.: Ин-т психологии РАН, 2013.- 224 с.
30. Кардашов В. Мотивация персонала: теория и практика // Человек и труд.- 2012.- № 10.
31. Катков В. Формирование организационной культуры в организации // Управление персоналом.- 2013.- № 2.
32. Кириллов Л. Как заставить сотрудников «гореть» на работе // Управление персоналом.- 2013.- № 6.
33. Комаров Е. И. Стимулирование и мотивация в современном управлении персоналом // Управление персоналом.- 2011.- № 1.
34. Комаров Е. Фирменный патриотизм или преданность в трудовых отношениях // Управление персоналом.- 2012.- № 5.
35. Ланкастер Ф. Документооборот. — М., Мир, 2011. - 310 с.
36. Максимцов М.М, Игнатьева А.В., Менеджмент, М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2013. – 712 с.
37. Ришар, Каус. Офис-менеджер учреждения. Организация работы. - М., Экономика, 2010. – 337 с.
38. Тиновицкая И.Д. Вопросы документирования управленческой деятельности. М. 2009. – 470 с.
39. Фалмер Р.М. Энциклопедия современного управления. - М.: 2015. – 338 с.
40. Харрисон Д. Организация работы офис-менеджера учреждения. - М., Экономика, 2009. – 278 с.
41. Шаропуто М.В. Современное делопроизводство. М., 2012. – 525 с.
