Диплом Совершенствование системы ДОУ оценка и повышение эффективности

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций. Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

1.1. Направления совершенствования деятельности службы ДОУ современного учреждения

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет особо принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

- структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);

- требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

- существующие делопроизводственные традиции.

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:

- в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

- секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

- инспекция при министре (руководителе ведомства);

- канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);

- отдел писем (жалоб);

- отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

- центральный архив;

- на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

- подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);

- секретариат;

- экспедиция;

- копировально-множительное бюро;

- архив.

Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами).

1. Конституция Российской Федерации: принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 года.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая, третья и четвертая) (с изм. и доп. от 30 декабря 2006 г.).
3. Федеральный закон Российской Федерации «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ (с изм. от 01.12.2007 г.) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1996. – 1 января. – № 1. – Ст. 1.
4. Федеральный закон Российской Федерации от 10.01.2002 № 1 – ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Рос. газета – 2002. – № 6.
5. Федеральный закон Российской Федерации от 1 мая 2005 г № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации». // Собр. законодательства Российской Федерации. – 2006.
6. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собр. законодательства Российской Федерации. – 25.10.2004. – № 43.
7. Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 152 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собр. законодательства РФ. – 2006. – Ст. 11.
8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М: Изд-во стандартов, 1998. – 84 с.
9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 16 с.
10. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. – М. : Изд-во стандартов, 2007.
11. Постановление правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Рос. газета. – 2009. – 24 июля (№ 4937).
12. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М. : ВНИИДАД, 1991. – 76 с.
13. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительно власти: утв. М-вом культуры и массовых коммуникаций РФ 08.11.2005. № 536. – М., 2006.
14. Основные правила работы архивов организаций. – М. : ВНИИДАД, 2006. – 157 с.
15. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения // Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение. – 2005. – № 2.
16. Квалификационный справочник должностей руководителей, спе­циалистов и других служащих / Мин- во труда и соц. развития РФ. – М., 2005. – 416с.
17. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016– 94) (утв. Постановлением комитета РФ по стандартизации, метрологии и сертификации от 26. 12. 1994 № 367).
18. Андреева, В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная кн.для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей. -3 изд., перераб.и доп. / В. И. Андреева. – М., 2006. – 222 с.
19. Анодина, Н. Н. Документооборот в организации / Н. Н. Анодина. – Омега-Л, 2006. – 172 с.
20. Астахова, Л. В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности / Л. В. Астахова // Делопроизводство. – 2005. – № 2. – С. 3-9.
21. Басаков, М. И. Делопроизводство: конспект лекций / М. И. Басаков. – Ростов н/Д : Феникс, 2007. – 192 с.
22. Белов, А. Н. Делопроизводство и документооборот : учеб. Пособие для вузов / А.Н. Белов. – М.: Эксмо, 2006. – 624 с.
23. Березина, Н. М. Современное делопроизводство / Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко. – СПб. : Питер, 2004. – 256 с.
24. Бобылева, М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Термика, 2006. – 125 с.
25. Быкова, Т. А. Делопроизводство : учеб. Для вузов / Т.А. Быкова. – М.: МЦФЭР, 2006. – 558с.
26. Быкова, Т. А. Технология обработки документов при их получении и отправке / Т. А. Быкова // Справоч. секретаря и офис-менеджера. – 2009. – № 10. – С. 44 - 49.
27. Быкова, Т. А. Технология обработки документов при их получении и отправке / Т. А. Быкова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2009. – № 9. – С. 34 - 40.
28. Васильева, И. Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: применение компьютерного тренинга / И. Н. Васильева, Д. Б. Григорович, И. Ю. Юртаев: учеб. пособие. – М.: Вузовский учебник, 2009. – 104 с.
29. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учеб. для вузов / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова и др.; под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2006. – 359 с.
30. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы : с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 / Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. И доп. – М. : Кодекс: Проспект, 2007. – 455 с.
31. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. – 71 с.
32. Делопроизводство. Документационное обеспечение бизнеса: Учеб.пособие / Сост.:В.А.Спивак. – СПб: Изд-во С.-Петербург.ун-та экономики и финансов, 2007. – 90 с.
33. Демидов, М. Российские компании оценили западную методику внедрения СЭД / М. Демидов // www.intertrust.ru.
34. Демин, Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю. М. Демин – 2-е изд., доп. и перераб. – СПб. : Питер, 2006. – 224 с.
35. Живаева, О. В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота. / О.В. Живаева. – Волгоград, 2008. – 30 с.
36. Инструкция по делопроизводству // Кадровик – 2009. – № 12. – С. 25-33.
37. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. Учеб. пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 304 с.
38. Крестникова, О. В. Разработка инструкции по общему делопроизводству / О.В. Крестникова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2009. – N 9. – С. 8-17.
39. Кузнецов, С. Л. Новый стандарт в области ДОУ / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2007. – № 3. – С. 35-39.
40. Кузнецова, Т. В. Нормативно-методические акты, определяющие порядок документирования и работы с документами / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2007. – № 4. – С. 10-15.
41. .........................