Возможности и перспективы применения тайм-менеджмента в государственной и муниципальной службе

В рамках федеральной программы «Реформирование и развитие системы государственной службы Российской Федерации (2009-2013 годы)» поставлены задачи по совершенствованию механизмов организации труда сотрудников государственной службы. В текущий период времени, по ряду оценок, эффективность данной сферы деятельности ниже, чем в других странах и в других секторах экономики России.

Первая предпосылка к этому - недостаточная компетентность государственных служащих: низкая степень быстрого реагирования на возникающие запросы внешней среды, недостаток профильного образования, навыков владения компьютерными технологиями, стрессоустойчивости, особенно в условиях реформирования системы государственного управления. При этом существующая система повышения квалификации, оказания образовательных услуг для государственных и муниципальных служащих, по мнению экспертов, не соответствует современным требованиям к развитию кадрового потенциала. Вторая причина - проблема корпоративной культуры государственной службы. Ценности, традиции и нормы делового поведения в ряде ситуаций несовместимы с представлением об эффективной государственной службе. Третья причина низкой эффективности государственных служащих скрываются в недостаточно детальной, структурированной регламентации деятельности, обтекаемых формулировках либо устаревших положениях нормативной базы, регулирующей работу государственных служащих. Всю совокупность проблем, которые снижают качество и производительность труда сотрудников государственной и муниципальной службы можно охарактеризовать как отсутствие комплексной, взаимосвязанной системы кадровой политики.

Актуальность данного исследования обусловлена необходимостью повышения качества работы государственных служащих, что может быть достигнуто путем применения новых технологий в управлении персоналом. При этом степень научной разработанности указанной проблемы имеет недостаточный характер.

Исходя из статистических данных, аппарат государственных и муниципальных служащих за 2006-2011гг. возрос в 1,31 раза [3]. Чтобы эффективно управлять сложной организационной структурой, необходимо наладить горизонтальное и вертикальное взаимодействие между сотрудниками, снизить время, потраченное на иррациональные обсуждения, ожидания, нахождение документов на проверке и утверждении, ограничить сроки принятия решений и объем низкопродуктивной деятельности. Круг этих вопросов в данном исследовании предлагается разрешить с помощью методологии тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент с одной стороны, самостоятельная область изысканий, с другой стороны – направление в рамках общего менеджмента. Это прикладная ветвь науки, направленная на выработку нового мышления, соответствующего современным требованиям высокой производительности труда и снижении издержек на выполнение различных действий. Корпоративный тайм-менеджмент обеспечивает регламентацию тех процессов, которые этого требуют, рост лояльности сотрудников и формирование корпоративного духа, уменьшение длительности коммуникационных каналов, в конечном итоге - рост персональной эффективности и отдачи от сотрудников, особенно занятых при повременной системе оплаты труда, мотивация которых не всегда высокая. Важным вопросом является и экономическая оценка внедрения тайм-менеджмента и здесь, например, непосредственно видна экономия на фонде оплаты труда при более грамотном использовании времени уже имеющихся в организации сотрудников.

Административные регламенты могут управлять временем сотрудников путем установки максимальных сроков, отражать, какие функции за кем закреплены, но они не отражают, каким образом необходимо выполнять возложенные обязанности. Вместе с этим рабочее время государственных и муниципальных служащих имеет свою денежную оценку и не является личным делом сотрудника. Важно максимально эффективно работать, не увеличивая при этом продолжительности самой работы или рабочего дня.

Тайм-менеджмент – это комплексная технология по управлению эффективностью использования времени и, как следствие, эффективностью деятельности, которая включает в себя методы планирования, организации рабочего дня, контроля. В рамках корпоративного тайм-менеджмента предусмотрены и разработаны методики обучения, стандартизации, оценки и аттестации сотрудников, которые вливаются естественным образом в культуру организации.

Существует методика диагностики использования тайм-менеджмента. В рамках данной методики можно оценить персональную, командную эффективность и эффективность работы организации в целом по 10 признакам: материализованность и обозримость задач и информации; системность, согласованность, скоординированность работы; гибкость деятельности, оперативность реагирования; целеориентированность, стратегическое видение; измеримость результатов, времени и эффективности; приоритизированность; инвестиционность, ориентация на развитие; своевременность исполнения; контролируемость исполнения; легкость работы - каждый по 10-балльной шкале [1]. В результате диагностики можно выявить круг проблем, связанных с управлением временем и организацией рабочего дня и выработать рекомендации по приоритетным действиям решения этих проблем.

Проблема взаимопонимания в совместной деятельности актуальна для любого коллектива. Поэтому внедрение тайм-менеджмента начинается с того,

1. Архангельский Г. А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений / Г.А. Архангельский. - М.:Альпина Бизнес Букс, 2008. - 160 с.

2. Клименко О. Метод критической цепи: эффективное управление проектами с использованием буферов времени и ресурсов [Электронный ресурс] : сайт консалтинговой компании «BSGA».- Режим доступа: http://bsga.ru/library/pm/article10. Дата обращения: 15. 01. 2012.

3. Численность и кадровый состав государственных органов и органов местного самоуправления: сайт Федеральной службы государственной статистики [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.gks.ru/wps/wcm/connect/rosstat/rosstatsite/main/state/#. Дата обращения: 01. 02. 2012.