Организация эффективных коммуникаций в организации

В современной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, знаниями, предложениями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс обмена информацией представить как процесс коммуникации. Коммуникации можно и нужно назвать связующим процессом, так как без обмена информацией сегодня не сможет обойтись не одна организация.

Представление об общественной жизни как о коммуникационном и информационном процессах сформировалось достаточно давно. Современные социальные теории рассматривают коммуникацию как важнейшее условие формирования и существования организаций, как основу развития социальных систем. Коммуникационное взаимодействие, взаимное принятие ролей, достижение согласия и понимания формируют организационную структуру, обеспечивают возможность кооперации и управления. Эффективные коммуникаций способствуют повышению показателей ее деятельности и уровня удовлетворенности работников трудом.

В настоящее время осознается ключевая роль коммуникаций в управлении организацией. Именно рационально организованная коммуникация обеспечивает кооперативную взаимопомощь, делая возможным объединение людей для совместных действий.

Одним из важнейших инструментов управления в руках современного менеджера является находящаяся в его руках информация. Используя эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных, поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное и правильное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.

Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства.

Невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди в организации не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

Однако коммуникации зависят не только от заложенных в нас возможностях обмениваться информацией, это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг – это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, - смысл может быть утрачен.

Очевидно противоречие между общественной потребностью в повышении эффективности управления коммуникациями в организациях, с одной стороны, и недостаточной научной разработанностью управленческих технологий, с другой стороны. С данным противоречием связана основная проблема исследования — проблема разработки путей повышения эффективности управления коммуникациями в организациях.

Проблемы эффективности коммуникаций в организации изучали Строганова И.В. Федько В.П. Ноздрёва Р.Б., Крылова Г.Д., Соколова М.И., Гречков В.Ю. и другие исследователи.

Объект исследования – общественные отношения, складывающиеся как коммуникационный процесс между людьми в конкретной организации.

Предмет исследования – коммуникационный процесс в организации.

Цель работы - рассмотреть природу и сложность коммуникаций, с потенциальными трудностями на пути к пониманию сути сообщений, а также выяснить, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга.

            Достижение указанной цели представляется возможным с помощью следующих задач: 1) изучить теоретические аспекты коммуникаций; 2) проанализировать исследования на тему «Организация эффективных коммуникаций в организации».

            Указанные цель и задачи работы обусловили ее структуру, которая состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы.

В теоретической части работы мы рассмотрим понятие коммуникаций, виды, процесс, проблемы, возникающие в период обмена информацией, а также пути их решения, приведя некоторые примеры. Попытаемся выявить, какие функции выполняют коммуникации, какие виды коммуникаций встречаются в организациях и какими способами можно сделать эти коммуникации эффективными.

В аналитической части курсовой работы мы проанализируем исследования на тему «Организация эффективных коммуникаций в организации».

Теоретической и методологической базой исследования являются положения, содержащиеся в работах отечественных и зарубежных социологов, исследовавших проблемы эффективности коммуникаций, а также ряд методологических и методических принципов.

Основные понятия:

Коммуникация — смысловой аспект социального взаимодействия.

Организация — это целевое объединение ресурсов.

Управление — функция системы, направленная на выживание этой системы посредством координации, организации, упорядочения элементов данной системы, как между собой (внутри себя), так и с внешней средой.

 Глава I. Теоретические аспекты коммуникаций

 1.1. Природа и сущность коммуникаций

 Важную роль при осуществлении менеджерами управленческих функций и принятии решений играет информация. Ее получают и передают посредством процесса, который называется коммуникацией. Невозможно переоценить важность коммуникации в функционировании системы управления.

Коммуникации - это связи между функциями, подразделениями системы управления, между людьми. Коммуникации - взаимодействия, двусторонние усилия, без которых невозможна совместная деятельность, это первое условие существования всякой организации.

Без процесса коммуникации, без передачи информации от субъекта управления к объекту управления, и наоборот, без правильного понимания передаваемой и получаемой информации управленческая работа невозможна.

Рассмотрим сущность, структуру, виды, средства, способы коммуникаций в организации.

На обыденном уровне коммуникацию определяют как передачу информации от человека к человеку. В менеджменте коммуникация - это обмен информацией между людьми. На основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятие решения до работников организации.

Коммуникация может иметь место, если общающиеся люди понимают друг друга, т. е. у них имеется общий социальный опыт или они говорят на одном языке. Коммуникаций не бывает без информации, т. е. того, что передается в ходе коммуникативного процесса, чем люди обмениваются при коммуникации.

Если источником сообщения выступает субъект управления, то говорят об управленческой информации:

Управленческую информацию различают как: исходную, она кладется в основу принятия решений; организационную, она используется при реализации решений; регулирующую, она сопровождает управленческое решение и  существует в виде определенных правил, предписаний, норм,  рекомендаций;  учетно - контрольную, она использует на завершающем этапе  управленческого цикла.   Управленческую информацию можно подразделить на: внутреннюю; внешнюю.

Внутренняя информация - это информация непосредственно о данной организации и ее внутренних переменах (цели, задачи, структура, технология, люди). Внешняя - об окружающей организацию среде.

По предназначению управленческая информация может быть: открытой для служебного пользования; секретной; совершенно секретной; совершенно секретной особой важности.

Средства передачи и получения управленческой информации на современных предприятиях самые разнообразные. Выбор средств зависит от характера информации, ее вида, возможностей, которыми располагают отправитель и получатель информации. В современный период все большее применение находят технические средства передачи и получения информации - радио, телефон, факс. Огромные возможности для получения и хранения информации имеют современные компьютеры. Наметились тенденции к сокращению письменной информации, но полностью избежать этого способа передачи информации нельзя [3, стр. 90-95]

Управляющая информация выполняет в организации следующие задачи:  обслуживание функции управления - от подготовки и  принятия решения до подведения результатов его выполнения;  связывает подразделения организации и обеспечивает  контакты с внешней средой; обеспечивает движение к заданной цели, позволяя выбрать определенную линию поведения. Буквально все организации перерабатывают, используют информацию.  Важно знать об управленческой информации: какая исходная информация необходима для принятия решения; в каких информационных документах оформляется решение; какими средствами доводится исходная директивная информация до объекта управления, исполнителей; какая информация о ходе результатов выполнения решения должна даваться органу управления с различных участков управляемого объекта; кто обязан давать эту информацию, в какое время и  при каких условиях; каким образом оформляется информация, какими средствами передается, по каким каналам; кому предназначена информация, в каком объеме и ассортименте она передается для различных уровней; пути и средства обеспечения своевременного получения и надежности информации, контроля за ее прохождением; проверки достоверности; место, методы и технические средства, люди, предназначенные для работы с информацией, получаемой от объекта хранения, переработки и использования, кто использует информацию; лица, принимающие на основе полученной информации новые решения и корригирующие старые; формы директивной или регулирующей информации, периодичность ее передачи, получатели и исполнители, сроки доведения до исполнителей.

2. Типы коммуникаций

            Организационные коммуникации. Организационные коммуникации включают обмен информацией внутри организации между ее подразделениями.

Участники таких коммуникаций образуют коммуникационную сеть - соединение подразделений организации с помощью коммуникационных потоков. Главная задача организационных коммуникаций - это не передача отдельных символов, конкретного сообщения, а формирование и совершенствование информационных потоков.

Коммуникационная сеть организации включает горизонтальные, вертикальные и диагональные связи. Вертикальные связи устанавливаются между руководителем и исполнителями. Примером таких связей является цепь команд (сверху вниз) и предоставление отчетной информации (снизу вверх). Горизонтальные коммуникации существуют между подразделениями организации или ее членами, принадлежащими к одному уровню организационной структуры. Диагональные коммуникации - это связи с подразделениями других уровней организации, не относящиеся к вертикальным связям [18, стр. 188-190]

Группы с равной численностью могут иметь различные типы коммуникационных сетей. При формальном, централизованном типе все коммуникации осуществляются через руководителя группы. Здесь обеспечиваются высокая скорость и точность передачи, хорошая организованность и четко выраженное лидерство. Однако при этом руководитель “подавляет” инициативу исполнителей. При максимально децентрализованном типе все члены группы имеют равное число коммуникационных связей. Это позволяет достичь хорошего микроклимата в коллективе. Но коммуникации при таком типе сети характеризуются медленной скоростью, низкой точностью, слабой организованностью, отсутствием лидерства.

Централизованный тип коммуникаций более эффективен при решении сравнительно простых, хорошо структурированных задач. При решении сложных задач, требующих учета мнений всех членов группы, более эффективным оказывается обращение к децентрализованным, или открытым, коммуникациям.

Основные проблемы в организационных коммуникациях связаны с неэффективной структурой организации. Здесь возможны два полюса.

Первый полюс представлен ситуацией, когда организационная структура чрезмерно растянута. Второй полюс может быть представлен ситуацией, когда организационная структура необоснованно плоская. Нарушение нормы управляемости может привести к информационным перегрузкам, особенно на высшем уровне управления.

Для совершенствования организационных коммуникаций необходимо:- регулировать информационные потоки на основе точной оценки информационных потребностей (своих и подчиненных); совершенствовать систему обратной связи - в частности для сбора, учета и использования предложений персонала; использовать управленческую деятельность для более эффективного обмена информацией; использовать дополнительные источники информации (выпуск бюллетеней, видеофильмов, газет) с разъяснениями деятельности организации [4, стр. 150-152]

            Межличностные коммуникации. От этого уровня коммуникации во многом зависит эффективность работы организации.

Межличностные коммуникации подразделяются на неформальные и формальные. Если построение неформальных межличностных коммуникаций – это процесс зачастую хаотичный, основанные на симпатиях/ антипатиях, общих интересах сотрудников, то выстроить эффективную систему формальных коммуникаций под силу руководителю.

Ученые выделяют несколько типов неформальной коммуникации: однонаправленная, вероятностная, гроздевая, сплетни.

1. Алешина И.В., Маркетинг для менеджеров: учебное пособие / Алешина И.В. – М.: ФАИР-ПРЕСС, 2003.
2. Багиев Г.Л., Тарасевич В.М., Анн Х., Маркетинг: учебник для вузов, 3-е издание / под общей редакцией Багиева Г.Л. – СПб: Питер, 2007.
3. Беляев В.И., Маркетинг: основы теории и практики: учебник – М.: КНОРУС, 2005.
4. Беляевский И.К. Маркетинговое исследование: информация, анализ, прогноз. – М.: Финансы и статистика, 2003.
5. Бородин Д. Феномен современной коммуникации. // «Эксперт», №10, 2002 год, с.16-18.
6. Гайдаенко Т.А., Маркетинговое управление. Полный курс МВА. Принципы управленческих решений и российская практика / Гайдаенко Т.А. – 2-е издание, переработанное и  дополненное – М.: Эксмо, 2006.
7. Голубков Е.П., Основы маркетинга: учебник – М.: Издательство «Финпресс», 2000.
8. Котлер Филип, Армстронг Гари, Основы маркетинга, 9-е издание, перевод с английского – М.: Издательский дом «Вильямс», 2003.
9. Котлер Филип, Маркетинг, менеджмент; 11-е издание – СПб.: Питер, 2003.
10. Коротицкая М.В. Коммуникативная культура организации. М., 2007.
11. Крылова Г.Д., Соколова М.И., Маркетинг. Теория и практика: учебник для вузов – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004.
12. Маслова Т.Д., Божус С.Г., Ковалик Л.Н., Маркетинг – СПб.: Питер, 2004. Мхитарян С.В., Отраслевой маркетинг – М.: Эксмо, 2006 .
13. Михайлов В. А., Михайлов В. Особенности развития информационнокоммникационой среды в современного общества //Актуальные проблемы теории коммуникации: сб. научных трудов. СПб.: Изд-во СПб ГПУ, 2004. 134
14. Нифаева О., Оценка эффективности комплекса продвижения // Маркетинг, №4 (101), 2008.
15. Ноздрёва Р.Б., Крылова Г.Д., Соколова М.И., Гречков В.Ю., Маркетинг: учебник, практикум и учебно-методический комплекс по маркетингу – М.: Юристъ, 2000.
16. Ноздрёва Р.Б., Крылова Г.Д, Соколова М.И., Маркетинг: учебное пособие – М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2007.
17. Осадчая Г.И. Социальное знание и социальная практика / Г.И. Осадчая. -М.: Акад. проект, 2003.
18. Панфилова П.А. Деловая коммуникация в профессионально деятельности: учебное пособие. СПб.: Знание, 2001.
19. Парамонова Т., Бикулов В., Составляющие элементы системы маркетинговых коммуникаций // Маркетинг, №2 (81), 2005 г., с. 67-73.
20. Скороспелова Т.В. Социология коммуникаций: тендерный аспект / Т.В. Скороспелова. -М.: МАКС Пресс, 2006.
21. Снетков В.М. Психология коммуникации в организациях / В.М. Снетков. М.: Институт общегуманитарных исследований, 2002.
22. Социальная коммуникация / Под ред. Данакина Н.С. Белгород: Изд-во БелГУ.-2008.
23. Строганова И.В. Управление неформальными коммуникациями как элементом корпоративной культуры. М., 2010.
24. Титова Н.Е., Кожаев Ю.П., Маркетинг: учебное пособие для студентов высших учебных заведений – М.: Гуманитарный издательский центр ВЛАДОС, 2003.
25. Тоцкая И.В. Социально-технологическая модель управления коммуникациями в организации. Белгород, 2009.
26. Тренев Н.Н. Основы делового общения / Н.Н. Тренев // Менеджмент в России и за рубежом. 2000. - № 5. - С. 24-42.
27. Фатхутдинов Р.А., Стратегический маркетинг: учебник для вузов, 3-е издание – СПб.: Питер, 2003.
28. Федько В.П. Основы маркетинга: Учебное пособие. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2002.
29. Шкардун В., Коммуникационная система маркетинговой информации предприятия // Маркетинг, №4 (77), 2004.
30. Эриашвили Н.Д., Ховард К., Цыпкин Ю.А. и другие, Маркетинг: учебник для вузов / под общей редакцией Эриашвили Н.Д. – 3-е издание, переработанное и дополненное – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.
31. Юсупов, С.А. Коммуникативная компетентность государственных служащих в работе со средствами массовой информации / С.А. Юсупов. М.: Моск. гос. социальный ун-т, 2002.
32. Яхонтова, Е.С. Доверие в управлении персоналом. Зарубежные подходы и отечественный опыт оценки / Е.С. Яхонтова // Социолог, исследования. № 9. -2004.-С. 117-121.