Автоматизация средствами программы Microsoft Access документооборота магазина спортивных товаров

Актуальность темы. Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами производства, науки и образования, торговли, обуславливается формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами.

Выбор темы настоящего исследования обусловлен несколькими факторами:

во-первых, наличием заказа, связанным с необходимостью упорядочения документальной среды как средства повышения эффективности управления торговлей компьютерными товарами;

во-вторых, возрастающими темпами информатизации России и актуальными задачами вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.

Степень разработанности и изученности темы. Следует отметить, что вопросы управления документацией в отечественной литературе как самостоятельные до настоящего времени не ставились. Лишь в отдельных работах А.Н. Соковой можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета исследования в постановочном плане как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного документоведения и организации делопроизводства.

Изучение работ западных специалистов показывает, что большинство ученых склоняется к признанию управления документацией полноценной функцией менеджмента организаций (Ф. Хортон, К. Леннон, А. Морделл, А. Рикс, К. Хар, Д. Маклеод, Дж. Саммервил, Д. Стефенс и др.).

Предметом исследования является документооборот магазина спортивных товаров (на примере индивидуального предпринимателя Комаров В.В. - магазин спортивных товаров «Flash Sport»)

Информационная методологическая основа работы: в работе использованы основные положения бухгалтерского учета, касающиеся документального оформления товарных операций, принципы составления концептуальной и даталогической модели проектирования реляционных баз данных, сохраняющих целостность информации, методы функционирования баз данных, методы использования технологии OLE (object Linking and Embedding).

Цель «Автоматизация средствами программы Microsoft Access документооборота магазина спортивных товаров (на примере индивидуального предпринимателя Комарова В.В. (магазин компьютерных товаров «Flash Comp»), является исследование информационных и бизнес-процессов, проходящих в организации, основных типов и видов составляемых документов, а также создание системы электронного документооборота.

Задачами работы являются:

• определить подходы к автоматизации документооборота в процессе деятельности торговой организации;
• определить возможные программные средства автоматизации;
• определить требования к структуре проектируемой базы данных;
• разработать техническое задание на разработку системы электронного документооборота;
• выполнить программную реализацию системы автоматизации электронного документооборота компьютерного магазин компьютерных товаров «Flash Comp» (индивидуальный предприниматель Комаров В.В.)»;
• апробировать систему автоматизации электронного документооборота деятельности торговой организации «ИП Комаров В.В. магазин  компьютерных товаров Flash Comp».

В процессе выполнения выпускной квалификационной работы будут применены следующие методы:

• методы построения концептуальной инфологической и даталогической модели базы данных;
• методы нормализации базы данных;
• методы технологии OLE – (object Linking and Embedding). Эта технология будет использоваться для хранения электронных документов в спроектированной базе данных.

В рамках выполнения работы были использованы следующие виды информационных источников: первичные бухгалтерские документы и отчеты различных видов, литература по принципам проектирования баз данных и целостности используемых данных, литература, касающаяся непосредственно СУБД MicroSoft Access.

Научная новизна заключается в авторском подходе к решению поставленной практической проблемы.

Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в использовании результатов работы в практической деятельности организации в соответствии с поставленными задачами исследования.

Для реализации поставленных в данной работе целей и задач по ходу выполнения этапов анализа объекта исследования будут проведены следующие виды работ:

• в первой главе будут рассмотрены основные принципы организации документооборота на исследуемом предприятии и приведена постановка задачи, разработано техническое задание.
• Во второй главе также будет приведено описание проектируемой базы данных, а также основные этапы разработки системы электронного документооборота.
• в третьей главе будет рассчитана смета затрат на разработку данного программного продукта и подтверждена экономическая целесообразность разработки программного продукта.
• в заключении будут подведены итоги по результатам выпускной квалификационной работы, проанализирован уровень достижения поставленной цели и сделаны выводы по полученным результатам.

Глава I. ОБзор документооборота

I.1. Документы

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. [5; 10-11]. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

I.2. Автоматизация документооборота

Автоматизация документооборота предполагает использование специального программного обеспечения для работы с документами и участие электронных документов в системе информационного обмена [2; 57-59].  При этом документы, создаваемые в ходе функционирования организации, обязательно регистрируются и хранятся в едином информационном пространстве. Обеспечивается коллективная работа с документами, то есть над каждым из них последовательно работает несколько сотрудников в соответствии со своими функциональными обязанностями. Сокращаются рутинные операции по заполнению документов, минимизируется вероятность ошибок, ускоряется процесс создания и корректировки документов, облегчается поиск, упрощается контроль исполнения, существенно возрастает оперативность работы с документами, налаживается взаимодействие с территориально удаленными подразделениями. Рынок систем электронного документооборота активно развивается, объективной основой этого процесса является широкое повсеместное использование персональных компьютеров и постоянно растущие требования к организации бизнеса.

I.3. Средства автоматизации документооборота

Программные средства, используемые для автоматизации документооборота, достаточно условно можно разделить на четыре категории:

• Системы Workflow.
• Системы коллективной работы пользователей над документами.
• Системы, предназначенные для хранения и поиска документов.
• Системы электронной почты.

Очевидной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем. Основные функциональные возможности типовой системы данного класса можно определить следующим образом:

• прием и обработка поступающей документации;
• регистрация внутренних и внешних документов;
• подготовка и рассылка исходящих документов;
• оперативный контроль исполнения документов;
• организация процедур согласования и визирования документов;
• автоматическое создание документов на определенных этапах выполнения бизнес-процесса;
• автоматическое заполнение реквизитов документов;
• организация сквозного документооборота между отдельными подразделениями предприятия (в том числе территориально удаленными);
• ведение электронного архива;
• ограничение доступа к документам; разграничение прав доступа к документам в соответствии с должностными инструкциями сотрудников; обеспечение сохранности документов;
• возможность подготовки стандартных отчетов и отчетов; сформированных по запросу пользователя;
• возможность работы с документами удаленных пользователей по каналам internet/intranet;
• наличие дополнительных сервисов; например; автоматическая рассылка уведомлений; возможность работы с графической информацией (чертежами; схемами и др.).

I.4. Основные положения схемы документооборота  на предприятии

Торговая организация (продажа компьютерных комплектующих, периферийных устройств и аксессуаров) осуществляет деятельность по продаже номенклатуры компьютерных товаров. Отделы магазина разделены на отдельные секции, руководимые заведующими секций. В отделах магазина работает определенное число продавцов, отделы магазина имеют характеристики: размер торговой секции, платежи за аренду, коммунальные услуги. Кроме того, в отделах магазина учет проданных товаров ведется персонифицированно с фиксацией имен и характеристик покупателя.

Торговые точки в современном бухгалтерском учете разделяются на следующие две категории: «неавтоматизированные торговые точки» и «автоматизированные торговые точки». Исследуемая торговая организация относится ко второму типу торговой точки.

Автоматизированная торговая точка означает более высокую точность и оперативность учета. Процесс поступления и продажи товаров можно обрисовать в словах следующим образом:

Заказы поставщику составляются на основе предварительных заявок, поступающих из секций магазина. На основе заявок менеджеры торговой организации выбирают поставщика, формируют заказы, в которых перечисляются наименования товаров и заказываемое их количество, которое может отличаться от запроса из торговой точки. Если указанное наименование товара ранее не поставлялось, оно пополняет справочник номенклатуры товаров. На основе маркетинговых работ постоянно изучается рынок поставщиков, в результате чего могут появляться новые поставщики и исчезать старые. При этом одни и те же товары торговая организация может получать от разных поставщиков и, естественно, по различным ценам.

Поступившие товары распределяются по секциям магазина и в любой момент можно получить такое распределение.

Продавцы торговых точек ведут продажу товаров, учитывая все сделанные продажи, фиксируя номенклатуру и количество проданного товара, а продавцы универмагов и магазинов дополнительно фиксируют имена и характеристики покупателей, что позволяет вести учет покупателей и сделанных ими покупок. В процессе торговли торговые точки вправе менять цены на товары в зависимости от спроса и предложения товаров, а также по согласованию передавать товары в другую секцию».

При этом используются следующие документы:

1. Документ «Прием товара в магазин». Этот документ оформляется заведующим секцией магазина и направляется менеджеру, который формирует список номенклатуры.
2. Документ «Продажа товара» предназначен для фиксации продажи и может являться документом, на основании которого производится оплата в кассу за продажу одного вида номенклатуры». Этот документ формируется менеджером торговой организации (компьютерного магазина) на основании списка продаж.

Как и любые другие операции в бухгалтерском учете, операции, связанные с оборотом товара, должны подтверждаться первичными документами. Относиться к оформлению документов, связанных с поступлением и выбытием товара, следует очень внимательно, так как здесь напрямую затрагивается материальная сторона деятельности торговой организации. Следует начать с того, как товар попадает на склад торговой фирмы. Партия товара должна сопровождаться соответствующим документом, в котором должны содержаться наименование поставщика и покупателя, их адреса, наименование поставляемого товара, единицы измерения товара, его количество, цена и стоимость товара, а также подписи ответственных представителей поставщика и покупателя, заверенные печатями. Движение товара от поставщика к покупателю сопровождается товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов. Это могут быть такие документы, как товарная накладная, товарно-транспортная накладная, счет, счет-фактура, железнодорожная накладная. Одна и та же товарная накладная выступает и как приходный, и как расходный документ. Для поставщика накладная служит документом, обосновывающим выбытие товаров, а для покупателя та же накладная является основанием для оприходования товара.

3. Документы «распределение поступившего товара по секциям магазина». Из сведений бухгалтерского учета имеем, что существуют две схемы приема товаров: однофазная схема приема товаров, где товар сразу поступает на склад, указанный в документе поступления или перемещения. Проверку поступивших товаров и установку новых цен на товары осуществляет менеджер; двухфазная (ордерная) схема приема товаров, при которой менеджер оформляет документы поступления товаров, распределяя их по складам (торговым залам). А проверку поступивших товаров и регистрацию фактического приема товаров на склады осуществляют кладовщики. Менеджер при оформлении поступления товаров должен выполнить следующие действия:
   • назначить цены на вновь поступившие товары;
   • распределить товары по складам (торговым залам);
   • сформировать приходные ордера на товары кладовщикам соответствующих торговых залов.
4. Продажи регистрируется с помощью контрольно-кассовых машин (ККМ), которые подключены к информационной базе. Но основным инструментом продавца-кассира является персональный компьютер, подключенный к информационной базе. ККМ и прочее торговое оборудование, в свою очередь, подключаются к компьютеру.

Продажи товаров осуществляются кассиром (продавцом) в режиме фискального регистратора. При этом режиме ККМ подключается непосредственно к компьютеру пользователя. Для удобства работы используется интерфейс кассира. При пробитии чека на ККМ в информационной базе автоматически регистрируется документ «Чек ККМ».

Каждая продажа регистрируется в информационной базе документом «Чек ККМ», который формируется автоматически.

5. Продавец-кассир должен оформлять завершение каждой кассовой смены в соответствии с действующими правилами использования контрольно-кассовой техники.

Помимо этого, в ходе регламентных операций, завершающих кассовую смену, в базу данных вносится документ «Отчет о розничных продажах», заполняемый автоматизированным способом.

1. Коннэл Дж. Visual Basic Введение в программирование баз данных: Пер. с англ. – М.: ДМК, 2000. -- С. 134-135.
2. Visual Basic 6 Руководство разработчика В 2 тт 1 том, перевод с английского под редакцией Ю.М. Зорина, BHV: Киев, 2000. – С. 56-57.
3. Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных. – М.: Финансы и статистика, 1983. – С. 45-46.
4. Аладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. – 2008. - №7. – С.57-59.
5. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 1989. – С. 124-125
6. Глушаков С. В., Ломотько Д. В. Базы данных. Учебный курс. Р/н/Д. 2000. – С. 89-90.
7. Борискин В.В., Поликарпова Н.М.Документационный системный комплекс организации: учебно-методическое пособие. Издательство Ось-89, 2006. – С. 54-55
8. Брайан Сайлер, Джефф Споттс. Использование Visual Basic 6.0. Вильямс. 1999. – С. 43 – 44.
9. Браун С. Visual Basic 6: Учебный Курс. Питер. 1999. – С. 65-66
10. Дейт, К.Дж. Введение в системы баз данных, 6-е издание: Пер. с англ.К.;М.; СПб; Издательский дом «Вильямс», 1999. -- С. 234-235.
11. Дейт К. Руководство по реляционной СУБД DB2. – М.: Финансы и статистика, 1988. -- С. 211-212.
12. Джеффри П. Мак-Манус, Джеки Голдштейн, Кевин T. Прайс. Обработка баз данных на Visual Basic .NET. Вильямс. 2003. -- С. 98-99.
13. Диана Зак. Visual Basic .NET. Самоучитель. Питер. 2003. -- С. 71-72.
14. Дональд Е. Кнут. Искусство программирования. Основные алгоритмы. 3 - е издание. Вильямс. 2000. -- С. 245-246.
15. Кузьменко В.Г. Базы данных в Visual Basic и VBA. Самоучитель. – М.: ООО: «Бином-Пресс», -- С. 136-137.
16. Сигел Ч. Изучи сам Access Минск: Феникс, 1997. -- С. 67-68.
17. Кузьменко В.Г. Базы данных в Visual Basic и VBA: Самоучитель. Бином. : 2004. -- С. 78-79
18. М. Ченнел. Разработка приложений на Microsoft Visual Basic 6.0. Трейдинг Лимитед. 2000. -- С. 110-111.
19. Мартин Дж. Планирование развития автоматизированных систем. – М.: Финансы и статистика, 1984. -- С. 112-113
20. Мейер М. Теория реляционных баз данных. – М.: Мир, 1987. --С. 132-133.
21. Микаэл Хальворсон. Microsoft Visual Basic 6.0 для профессионалов. Шаг за шагом. Эком. 1999. – С. 234-235.
22. Мюллер Р. Базы данных и UML: Проектирование. Лори. 2002. – С. 178-179.
23. Питер Эйткен. Visual Basic 6. Этюды профессионалов. ДиаСофт. 1999. – С. 234-235
24. Ричард Конвэй, Робин Дьюсон, Брайан Паттерсон, Уильям А. Семпф. Visual Basic. NET. Службы Справочник. СП ЭКОМ. 2003. – С. 56-57.
25. Тиори Т., Фрай Дж. Проектирование структур баз данных. В 2 кн., – М.: Мир, 1985. – С. 65-66.
26. Томас Коннолли, Каролин Бегг. Базы данных. Проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика. Вильямс. – С. 98-99.
27. Уоллес Вонг. Visual Basic .NET для `чайников. Вильямс. 2002. – С. 56-57.
28. Хомоненко А. Д. Базы данных. Учебник для высших и средних учебных заведений. Корона Принт. 2002. – С. 87-89.
29. Цикритизис Д., Лоховски Ф. Модели данных. – М.: Финансы и статистика, 1985. – С. 46-47.
30. Чарльз Петцольд. Программирование для Microsoft Windows на Microsoft Visual Basic .NET. Том 2. Русская Редакция. 2003. – С. 76-77.