Введение
Глава 1. Организация службы делопроизводства
1.1 Общие требования
1.2 Организационные формы работы с документами
1.3 Типовые организационные структуры службы делопроизводства
1.4 Задачи и функции службы делопроизводства
1.5 Должностной и численный состав службы делопроизводства
1.6 Нормативная регламентация службы делопроизводства
1.7 Условия труда
Глава 2. Системы электронного документооборота
2.1 Основные положения
2.2 «Электронный документ»
2.3 Стандарты в области СЭД
2.4 Внешний электронный документооборот
2.5 Основные виды систем электронного документооборота
Глава 3. Оценка организации электронного документооборота на предприятии ООО «Надежда»
3.1. Общая характеристика предприятия ООО «Надежда»
3.2. Структура органов управления ООО «Надежда»
3.3.Компьютерные технологии, используемые на предприятии ООО «Надежда»
3.4. Организация документооборота в ООО «Надежда»
3.5. Контроль решений на предприятии ООО «Надежда»
3.6. Предложения для улучшения организации работы на предприятии ООО «Надежда»
3.7. Выводы об организации документооборота на предприятии ООО «Надежда»
Глава 4. База данных ОАО «Надежда»
4.1 Структура базы данных
4.2 Статистика по базе
Заключение
Список литературы
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии, проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
Согласно Федеральному закону "Об информации, информационных технологиях и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Организация документационного обеспечения управлением на уровне современных требований предусматривает организацию единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания или получения и до сдачи в архив или уничтожения.
В настоящее время немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Более совершенная система документационного обеспечения позволяет обеспечить более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Целью написания дипломной работы является изучение организации документооборота на предприятии ООО «Надежда» и разработка комплекса мероприятий, направленных на внедрение электронного документооборота на данном предприятии.
Для достижения поставленной цели в работе решались следующие задачи:
- Изучить теоретические и методологические вопросы, относящиеся к теме дипломной работы.
- Уточнить основные понятия, сущность, содержание, формы и методы организации документооборота на предприятии ООО «Надежда».
- Обосновать основные условия и способы организации электронного документооборота на предприятии ООО «Надежда».
Основными теоретическими методами дипломной работы явились:
- анализ и синтез учебно-методической и теоретической литературы и периодики последних лет.
В качестве эмпирических методов использовались:
- различные виды наблюдения;
- собеседование;
- изучение внутриорганизационных документов предприятия ООО «Надежда» (правовые документы, положения, должностные инструкции, приказы, распоряжения и так далее);
Основными регламентирующими документами являются:
- ГСДОУ.
- ГОСТ.
Государственная система Документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Москва, 1991 г.
Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации.
ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к оформлению документов: утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. №65-ст. - М.: Госстандарт России, 2003. Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000) и устанавливает:
- состав реквизитов документов;
- требования к оформлению реквизитов документов;
- требования к бланкам документов.
Кроме того, в приложении представлены схемы расположения реквизитов и образцы бланков документов. Несмотря на то, что данные требования являются рекомендуемыми, ГОСТ играет очень важную роль в грамотном оформлении документов.
Структура и основное содержание работы.
Во введении обосновывается актуальность работы, проводится анализ литературы, ставятся цель и задачи исследования, описывается методология и методы исследования, определяется база исследования, рассматриваются функции управления, проводится анализ источников.
В первой главе рассматриваются общие теоретические понятия документационного обеспечения управления предприятия.
Во второй главе дается характеристика предприятия ООО «Надежда», изучается его структура и документооборот, на основании действующих на предприятии стандартов.
В третьей главе рассматриваются существующие системы электронного документооборота.
В заключении кратко представлены итоги проделанной работы, выявлены недостатки существующего документооборота предприятия и сформулированы основные предложения по их устранению.
Глава 1. Организация службы делопроизводства
1.1 Общие требования
В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.
Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.
Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчинёнными и соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.
Среди организационных проблем обычно выделяют:
- выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
- разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
- определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
- регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;
- выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация;
- рациональная организация рабочих мест и условий труда;
- повышение квалификации сотрудников службы.
