ВВЕДЕНИЕ
1.1 Анализ существующих решений систем электронного документооборота
1.2 Этапы создания программных средств
1.3 Анализ средств разработки
2 ПРОЕКТНО-КОНСТРУКТОРСКИЙ РАЗДЕЛ
2.1 Характеристика объекта автоматизации
2.2 Выбор методологии проектирования информационной системы
2.3 Сбор требований к информационной системе
2.4. Автоматизируемые бизнес-процессы
2.5 Проектирование пользовательского интерфейса
2.6 Организация работы с базой данных
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ
ПРИЛОЖЕНИЯ
В настоящее время современный мир немыслим без эффективного управления информацией. С давних времен люди пытались описать эти явления (даже тогда, когда не могли их понять). Такое описание называют данными. Необходимым инструментом для эффективной работы с данными сегодня являются программы, которые представляют собой системы обработки информации, основанные на базах данных (БД). На сегодняшний день существуют множество систем управления базами данных (СУБД). Среди них можно выделить трех несомненных лидеров (как по уровню развития технологий, так и по объему рынка – они вместе занимают более 90% мирового рынка СУБД). Это СУБД первого эшелона – Oracle, Microsoft SQL Server, MySQL и IBM DB2, в последнее время быстро становится популярна система с открытым кодом PostgreSQL. Список СУБД второго эшелона довольно велик, сюда относят такие СУБД, как Sybase, Informix, Ingress, Adabas, Interbase, Progress, Cache, Linter, Firebird, Teradata и т д.
От данных информационной системы во многом зависит эффективность работы любого предприятия ли учреждения. Такая система должна:
- обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы;
- позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;
- обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;
- выполнять точный и полный анализ данных.
Данная тема дипломной работы является актуальной, так как в настоящее время наблюдается интенсивное развитие информационных систем, технологий и программных средств. Современные информационные технологии помогают организовать взаимодействие между подразделениями на предприятии, минимизировать бумажный документооборот, формировать отчетов, что заметно минимизирует временные затраты.
Целью данной дипломной работы является разработка автоматизированной информационной системы поддержки взаимодействия между подразделениями.
Объектом исследования является документооборот в организации.
Предметом исследования является процесс разработки автоматизированной информационной системы «Документооборот».
Для достижения цели дипломной работы следует решить следующие задачи:
- проанализировать существующие решения систем электронного документооборота.
- обосновать разработки по всем видам обеспечения;
- разработать автоматизированную информационную систему для организации взаимодействия между подразделениями на предприятии.
- выполнить тестирование приложения, отладить работу.
Разработанное приложение должно позволить контролировать, изменять и добавлять информацию и ускорить выполнение типовые задачи документооборота.
1 АНАЛИТИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ
1.1 Анализ существующих решений систем электронного документооборота
ДЕЛО - эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота. [11]
Плюсы
- Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого электронного документа.
- Простота и удобство в создании проектов документации.
- Общая отлаженность и функциональность системы.
Минусы
- К минусам можно отнести несколько архаичный интерфейс и определенную сложность в освоении.
Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно. [11]
Логика - программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера. [11]
Плюсы
- Возможность построения сложных многоуровневых маршрутов согласования документации.
- Высокая степень защиты данных пользователя.
- Относительная легкость освоения основных компонентов системы.
- Гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки документации.
Минусы
- Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.
- Не самая добросовестная работа технической поддержки.
- Архаичный интерфейс.
Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199 подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей. [11]
ЕВФРАТ- данная система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства. От других сиситем «ЕВФРАТ» отличается наличием множества собственных уникальных программных разработок, которые нельзя встретить в конкурирующих СЭДах. Технологически данная система является одной из самых современных на современном российском рынке СЭДов. [11]
Плюсы
- В комплект поставки этой системы входит встроенная СУБД «Ника», что автоматически освобождает организацию-пользователя от приобретения дополнительного программного обеспечения.
- Дружелюбный интерфейс, обладающий приятным запоминающимся дизайном.
- Встроенный механизм ролей для управления правами доступа.
Минусы
- Довольно медленная скорость работы, особенно на слабых компьютерах.
- Периодические сбои в работе и нерасторопная техническая поддержка.
Стандартная лицензия с установкой системы на собственный сервер организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше пользователей – ниже цена. Однако имеется также вариант размещения серверной компоненты на оборудовании компании-производителя. В этом случае применяется система абонентской платы – четыре тарифа, стоимостью от 10 000 до 95 000 рублей в месяц. [11]
1С:Архив - это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой документации различного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может производить редактирование файлов.
Плюсы
- Отлаженный алгоритм быстрого поиска необходимых данных.
- Возможность хранения документов любых типов – от текстовых и графических, до аудио- и видеофайлов.
- Широчайшие возможности масштабирования, позволяющие успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.
- Главный плюс «1С:Архив», выделяющий эту программу на фоне конкурентов, – это оптимальное сочетание цены продукта и возможностей его функционала.
- Поддержка интеграции с внешними приложениями.
Минусы
- Потребление большого количества системных ресурсов.
- Повышенная сложность освоения даже для опытных пользователей.
Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей, причем первую сумму придется отдать исключительно за апгрейд предыдущей версии «1С:Архив». [13]
OPTIMA-WorkFlow- эта система электронного документооборота находится в постоянном развитии и пока что не может на равных конкурировать с признанными мастодонтами рынка. Однако, OPTIMA-WorkFlow имеет ряд преимуществ – уникальных технологий, которые выделяют ее на общем фоне.
Плюсы
- Реализация функции серийного ввода одинаковых видов документов и их регистрационной информации.
- Сканирование программой-антивирусом.
- Индексирование обычных и зашифрованных документов по выбору.
- Мультиязычный интерфейс пользователя.
Минусы
- Недостатки типовых функциональных возможностей, которые перманентно устраняются выходящими обновлениями.
Типовые решения на базе данной платформы стоят от 55 000 до 75 000 рублей. [9]
EMC Documentum - данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.
Плюсы
- Высокая степень удобства управления проектно-конструкторскими документами.
- Внедрение механизма check-in/check-out, позволяющего управлять распределением прав доступа.
- Наличие функции, позволяющей реализовывать процедуру согласования на нескольких уровнях.
- Поддержка устройств сканирования и распознавания документов.
Минусы
- Работа только с браузером Internet Explorer.
- Отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе.
- Частые «тормоза» и лаги при высокой загруженности системы.
Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком. [11]
LanDocs - разработанная в 1997 году отечественной компанией «ЛАНИТ» эта платформа для автоматизации ведения документооборота по сей день остается востребованной многими предприятиями и учреждениями. LanDocs позволяет выстроить комфортную среду делопроизводства и документооборота, предоставляя всем категориям пользователей необходимый набор инструментов для управления ею.
Плюсы
- Наличие интегрированных инструментов криптографической защиты.
- Возможность включения в процесс документооборота сотрудников из удаленных филиалов.
- Наличие функции пакетного сканирования бумажной документации.
Минусы
- Довольно часто возникающие проблемы с производительностью.
- Слабые возможности по расширению функционала.
- Сложность в освоении системы с нуля.
Цена серверной лицензии варьируется от 30 000 до 216 000 рублей. Пользовательские же лицензии можно приобрести по цене от 5 600 до 8 400 рублей. [8]
CompanyMedia – это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности. [11]
Плюсы
- Возможность успешной работы системы на предприятиях со сложной корпоративной структурой и территориальным устройством.
- Беспрецедентная надежность системы, которая позволяет ей активно функционировать круглые сутки, 365 дней в году.
- Автоматизированная поддержка работы с несколькими типами рабочих мест.
- Разграничение прав доступа, согласно иерархической структуре организации.
Минусы
- В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности FireFox.
- Ориентированность системы преимущественно на средний и крупный бизнес.
Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.
Lotus Domino.Docявляется приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет современный электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.
Плюсы
- Наличие уникальных систем репликации, предназначенных для комплексного решения задач по управлению потоками документов в распределенной среде.
- Возможность поиска документов по отдельным частям хранилища информации.
- Каталоги LDAP масштабируются вплоть до уровня корпораций.
Минусы
- Недостатки данной системы в основном вытекают из ее западного происхождения – имеются определенные вопросы к интерфейсу и реализации некоторых функций. [11]
Стоимость пользовательских и серверных лицензий рассчитывается индивидуально на сайте платформы.
