Рыночные отношения обуславливают объективную необходимость повышение роли бухгалтерского учета и документооборота в управлении предприятием. Для принятия оперативных и тактических решений по управлению предприятием в условиях постоянно меняющейся рыночной конъюнктуры и развивающейся конкуренции товаропроизводителей необходима своевременная достоверная и аналитическая информация.

 В новых условиях у предприятия возрастает необходимость активнее использовать электронный документооборот и бухгалтерский учет, чтобы контролировать и совершенствовать свою работу.

 Учет и документооборот занимают одно из главных мест в системе управления. Он отражает региональные процессы производства, распределения и потребления, характеризует финансовое состояние предприятия, служит основой для планирования его деятельности.

 Электронный бухгалтерский учет не только отражает хозяйственную деятельность, но и воздействует на нее. Бухгалтерский учет - это система наблюдения, измерения, регистрации, обработки и передачи информации в стоимостной оценке об имуществе, источниках его формирования, (обязательствах) и хозяйственных операциях хозяйствующего субъекта (юридического лица).

 В современных условиях хозяйствования предприятия должны уделять особое внимание учету основных средств, так как в результате снижения объемов сельскохозяйственного производства, падения платежеспособного спроса населения и других причин, резко снизилась эффективность использования основных средств предприятия. Кроме того, основные средства в условиях рыночной экономики, жесткой конкурентоспособности между производителями подвергаются постоянной переоценке, осуществление которой невозможно без достоверного, оперативного и точного бухгалтерского учета и отчетности по основным средствам.

 Занять лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В бухгалтерской и банковской деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, принимаются более объективные финансовые и управленческие решения.

 Автоматизация бухгалтерского учета и документооборота на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач.

 Основной целью исследования в курсовой работе является изучение действующей практики бухгалтерского учета на примере конкретного предприятия. Конфигурирование программного продукта с учетом особенностей конкретного предприятия.

 В настоящее время более возрастает потребность предприятий в специальных компьютерных программах и информационных системах (ИС), поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансового звеньев компании, учитывающие и автоматизировано обрабатывающие запросы и обращения сотрудников, а также для обмена юридически значимым документооборотом с госорганами что, в конечном итоге, становится дополнительным конкурентным преимуществом предприятия на рынке.

 Внедренные на предприятиях ИС освобождают сотрудников от рутинной работы, экономят время, а значит и деньги, помогая сосредоточиться на стратегических планах. В наши дни трудно представить себе предприятие, которое обошлось бы без ИС, которая должна облегчить работу персонала организации.

 Выбранная тема представленной работы актуальна, поскольку организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников, а также связана с необходимостью бухгалтерии отчитываться в госорганы только в электронном виде. От того, насколько профессионально ведется бухгалтерский учет и документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Решение задачи автоматизации документооборота и отчетности немыслимо без использования современных специализированных информационных систем.

Объектом исследования являются специализированные информационные системы электронного бухгалтерского учета и документооборота. Предметом исследования – вопрос проектирования, внедрения и автоматизации информационной системы учета основных средств.

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

• обоснование необходимости внедрения специализированной информационной системы по автоматизации учета основных средств;
• описание процесса проектирования информационной системы учета основных средств;
• осуществить расчет показателей экономической эффективности проекта информационной системы.

Глава 1. Теоретическая часть

1.1 Формализация представления процесса проектирования ИС «Учет основных средств»– структура ТСП

Рассмотрим некоторые из описываемых на рисунке процессов:

• Процесс 1 (П1) «Определение перечня подразделений, использующих ИС» включает в себя бухгалтерию организации.
• Процесс 2 (П2) «Определение перечня автоматизируемых функций» Описывает перечень функций бухгалтерии, выполнение которых автоматизируется с помощью ИС.
• Процесс 3 (П3) «Определение типов и количества ИС» включает в себя одну ИС для бухгалтерии.
• Процесс 4 (П4) «Определение аппаратно-программной платформы ИС» включает в себя указания по требуемым программным и аппаратным характеристикам для разрабатываемой ИС.
• Процесс 5 (П5) «Анализ типов задач» включает в себя описание перечня выполняемых с помощью проектируемой ИС задач.
• Процесс 6 (П6) «Выбор способа организации БД и типа СУБД» в качестве СУБД будет использовано приложение MS Office Access. Способ организации БД – реляционная база данных, хранящаяся локально в одном файле.
• Процесс 7 (П7) «Анализ задач и выбор режимов обработки» Включает анализ выполняемых с помощью ИС задач, а также возможные режимы обработки каждой задачи.
• Процесс 8 (П8) «Разработка ТЭО и ТЗ на проектирование ИС». Включает в себя написание технико-экономического обоснования и технического задания на проектирование ИС.
• Процесс 9 (П9) «Описание логической структуры ИС» - построение логической структуры ИС.
• Процесс 12 (П12) «Проектирование реляционной БД» описывает процесс создания реляционной БД.

1.2 Описание состава показателей обоснования технико-экономической эффективности выбранной технологии проектирования и методики их расчета

Показатели оценки экономической эффективности технологических процессов можно поделить на абсолютные и относительные.

1. Абсолютные:

- Показатели, оценивающие величину трудоемкости обработки информации в часах за год по базовому и предполагаемому вариантам технологического процесса (T0, Tj).

- Показатели, оценивающие величину эксплуатационных стоимостных затрат в рублях за год по базовому и предполагаемому вариантам (C0, Cj).

 - Показатель оценки снижения трудовых затрат в часах за год (ΔT):

ΔT=T0 – Tj

- Показатель снижения стоимостных затрат в рублях за год (ΔС):

ΔС=С0 - Сj

2. Относительные показатели оценки эффективности:

- Коэффициент снижения трудовых затрат за год:

Km= ΔT/To

 - Индекс снижения трудовых затрат:

Iт=T0/Tj

 - Коэффициент снижения стоимостных затрат за год:

Kc= ΔC/Cj

 - Индекс снижения стоимостных затрат:

Ic=C0/Cj

 - Показатель трудовых затрат в часах за год на технологический процесс:

Tj=∑tij,

где i изменяется от 1 до n,

tij - показатель трудовых затрат в часах на i-ю операцию j –го технологического процесса.

Для создания базы данных предлагается использовать базу данных Microsoft Access 2007 для Windows. Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании реляционная СУБД (Система управления базами данных), но и система разработки приложений баз данных. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям в обработке и управлении данными. Используя запросы, можно отбирать нужные данные и вычислять итоги, а также создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных и составлять сложные отчеты. Формы и отчеты "наследуют" свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев достаточно задать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз.

MS Access - это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, MS Access - одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто более сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования - Visual Basic Aplication.

Популярность СУБД MS Access обусловлена следующими причинами:

– Access является одной из самых легкодоступных и понятных систем как для профессионалов, так и для начинающих пользователей, позволяющая быстро освоить основные принципы работы с базами данных;

– система имеет полностью русифицированную версию;

– идеология Windows позволяет представлять информацию красочно и наглядно;

– пользователь постоянно видит все результаты своих действий;

– существует набор «мастеров» по разработке объектов, облегчающий создание таблиц, форм и отчетов.

Глава 2. Проектная часть

2.1 Постановка задачи

Целью решения данной задачи является улучшение качества ведения учета, ускорение процесса документооборота и в связи с этим повышения прибыли и рентабельности предприятия.

С точки зрения получения прямого эффекта целью решения данного комплекса задач является:

1) Снижение стоимостных затрат на обработку информации;

2) Снижение трудовых затрат на обработку информации;

3) Снижение затрат времени на выполнение рутинных операций по оформлению документов;

4) Высвобождение персонала;

2.2 Описание информационной модели

Информационная модель задачи представляет собой отражение структуры информационного обеспечения, содержит первичные и результатные документы, файлы с постоянной и переменной информацией. В информационной модели ИС учета основных средств исходными документами являются «Сотрудники», «Способы начисления», «Группы», «Должности», «Состояния», результатным – «Ведомость основных средств».

2.3 Классификаторы с описанием их структур

Таблица 2.1 Состав и структура классификаторов.

2.4 Формы первичных документов

Внешний вид первичных документов представлен на рисунках 2.1 

1. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2009. 420 с.

2. Вендров. А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 352 с.
3. Гвоздева В.А. Основы построения автоматизированных информационных систем: М. – ИНФРА-М, 2007 г. 320 стр.
4. Голицына О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Информационные системы: учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007 г. 496 стр.
5. Гребенюк Е. И. , Гребенюк Н. А. Технические средства информатизации. – Екатеринбург: Академия 2007 г. 272 стр.
6. Дейт К. Введение в системы баз данных. – М.;СПб., 2009г.
7. Йордон Э., Аргила К.. Объектно-ориентированный анализ и проектирование систем: Москва: Лори 2007г. 264 стр.
8. Карминский А.М. Информатизация бизнеса. Концепции, технологии, системы. – М: Астрэль 2008 г. 624 стр.
9. Коннолли Э. Базы данных: проектирование, реализация, сопровождение. – СПб.: Инфа. 2010 г.
10. Маклаков С.В. CASE-средства разработки информационных систем. BPwin и Erwin. –М.: ДиалогМифи, 2011.
11. Михеев Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. – Москва: ТК Велби, Проспект, 2007г. 448стр.
12. Михеева Е.В. Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности Учебное пособие. – М.: Academia, 2008г. 256 стр.
13. Ребекка М. Райордан Основы реляционных баз данных М: Русская редакция, 2009 г. 384 стр.
14. Романенко А. Г., Самойлюк О. Ф., Максимович Г. Ю., Информационные системы: Учебное пособие - 2-е издание, дополнительное Учебное пособие - Москва: Российский государственный гуманитарный университет, Издательский центр, Издательский центр РГГУ, 2007г.
15. Смирнов Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем: Учебник – М.: Финансы и статистика, 2011. – 542с.:ил.
16. Смирнова Г.Н. Проектирование экономических информационных систем: Учебник – М. Финансы и статистка, 2009.
17. Титаренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. – М.: Компьютер, 2008 г.
18. Фуфаев Э.В. Разработка и эксплуатация удаленных баз данных. – М.: Академия, 2009 г. 256 стр.
19. Чекалов А.П. - Базы данных: от проектирования до разработки приложений. – СПб.: БХВ-Петербург, 2008. 384 с.
20. Шлеер. Технология разработки программного обеспечения. – М. Финансы и статистка, 2009 г. 182 с.