Совершенствование документооборота Департамента имущественных отношений Ханты-Мансийского района

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Работа с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.

Осуществляется документооборот в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т. п.).

Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.

Анализ документооборота может показать степень загруженности отдельных подразделений и работников, наметить основные пути рационализации работы с документами.

Предметом исследования является документооборот.

Объектом исследования является анализ документооборота Департамента имущественных отношений Ханты-Мансийского района.

Цель исследования – разработать мероприятия по совершенствованию документооборота Департамента имущественных отношений Ханты-Мансийского района.

Указанная цель достигается путем решения следующего комплекса задач:

1. Рассмотреть понятие, цели и задачи системы документационного обеспечения.
2. Определить подходы к управлению и организация системы документационного обеспечения предприятия.
3. Дать краткую характеристику Департамента имущественных отношений Ханты-Мансийского района.
4. Выяснить достоинства и недостатки системы документационного обеспечения Ханты-Мансийского района.
5. Разработать рекомендации по обеспечению роста эффективности системы документационного обеспечения.
6. Дать экономико-организационное обоснование рекомендаций по обеспечению роста эффективности системы документационного обеспечения.

Степень разработанности темы исследования. В российской науке и практике вопросы карьеры изучались довольно обширно. Результаты исследования проблемы развития кадрового менеджмента, ее формирования и развития, как эффективного инструмента управления персоналом современной организации,  представлены в опубликованных работах Т.Ю. Базарова, Е.В. Даньковой, А.П. Егоршина, Т.В. Зайцевой, А.Я. Кибанова,  В.Л. Романова, С.И. Сотниковой, В.А. Спивака, А.И. Турчинова и др.

Теоретической и методологической основой выпускного исследования являются работы отечественных и зарубежных ученых, материалы периодических изданий в области управления персоналом, посвященные вопросам управления персоналом и ее моделей.

Методологическая основа. В работе применялись следующие общенаучные методы эмпирического и теоретического этапов исследования: сравнение, описание.

Нормативно-правовые акты

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998 – 62 с.
2. ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003 – 69 с.
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела, 1991 – 124 с.

Учебные пособия

4. Илюшенко, М.П. Организация документооборота. / Делопроизводство – 2015 – №1 – с. 51-57.
5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – // М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение, - 2017. – 304с.
6. Кузнецов, С.Л. Делопроизводство на компьютере. Компьютерные технологии в производстве. – 3-е изд., доп. - М., ЗАО «Бизнес-школа», 2016 – 625 с.
7. Кузнецов, С.Л. Применение современных технологий в работе с документами. / Секретарское дело. – 2018 – № 3 – с.48.
8. Кузнецов, С.Л. Программы автоматизации. Общий обзор. / Делопроизводство – 2018 – № 1 – С. 73-77.
9. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. - М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2015 – 288 с.
10. Кушнаренко, Н. Н. Документоведение: учеб.пособие. – Киев: «Знания», 2018. – 460 с.
11. Организация работы с документами: Учебник. / Кудряев, В.А., Корнеев И.К., Ксандопуло, Г.Н. и др. – М., Инфра-М, 2015 – 572 с.
12. Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству. - М., Издательство ПРИОР, 2016 – 234 с.
13. Титоренко, Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М., ЮНИТИ, 2017 – 621 с.
14. Трубилин, И.Т., Семенов, М.И., Лойко, В.И., Барановская, Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М., Финансы и статистика, 2017 – 371 с.

Периодические издания

15. Андреев В. От директивного к процессному управлению // Экономика и жизнь. – 2015 – № 25.
16. Белов А.А. Системные принципы построения документационного обеспечения управления // Вестник Ивановского государственного энергетического университета. – 2017. – № 1. – С. 17-20.
17. Быкова Т.А. Порядок разработки номенклатуры дел// Делопроизводство и документооборот на предприятии, 2014. №12. С. 8-21
18. Быкова Т.А. Технология обработки документов при их получении и отправке // Журнал Справочник секретаря и офис-менеджера. 2015. – № 9. – С. 34-39.
19. Гайдарь Е. В. Управление финансовым предприятием в условиях экономических реформ // Научный альманах. – 2015. – № 10 1(12). – С. 85–88.
20. Гайдарь, Е. В., Боровец И. Е. Информационные системы и технологии в управлении предприятием // Наука без границ. – 2016. – № 4 (4). – С. 10–13.
21. Горелик О.М. Производственный менеджмент: принятие и реализация управленческих решений //Гриф УМО МО РФ. – М.: КноРус.- 2013. – 433 с.
22. Григорьев В.П. Управление персоналом: процессный подход: Учебное пособие // – Самара: Изд-во Самар. гос, экон. ун-та, - 2016. – 108 с.
23. Данилов А.Д. GTD, коллаборация и автоматизация документооборота на крупных предприятиях с распределенной структурой// Вестник Воронежского государственного технического университета. - 2016. – Т. 7. – № 1. – С. 69-73.
24. Дворовой И.Г.Автоматизация администрирования безопасности электронного документооборота... // Информация и безопасность. – 2016. – Т. 13. – № 1. – С. 115-118.
25. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. // Электронный Додонова М.И. Служба ДОУ: история вопроса, структура, задачи, правовое обеспечение // Журнал Делопроизводство. – 2017. – № 2. – С. 67-74.
26. Еремченко, В.А. Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления. / Делопроизводитель – 2015 – №1 – с.15-18.
27. Ефименко Е.А.Учебно-методические разработки по составлению и оформлению протокола // Секретарское дело. – 2017. № 1. – С. 55 – 59.
28. Калуцкий И. В., Федорова А. С. Безопасность IT-сферы при внедрении технологии виртуализации // Инфокоммуникации и информационная безопасность: состояние, проблемы и пути решения: материалы I Всероссийской научно-практической конференции. Курск, 2015. С. 332–336.
29. Калуцкий И. В., Шумайлова В. А. Проблемы ведения конфиденциального электронного документооборота в коммерческой организации и пути их решения // Новая наука: современное состояние и пути развития: международное научное периодическое издание по итогам Международной научно-практической конференции. Стерлитамак, 2016. С. 155–157.
30. Калуцкий И.В. Роль человеческого фактора в обеспечении информационной безопасности бизнеса [Текст] / И.В. Калуцкий, А.А. Агафонов Известия Юго-Западного государственного университета. 2017. № 2 (17). С. 173-179.
31. Калуцкий И.В., Рудак И. И., Типикина А. В. Технологии виртуализации для защиты электронного документооборота // Оптико-электронные приборы и устройства в системах распознавания образов, обработки изображений и символьной информации: сборник А. А. Чеснокова, И. В. Калуцкий, А. Г. Спеваков ISSN 2223-1552. Известия Юго-Западного государственного университета. 22 материалов XII Международной научно- технической конференции. Курск, 2015. С. 155–157.