Целью дипломной работы является изучение системы организации хранения документов в Администрации Кировского района Города Томска, выявление подходящей формы для документооборота в контрольно-организационном отделе Администрации Кировского района Города Томска, приведение в порядок бумажного архива в Администрации Кировского района Города Томска, переработка бумажной документации в электронный вид.
Поставлены конкретные задачи, такие как:
- ознакомление с бумажным архивом в Администрации Кировского района Города Томска;
- изучение нормативно-правовых документов для ведения архива;
- приведение в порядок бумажного архива в Администрации Кировского района Города Томска;
- переработка бумажной документации в Администрации Кировского района города Томска.
Тема архивного дела очень актуальна на сегодняшний день, поскольку не во всех организациях ведется грамотный учет дел. А ведь благодаря именно архивам можно многое узнать о том, что было в прошлом, поднять важные документы и возможно решить проблемы разногласия, найдя документы, подтверждающие те или иные факты.
Поскольку в Администрации Кировского района Города Томска на сегодняшний день не ведется электронный архив, стоит задача разобраться, по какой причине это происходит, найти решение этой проблемы и помочь во внедрении хотя бы простой системы ведения электронной документации. Нужно понять, почему преобладает бумажный архив и в чем же его преимущество, возможно, у бумажного архива намного больше плюсов, чем у электронного, тогда стоит понять, каких и упорядочить ведение бумажного архива, ведь в Администрации Кировского района Города Томска также актуальна проблема мест хранения бумажного архива. Не хватает помещений для бумажной документации, именно поэтому она хранится в беспорядочном виде по шкафам отдельно в каждом отделе.
Очень многие организации перешли уже полностью на электронный документооборот, чем упростили свое существование, ведь при существовании на предприятии электронного архива для сотрудников организации существенно упрощается поиск документов, а это большая экономия времени, которого в современной жизни и так мало.
Основной целью архива в Администрации Кировского района Города Томска является комплектование и учет документов, а также хранение и использование документов, хранящихся в архиве. Поскольку в Администрации Кировского района Города Томска работают не только с другими организациями и предприятиями, а также и с физическими лицами, обязательно должен существовать и бумажный архив, в котором хранятся все подлинники обращений граждан. Именно по ним решают вопросы с населением, устраняют проблемы по жалобам и предотвращают появление в дальнейшем различных проблем.
- Теоретические основы архивоведения
- Исторические аспекты архива
- История архива
Понятие «архив» появилось в России в XVIII веке, термин «архив» был введен «Генеральным регламентом», изданным 28 февраля 1720 г. [1]
История архивов как самостоятельных государственных учреждений берет свое начало в эпоху Петра I, ранее делопроизводственная документация хранилась при приказах и других учреждениях, в процессе деятельности, которых они начинали существовать. Генеральный регламент, принятый в 1720 г., установил порядок сдачи решенных дел коллегий и контор на хранение. Были созданы первые центральные архивы: один – в ведении Ревизион-коллегии – для финансовой документации, а другой – в ведении Коллегии иностранных дел – для всех остальных дел.
В 1736 г. было принято решение строить в провинциях и губерниях здания для архивов. В 1780–1782 гг. были учреждены государственные архивы старых дел в Санкт-Петербурге и Москве для хранения дел учреждений, упраздненных в связи с реформой местного управления [2].
Архиву генетически присущи две основные функции – это хранения и использования документов, руководствуясь заявленным принципом, можно прийти к заключению, что архивы в своем развитии прошли несколько этапов, которые описаны ниже.
Первый этап (с момента зарождения архивов до XV – нач. XVII в.) характеризуется неразвитостью государственного аппарата, превосходством имущественного права над публичным, личного владения над общественным, отсутствием отчетливо выраженного интереса к научному использованию исторических памятников. Архивы не выделились в самостоятельные учреждения, а существуют при канцеляриях вместе с казной и другими сокровищами монархов.
Наличие довольно примитивного справочного аппарата позволяет охарактеризовать это время как период господства так называемого практического архивоведения, то есть набора правил, обеспечивающих элементарный порядок хранения, учета и выдачи документов.
Второй этап (XVI–XVII – рубеж XIX–XX вв.) был отмечен появлением множества разнообразных архивохранилищ, отчетливо выявились похожие, но те не менее не равнозначные функции архивов и библиотек. Архивы все больше и больше стали рассматриваться как хранилища юридических бумаг, которые зафиксировали права высших сословий на те или иные привилегии.
В России в XVIII – начало XX вв. формирующийся административно-фискальный аппарат абсолютистских государств создает многочисленные архивы-канцелярии, архивы-регистратуры. В границах национальных государств складывается ведомственная организация архивного дела. С начала этого этапа появляются первые работы по регистратурам и архивам, и к концу XIX в. формируется понятийный аппарат архивоведения.
И лишь на третьем этапе (рубеж XIX–XX вв. – до настоящего времени) происходит становление архивов в государственную отрасль управления во главе с генеральными дирекциями или национальными (центральными) архивами и связанными с ними местными архивохранилищами [1].
Архивы в России прошли продолжительный путь развития – от простых документохранилищ до научно-исследовательских центров.
К началу ХХ в. в России сложилась большая сеть архивов. Всего в стране насчитывалось свыше 120 тыс. правительственных и общественных архивов.
Архивная отрасль России регулярно испытывала нехватку квалифицированных кадров. Петербургский и Московский археологические институты осуществляли подготовку архивистов и археологов, как бы то ни было, не могли полностью решить проблему обеспечения архивов России квалифицированными работниками. К сожалению, вопрос о проведении архивной реформы в России также остался нерешенным.
В настоящее время архивоведение представляет собой одну из общественно значимых дисциплин, и заинтересованность населения к ней с каждым годом все больше возрастает в условиях существования информационного общества.
На сегодняшний день архивное дело – это профессиональная деятельность по использованию и хранению архивных документов. В соответствии с российским законодательством, этой работой занимаются государственные органы, органы местного самоуправления, юридические лица и граждане, а понятие «архив» характеризуется как учреждение для старых, старинных документов; отделение или часть учреждения, где хранятся старые документы.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.
Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и штатом кадров [3].
