Введение.
Глав 1. Общее значение прямой и обратной связи в менеджменте.
1.1 Общая суть и значение прямой и обратной связи в управлении.
1.2 Сравнительный анализ прямых и обратных связей в различных организационных структурах управления.
1.3 Информационные внутрифирменные потоки, как прямая и обратная связь между важнейшими элементами организации.
1.4 Обратная связь с внешней средой организации – важнейший фактор успеха на рынке.
Глава 2. Анализ значения информационно-технического обеспечения менеджмента для укрепления прямых и обратных связей.
2.1 Потенциальные возможности информационных технологий в менеджменте.
2.2 Проблема управления процессом информатизации на предприятии.
2.3 Значение внедрения новых информационных проектов.
2.4 Роль компьютера в управлении рабочим потоком.
2.5 Принципы и значение успешной компьютеризации управленческих процессов.
Заключение.
Литература:
Взаимодействие и информация играют особенно важное значение в технологии менеджмента. Особенно принципиальным является тесная связь внутри организационной структуры управления, важным является так же тесное взаимодействие организации с внешней средой.
Процесс прямой и обратной связи в менеджменте, в общем случае, состоит из нескольких этапов. Чаще всего выделяют четыре основных:
- Сбор информации (или зарождение идеи). Основными операциями с информацией на этом этапе являются собственно сбор информации, ее регистрация, предварительная и итоговая обработка. Предварительная обработка информации – это сортировка, сопоставление, выборка, подготовка для длительного хранения, унификация формы. Итоговая обработка информации (по существу – подготовка информации для принятия решения) состоит в совместной обработке нескольких массивов данных, получению вторичных данных, сопоставлении информации различных временных периодов и т. д.
- Кодирование информации и выбор канала для ее передачи. Под кодированием информации чаще всего понимают ее преобразование*. Используя различные коды, одну и ту же информацию можно передать устно, письменно (в текстовой или графической форме), на разных языках, с помощью жестов и т.д. Канал – это средство передачи информации (письменные или устные распоряжения, телефон, факс, электронная почта, доска объявлений и т.д.)
Таким образом, мы всегда выбираем адекватные конкретной ситуации и самой информации систему кодов и канал передачи, часто даже не задумываясь об этом. Вместе с тем, исследования показывают, что в процессе разговора, например, очень большой объем информации передается невербальным путем (мимика, жесты, выражение глаз и т.д.). Умение «читать» невербальный язык (а тем более, пользоваться им) ставит менеджера в более выгодное положение во время деловых переговоров.
- Собственно передача. Умение управлять информационными потоками, понимание естественных и искусственных барьеров на пути информации в организации становится сегодня одной из важнейших характеристик в квалификации менеджера. Ниже мы остановимся на этом вопросе подробнее.
- Декодирование полученной информации. Кодирование информации, т.е. ее целенаправленное преобразование, диктуется, как правило, удобством ее представления или дальнейшей передачи. Иногда кодирование информации определяется ее секретностью. Во всех случаях нужно быть уверенным, что адресат сумеет ее декодировать без потерь и искажений. Для обеспечения этой уверенности используются различные формы обратной связи.
Таким образом, наибольшее внимание сегодня необходимо уделять прямой и обратной связи в менеджменте. Подобные связи формируются на протяжении длительного процесса развития организационной структуры. Причем особое значение в наши дни приобретает непосредственно информационное обеспечение в процессе осуществления прямых и обратных связей в менеджменте.
Информационное обеспечение менеджмента прежде всего связано с современными компьютерными технологиями и их умелым и рациональным использованием.
Именно компьютеризация стала одним из важнейших достижений сферы бизнеса. Компьютерная революция в деятельности предприятий имеет особенности, на которые стоит обратить внимание.
Множество проблем в сфере управления предприятием происходит, когда служащие компании игнорируют новые информационные технологии. Диапазон экономически перспективных компьютерных программ, доступный теперь многим фирмам, ограничивается недостаточной подготовкой персонала, непосредственно работающего с компьютерами, а также недостаточной инициативностью менеджеров.
Руководители предприятий уже начали осознавать, что для наиболее плодотворного использования компьютерных технологий в будущем необходимо повышать уровень квалификации сотрудников уже сегодня, а также информировать менеджеров об обширных возможностях компьютера.
Например, в некоторых компаниях при объединении всех компьютеров в единую сеть сотрудники фирм прошли специализированный курс обучения, что существенно повысило оценочные критерии производительности труда (например, линейный менеджер имеет возможность получить необходимую информацию сразу от нескольких функциональных менеджеров всего лишь нажатием нескольких клавиш на своем компьютере). Возросло и качество обслуживания клиентов, так как менеджеры получили возможность быстрее и точнее компоновать работать с информацией, каждый из них может вывести на экран своего компьютера информацию о различных товарах, их характеристиках и др.[1]
Огромное внимание следует уделять основным принципам успешной компьютеризации деятельности предприятия. Здесь важна сама компьютерная технология, моделирование показателей вероятности получения прибыли с оценкой инвестиционных рисков. Подобное программное обеспечение представляет собой электронную версию для разработки одной из частей бизнес-плана, при составлении которой руководитель имеет возможность корректировать разнообразные факторы с помощью компьютера. Она помогает экономить время и повышает качество предполагаемого проекта, но необходимо помнить, что только правильное применение электронной версии дает положительные результаты. К сожалению, на данном этапе развития бизнеса в России такие компьютерные программы используются в работе лишь немногих отечественных предприятий. Это обусловлено многими факторами: высокой стоимостью технологических проектов, отсутствием потребностей в компьютеризации в некоторых областях, боязнью допустить какую-либо степень провала в процессе внедрения или использования и т. д.
Менеджеры компаний придерживаются различных взглядов на применение компьютерных технологий. Например, некоторые предостерегают, что под влиянием программистов менеджеры зачастую слепо верят во всемогущество глобальных информационных систем, которые якобы автоматически снабжают всеми необходимыми данными для принятия любых решений в области управления. Они утверждают, что даже правильно используемый компьютер может обеспечить только постепенное усовершенствование процесса вывода данных для принятия управленческих решений. Безусловно, каждая компания нуждается в информационных системах, но менеджерам необходимо полагаться на свой ум, здравый смысл и логику, знать много такого, что никакой компьютер никогда не будет способен сообщить им. Ведь только тогда они смогут гибко реагировать на изменения во внешней и внутренней среде фирмы и принимать соответствующие решения.
Таким образом, прямая и обратная связь в менеджменте и обеспечение ее эффективности, в том числе и посредством информационных технологий, имеет особую актуальность для детального исследования. Именно всесторонний анализ прямой и обратной связи в технологии менеджмента станет целью данной работы.
Глав 1. Общее значение прямой и обратной связи в менеджменте
1.1 Общая суть и значение прямой и обратной связи в управлении
Система управления представляет собой совокупность объекта управления (например, предприятия) и субъекта управления (управленческого аппарата) (Рис. 1). Управленческий аппарат объединяет сотрудников, формулирующих цели, разрабатывающих планы, устанавливающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение. В задачу объекта управления входит и выполнение планов, разработанных управленческим аппаратом, т. е реализация той деятельности, для которой создавалась система управления. Оба компонента системы связаны прямой и обратной связью. Прямая связь выражается потоком директивной информации направляемой от управленческого аппарата к объекту управления Обратная связь представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, идущий в обратном направлении.
Директивная информация формируется управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о внешней среде, о сложившейся внешней ситуации. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю ситуацию объекта, а также степень влияния на нее внешней среды. Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояние рынка, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика и т. д.).
Обратная связь, увеличивающая влияние входа системы на ее выход, называется положительной обратной связью, а уменьшающая это влияние — отрицательной. Отрицательная обратная связь способствует восстановлению равновесия в системе, когда оно нарушается внешним воздействием, а положительная обратная связь вызывает большее отклонение, чем то, которое вызвало бы внешнее воздействие при отсутствии обратной связи.
Системы управления с обратной связью функционируют следующим образом. Выбирается управляющее воздействие, которое определяет требуемое состояние управляемого объекта. Информация о фактическом состоянии управляемого объекта поступает по каналу обратной связи. Специальный орган сравнивает эти состояния, и при несовпадении требуемого и фактического состояний управляемого объекта вырабатываются управляющие воздействия, назначением которых является корректировка его поведения. Управляющие воздействия каждого контура управления могут влиять на реакцию управляемого объекта на управляющие воздействия в других контурах управления. В таких случаях их называют системами многосвязанного управления.
Метод управления, основанный на использовании обратной связи, нашел широкое применение как в системах управления техническими объектами, так и в организационно-административных системах. Одним из главных достоинств этого метода является работа элементов систем управления в условиях значительных изменений внешней среды, т. е. в условиях большого числа случайных воздействий различного вида.
Совокупность информационных потоков, средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, составляет информационную систему управления объектом.
[1] Ефремова М.В. Основы технологии современного бизнеса: Учебное пособие. – М., 1999, с. 97
