Курсовая Офис-менеджмент

Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.

В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает».

В соответствии с содержанием офисной деятельности и структу­рой поддерживающих её технологий можно выделить следующие категории офисного персонала:

• инженерно-технический персонал;
• персонал информационного и документационного обеспечения;
• организационный персонал.

Деятельность офисного инженерно-технического персонала на­правлена на обеспечение эффективного функционирования техничес­ких средств офисных технологий, что и определяет его квалификаци­онный состав, включающий в себя инженеров и техников по эксплуатации соответствующих видов оборудования.

Офисный персонал информационного и документационного обеспечения занимается реализацией функций информационной поддержки управленческой деятельности в рамках технологий сбора, накопления, регистрации, передачи, хранения, копирования, упоря­дочения, поиска, представления, выдачи и защиты данных. В его со­став входят специалисты служб документационного обеспечения уп­равления, экспедиций, канцелярий, специализированных подразделений размножения, защиты и хранения документов, а так­же работники, обеспечивающие функционирование автоматизиро­ванных информационных систем (администраторы баз данных и си­стем, прикладные программисты, операторы ЭВМ).

Офисный организационный персонал обеспечивает совместную деятельность всех составляющих офисной деятельности и ее координа­цию с обеспечиваемыми управленческими функциями. В него входят:

• руководители структурных подразделений офиса, в которых организована работа инженерно-технического персонала и работни­
  ков информационного и документационного обеспечения;
• секретари, помощники и референты руководства управленческих структур;
• координаторы офисной деятельности.

В реальных ситуациях возможно сочетание функций различных категорий офисного персонала в деятельности конкретных работни­ков офиса. До недавнего времени такие сотрудники, как правило, осуществляли координирующие функции дополнительно к своей ос­новной деятельности, что не всегда оправданно.

Для эффективной организации офисной работы требуются про­фессиональная подготовка и наличие соответствующей должности с необходимыми правами и обязанностями. Практика последних лет реализовала эту необходимость в виде должности офис-менеджера.

                               Глава 1. Профессия – офис-менеджер

 1.1  Офис-менеджмент как специфическая разновидность управленческой деятельности

Не все в точности представляют себе, что такое офис, менеджер и менеджмент, так как эти слова сравнительно недавно вошли в русский язык, поэтому начнём с определения понятий. В переводе с английского слово «office» означает:

• служба, место, должность, пост;
• нахождение у власти, на посту;
• ведомство (вообще, и в т.ч. предприятие, организация, учреждение);
• отдел, бюро, управление (как структурный элемент предприятия, осуществляющий административные функции);
• контора, канцелярия;
• служебное помещение, кабинет;
• служащие;
• обязанность, долг, функция;
• сведения;
• наконец, служба при доме (при офисе).

Менеджмент (management) можно перевести не только как классическое «управление», «заведование», но и следующим образом:

• правление, дирекция, администрация (в качестве органа коллегиального управления предприятием);
• умение справляться с работой;
• бережное, чуткое отношение к людям (в данном случае - к персоналу).

Менеджер (manager) – это:

• управляющий, заведующий, руководитель, администратор, директор;
• управляющий имуществом;
• в некоторых случаях – лицо, уполномоченное заниматься организационными вопросами, вести переговоры и т.п.

Если следовать изложенному выше то, офис-менеджер (office-manager) – это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения вообще). Образно говоря, офис-менеджер – это «хозяин офиса», «начальник штаба», первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно-хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения). [6]

Офис-менеджмент представляет собой один из видов управленческой деятельности. Главными отличительными чертами офис-менеджмента являются:

- тесное сочетание и взаимопереплетение его функциональных составляющих (планирование, организация, контроль, учёт и т.д.);

- непосредственное (личное) взаимодействие офис-менеджера со значительным количеством персонала, выполняющего самые разные функции;

- промежуточное положение данного вида деятельности между стратегическим и тактическим менеджментом.

Офис-менеджмент можно обозначить как оперативное руководство управленческим аппаратом предприятия.

Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило юридически существование квалификационной должностной категории «офис-менеджер».

С другой стороны, известно, что на изменение экономической ситуации, и в частности появлению нового товара, быстрее всего реагирует рынок. Статистика убедительно свидетельствует о том, что на сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных профессий.

1 Андреева, В.Н. Делопроизводство: Практ. пособие / Андреева В.Н. – 9-е изд., испр. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа», 2003. – 184с.

2 Ботавина, Р.Н. Этика деловых отношений: Учеб. пособие для студентов, обучающихся по эконом. специальностям / Ботавина Р.Н. – М: Финансы и статистика, 2001. – 208 с.: ил.

3 Валинуров, И., Офис начинается с офис-менеджера / Валинуров И., Устименко М. // Молодость Сибири. – 2002. - № 52. – с. 13-14

4 ГОСТ Р6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: Утв. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003г. №65-ст.: Введ. в действие 1 июля 2003г. – М., 2003. – 17с.

5 Делопроизводство: более 120 документов: Образцы, док., орг. и технология работы / Галахов В.В., Корнев Н.К., Ксандопуло Г.И. и др. –   М.: Проспект, 2003. – 448 с.

6 Дёмин, Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю.М. – СПб.: Питер, 2004. – 203 с.: ил.

7 Корнеев, И.К. Профессиональная подготовка офис – менеджера / Корнеев И. К. // Справочник секретаря и офис – менеджера. – 2002. - № 4. – с. 17-25.

8 Кузнецова, Т. Новые квалификационные характеристики секретарей / Кузнецова Т. // Управление персоналом. – 2000. - № 2. – с. 18 – 21.

9 Кузнецова, Т.А. Секретарское дело / Кузнецова Т.А. – 3-е изд., исп. – М.: ЗАО Бизнес – шк. Интел-Синтез, 1999. – 288 с.

10 Наумова, С.В. Офис-менеджер: задачи позиционирования / Наумова С.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. - №8. – с. 82-84.

11 Организация работы с документами: Учеб. для студентов высш. учеб. завед., обучающихся по специальностям “Документоведение и документационное обеспеч. упр.” и  “Менеджмент орг.” / Кудряев В.А., Галахов В.В., Корнеев И.К. и др.; Под ред. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592с.

12 Паничкина, С.Н. Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании / Паничкина С.Н., Дресвянская К.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. - №7. – с. 56-62.

13 Подобед, М.А. Документооборот предприятия / Подобед М.А., Усманова Н.Р. – 3-е изд., доп. и перераб. – М.: Приор-издат, 2002. – 384 с.

14 Рогожин, М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р6.30-2003): Учебно-практическое пособие / Рогожин М.Ю. – М.: РДЛ, 2003. – 208с.

15 Рогожин, М.Ю. Организация кадровой работы предприятия: Учеб.-практ. пособие / Рогожин М.Ю. – М.: РДЛ, 2003. – 240с.

16 Санкина, Л. Должностной и численный состав службы делопроизводства /  Санкина Л. // Управление персоналом. – 2000. - № 7. – с. 58-59.

17 Справочник кадровика: должности руководителей и служащих, квалификационные характеристики, тарифные разряды. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 700с.

18 Трудовой кодекс Российской Федерации: Офиц. текст: (Принят 21 дек. 2001г.). – М.: Омега-Л, 2003. – 176с.

19 Щур, Д.Л., Офис-менеджер / Щур Д.Л., Труханович Л.В. // Кадры предприятия. – 2002. - № 3. – с. 15-20.