Актуальность исследования. На сегодняшний день представляется достаточно важной и злободневной проблема по обеспечению сохранности документов, их использования в России. Несмотря на то, то общество признало ценность обеспечения сохранности документов, все же архивные документы зачастую подвергаются разным угрозам, как внутренним, так и внешним, например, пожарам, затоплению, терроризму, нарушению правил пользования документов.
Следует отметить, что с 90-х гг. XX века ситуация в области совершенствования мер по сохранности архивных документов сильно обострилась, что привлекло внимание общественности и Росархива. Сохранение архивных документов федеральных государственных архивных учреждений является первоочередной, так как в них сосредоточено большое число особо ценных, уникальных документов. Не исключением является Российский государственный архив литературы и искусства (далее – РГАЛИ).
В РГАЛИ хранятся документы, в основном, затрагивающие период XVIII – XXI вв. по истории отечественной и зарубежной литературы, музыки, театра, киноискусства, изобразительного искусства. Следует отметить актуальной проблему сохранности и использования архивных документов РГАЛИ. Документы нужно не только верно сформировать и оформить, но и передать, обеспечить сохранность, быстро найти в необходимом случае. В связи с этим, большое внимание должно уделяться защите архивных документов.
Использование документов является ответственной работой, требующей достаточно высокого уровня профессионализма, навыков, знаний источниковедения, владения понятиями и терминами в области архивного дела. Сотрудники архивов ответственны за точность, достоверность предоставляемой информации.
Степень разработанности проблемы. Проблема обеспечения сохранности привлекает внимание большое число ученых в области архивного дела. Вопросы в области повышения безопасности обсуждались в советское время на заседании Межведомственной комиссии по информационной безопасности Совета безопасности РФ. Фиксировалось, что снижение контроля со стороны органов власти повышает риск утраты документов и несанкционированного использования архивных документов, документной информации.
На сегодняшний день в РГАЛИ отмечаются различные проблемы сохранности и использования документов, в частности, недостаточное осуществление мер пожарной безопасности, штатная численность РГАЛИ не соответствует расширенным функциям и объемам работ повышенной сложности, в РГАЛИ имеются смешанные стеллажи (полки деревянные, а стояки – металлические), что требует замены, планы проверки наличия не всегда составляются с учетом ранее проделанной работы. Также в РГАЛИ большая часть фондов – фонды личного происхождения, использование которых ограничено.
Степень изученности проблемы.
Литература по данной теме обширна, поэтому ее следует разделить на два блока.
Первый – это работы специалистов, рассматривающие вопросам сохранности документов в архивохранилищах страны и непосредственно в РГАЛИ . К таким вопросам относятся работы авторов: У.В. Павловой[1], Т.М. Горяевой[2], М.Ю. Киселев[3] и др.
У.В. Павлова рассматривает вопросы сохранности документов в ведомственных архивах России. В статье Т.М. Горяевой представлены этапы мероприятий по хранению документов РГАЛИ. Ю.М. Киселев в статье раскрывает опыт архива РАН по проблемам сохранности документов, в том числе вопросам создания страхового фонда, оцифрования. Внимание уделено также деятельности лаборатории биохимической защиты и реставрации документов, подняты актуальные вопросы, новизна достигается за счет уточнения направлений работы архива по обеспечению сохранности документов и создания условий для их более эффективного использования.
К второму следует отнести труды по проблемам использования документов в архивах страны. В частности, большое внимание исследователями (А.Н. Артизов[4], В.Д. Банасюкевич[5], Л.П. Запрягаева[6]) уделено вопросам формирования Архивного фонда РФ на современном этапе, подготовке дел для архивного хранения, комплектованию, обеспечению сохранности документов в архивах.
В журналах «Отечественные архивы», «Вестник архивиста» Росархива публикуются статьи специалистов архивной службы, которые затрагивают проблемы обеспечения сохранности архивных документов, в частности В.Ф. Привалова[7], А.С. Попова[8] и других авторов.
Так, в статье В.Ф. Привалова раскрываются негативные факторы, действующие при выполнении различных архивных работ, факторы риска и меры защиты архивных документов.
Цель выпускной квалификационной работы – выявление проблем сохранности и использования документов (на примере Российского государственного архива литературы и искусства). Для достижения поставленной цели определило ее приоритетные задачи:
- Раскрыть понятие и сущность архивных документов;
- Определить состав Архивного фонда Российской Федерации;
- Рассмотреть деятельность Архивного фонда Российской Федерации в обеспечении сохранности и использования документов и выявить проблемы сохранности и использования документов в Российском государственном архиве литературы и искусства;
- Разработать меры по совершенствованию архивного хранения и использования документов.
Объект исследования – архивные документы.
Предмет исследования - проблемы сохранности и использования документов (на материалах Российского государственного архива литературы и искусства).
При написании выпускной квалификационной работы применялись такие методы исследования, как анализ литературы по проблеме, синтез, индукция и дедукция, классификация, системный метод.
Теоретико-методологической основой исследования послужили труды отечественных ученых и практиков, посвященные вопросам хранения, защиты документов, обеспечения их сохранности и использования, в частности, Е.С. Широких[9], Е.М. Буровой[10], Л.П. Афанасьевой[11] и др.
Источниковая база. Также в работе использованы законодательные акты, нормативно-правовые документы, регулирующие сферу применения архивных документов, обеспечения и сохранности и использования, сборники документов, в частности, федеральные законы: О персональных данных, регулирующий отношения, связанные с обработкой персональных данных; Об архивном деле в Российской Федерации, регулирующий отношения в сфере организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда РФ и иных архивных документов; Об информации, информационных технологиях и защите информации, регулирующий отношения, возникающие при защите информации; указы Президента РФ, затрагивающие вопросы структуры и организации деятельности Федерального архивного агентства; приказы Росархива (Об утверждении Порядка использования архивных документов, Об утверждении Порядка признания документов Архивного фонда РФ, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и пр.), ГОСТы и др.
ГОСТы определяют терминологию в области архивного дела, устанавливают стандарты по информации, библиотечному и издательскому делу.
Структура работы отвечает общей логике исследования и состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников, приложений.
Во введении отражены актуальность темы исследования, степень изученности проблемы, цель и задачи, объект и предмет, методы исследования, источниковая база, структура работы.
В первой главе представлены понятие и сущность архивных документов, состав Архивного фонда Российской Федерации, деятельность Архивного фонда Российской Федерации в обеспечении сохранности и использования документов.
Во второй главе проводится общая характеристика Российского государственного архива литературы и искусства, анализ проблемы сохранности и использования документов в Российском государственном архиве литературы и искусства, разработаны меры по совершенствованию архивного хранения и использования документов.
В заключении представлены выводы, исходя из поставленных задач исследования.
1.Теоретические аспекты проблемы сохранности и использования архивных документов Архивного фонда Российской Федерации
-
Понятие и сущность архивных документов
В любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, аккумулируется, обрабатывается и передается большое количество информации. От полных, точных, достоверных, актуальных сведений во многом зависит качество и эффективность управленческих процессов. Зачастую, информация, сопровождающая деятельность организаций, учреждений, органов власти оформляется в определенный документ.
На сегодняшний день понятие «документ» трактуется по-разному.
Так, изначально в ГОСТ 16487-70 понятие «документ» определялось в качестве «способа фиксации сведений о разных фактах, событиях, явлениях». Данный нормативный акт утратил свою силу в 1985 году.
Наиболее доходчиво можно было дать такое определение документу, как «информация, которая отражена на материальном носителе с определенными реквизитами»[12].
В настоящее время понятие «документ» определено в Федеральном законе от 27.07.2006 № 14-ФЗ в качестве «зафиксированной на вещественном носителе информации с реквизитами, которые позволяют ее распознать». По мнению автора, очень важно для управления, делопроизводства, архивного дела, чтобы информацию, зафиксированной в документе, можно было идентифицировать, чтобы документ был оформлен в установленном порядке, имел юридическую силу. Также данное понятие нормативно закрепляется ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[13].
По версии ФЗ № 77, документ − материальный носитель данных, который, в свою очередь, включает в себя информацию в любой форме и который имеет реквизиты и которые позволяют его идентифицировать».
В органах государственного управления и местного самоуправления созданы аналитические информационные центры. Они создают сводные документы, обрабатывая постоянно поступающую в них информацию, нужные для управления определенной сферой жизни человека, также представляют широкий интерес общества.
С учетом понимания документа как материального носителя информации, имеем и определение архивного документа. Архивный документ является материальным носителем с зафиксированной на нем информацией, подлежащий хранению, сохранности в силу своей значимости для общества.
Специалист в области архивных терминов Э. И. Хан-Пира давал такое определение в своей работе «Архивоведческое терминоведение», вышедший в 1990 году: архивный документ - «документ, принятый на хранение любой организацией/подразделением в целях обеспечения общественных потребностей»[14].
В начале 90-х гг. имела место еще одна интересная трактовка архивных документов, а именно то, что комплекс архивных документов может считаться архивом.
Архив – учреждение либо структурное подразделение организации, обеспечивающее хранение, комплектование, учет архивных документов[15]. В настоящее время в определение архива включают только учрежденческую составляющую.
