ВКР Совершенствование информационного обеспечения в администрации центрального района города Челябинска

Эффективное управление на федеральном, региональном и муниципальном уровнях требует обширной базы разнообразной информации. Она может быть получена как извне, так и внутри самой системы управления; однако при этом часто ощущается не только недостаток соответствующей информации, но и избыток несистематизированной, а подчас и бесполезной информации. Информационные технологии позволяют добиться повышения точности, полноты, оперативности и достоверности накапливаемой информации; обеспечения высокой степени контроля за выполнением решений; обеспечения прозрачности выполнения решений и поручений правительства органами исполнительной власти. В связи с этим актуальным в настоящее время является решение проблемы информационного обеспечения органов власти и управления на всех иерархических уровнях.

За последние десятилетия информация стала одним из самых актуальных объектов экономических исследований. При этом в зависимости от исходных посылок и целей исследования изучаются различные аспекты ее влияния на экономику. Особое внимание уделяется анализу с учетом проблем информационной постиндустриальной экономики и теории управления. Соответственно исследуются вопросы информационной асимметрии, роль информационных сигналов, специфика отношений собственности на информацию и ценообразования. Но целостной экономической теории информации еще не создано.

В последние десятилетия информация стала важным ресурсом в хозяйственной деятельности. Использование микропроцессорной технологии, электронно-вычислительных машин и персональных компьютеров обусловило коренное преобразование отношений и технологических основ деятельности в сфере экономики. Развертывается процесс информатизации как единство трех взаимосвязанных процессов – компьютеризации, совершенствования технологий сбора, накопления и использования информации и интеллектуализации. Внедрение компьютерной техники, совершенствование информационно-коммуникационных технологий, развитие человеческого капитала на этой основе становятся одними из важнейших задач управления.

Информация в современной экономике востребована и как ресурс, и как товар, удовлетворяющий информационные потребности. На всех стадиях обращения информации как экономического блага проявляются ее уникальные свойства, способствующие совершенствованию организации бизнеса.

Вопросы управления информационными ресурсами в современных условиях недостаточно представлены в научной, справочной, учебной и производственно-технической литературе. В целом, проблемы управления информационными ресурсами в рамках документооборота предприятий рассмотрены в работах Н.Н. Адониной [18], И.Ю. Байкова [21], М.И. Додонова [26], И.К. Корнеева [34], Т.А. Панфиловой [44]. Организация электронного документооборота и управления информационными ресурсами в целом затронуты в работах С.Л. Кузнецова [38; 39], Ю.К. Михайлова [45], Е.А. Бессоновой [24]. Вопросы работы специалистов по делопроизводству с современными информационными системами управления проанализированы В.А. Кудрявцевым [45], А.В. Охотниковым [46], Л.А. Сысоевой [55], И.В. Усмановой [56], А.Я. Чуковенковым [63].

Объект исследования: система информационного обеспечения местных органов власти.

Предмет исследования: теоретические, методические и практические проблемы, связанные с развитием информационного обеспечения в администрации Центрального района г. Челябинска.

Цель исследования: разработка теоретических положений, методических подходов и практических рекомендаций вопросам информационного обеспечения в администрации Центрального района г. Челябинска.

В соответствии с целью исследования были сформулированы задачи исследования:

1. проанализировать сущность и значение организации труда, ее место в системе организации деятельности;

2. выделить понятие и основные категории труда высшего управленческого персонала;

3. рассмотреть управленческие технологии повышения эффективности организации труда;

4. оценить основные составляющие системы организации труда персонала администрации Центрального района г.Челябинска;

5 проанализировать эффективность организации труда персонала администрации Центрального района г.Челябинска;

6. сформулировать управленческие технологии по оптимизации организации труда высшего управленческого персонала в администрации Центрального района г.Челябинска;

7. провести оценку эффективности мероприятий.

Методологической основой исследования является системный подход, в рамках которого мы широко использовали метод структурно-функционального анализа, а также общенаучные методы – анализ и синтез, абстрагирование, описание, объяснение; общелогические методы – дедуктивный, индуктивный и традуктивный. Для получения эмпирических данных мы применяли интервьюирование граждан и муниципальных служащих, анализ документов, сравнительный анализ и др

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ

1.1. Роль и значение информационных технологий для обеспечения управленческой деятельности

В литературе можно найти достаточно много определений термина «информация», отражающих различные подходы к толкованию этого понятия. В «Федеральный закон Российской Федерации N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дается следующее определение этого термина: «информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления» [1]. Толковый словарь русского языка Ожегова приводит 2 определения слова «информация»:

1) информация – сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством;

2) информация – сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь. (Научно-техническая и газетная информации, средства массовой информации – печать, радио, телевидение, кино).

В информационных экономических отношениях по своей природе информация является коллективным продуктом. Ее монополизация капиталом обостряется противоречием между общественным характером производства и капиталистической формой присвоения. В связи с важной ролью, которую играет информация в современном мире, все более острой становится проблема доступа к ее источникам и общественных форм обслуживания [44, c.37-39].

В качестве товара информация не может отчуждаться подобно материальной продукции. Ее купля-продажа имеет условное значение. Переходя к покупателю, она остается и у продавца. Она не исчезает в процессе потребления. Глубоко общественный характер информации ослабляет стимулы, присущие частному предпринимательству, в ее производстве и распространении. Именно поэтому огосударствление некоторых отраслей информационного сектора (образование, научные учреждения и др.) признается необходимым условием развития современного капитализма. Помимо того, государство само является одним из крупнейших потребителей компьютерной техники, производителем, потребителем и накопителем информации.

При работе с информацией всегда имеется ее источник и потребитель/получатель (рис. 1.):

Рисунок 1.1 – Передача сообщения от источника к получателю [44, c.37-39]

Сообщение от источника к получателю передается посредством какой-нибудь среды, являющейся в таком случае «каналом связи».

Человек воспринимает информацию через органы чувств: зрение, слух, осязание, обоняние. Наибольшее количество воспринимаемой человеком информации приходится на зрение и слух. С другой стороны, в связи с возрастающей ролью ЭВМ в различных сферах интеллектуальной деятельности, возникает потребность в обмене данных и между ними. Поэтому, для обмена информацией для человечества весьма важно увеличивать расстояния, на которые можно передавать различные звуковые сигналы, изображения и данные.

Информация, воспринимаемая человеком или ЭВМ, передается на большие расстояния с помощью каналов электросвязи. Для передачи по каналам электросвязи информацию, содержащуюся в виде изображения, звука или цифр, необходимо преобразовать в электрические сигналы, передать их по линии связи на заданное расстояние в нужное место, где вновь совершить обратное преобразование электрических сигналов в исходную информацию. Полученная в приемнике информация должна в точности совпадать с исходной информацией. Чтобы предъявлять определенные требования к качественным показателям передачи информации по каналам связи, необходимо пользоваться точными критериями.

Можно выделить следующие виды информации [22]:

По восприятию органами чувств: звуковая (аудиальная); визуальная (символы, рисунки, жесты, зрительные образы); органолептическая; вкусовая; обонятельная (запахи); тактильная (ощущения)

По общественному назначению: массовая; личная (хранится в памяти каждого человека); общественно-политическая; обыденная; эстетическая.

Специальная: научная; техническая; отраслевая; производственная;

По области возникновения: элементарная (процессы явлений неодушевленной природы); биологическая (процессы животного и растительного мира); социальная (человеческое общество).

Одной из важнейших разновидностей информации является экономическая информация.

Экономическая информация (англ. economic information) – сведения, уменьшающие неопределенность, недостаток знаний, дополняющие представление о социально-экономических процессах как в сфере производства, так и в непроизводственной сфере на всех уровнях и во всех органах.

Информационные технологии в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу реализации в информационной системе, степени охвата задач управления, классам реализуемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области.

Рассмотрим, что такое информационные системы и как они связаны с информационными технологиями [23].

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений. Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Таблица 1.1 – Классификация информационных технологий.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ По способу реализации в ИС Традиционные

Новые информационные технологии

По степени охвата задач управления Электронная обработка данных

Автоматизация функций управления

Поддержка принятия решений

Электронный офис

Экспертная поддержка

По классу реализуемых технологических операций Работа с текстовым редактором

Работа с табличным процессором

Работа с СУБД

Работа с графическими объектами

Мультимедийные системы

Гипертекстовые системы

По типу пользовательского интерфейса Пакетные

Диалоговые

Сетевые

По способу построения сети Локальные

Многоуровневые

Распределенные

Продолжение таблицы 1.1

По обслуживаемым предметным областям Бухгалтерский учет

Банковская деятельность

Налоговая деятельность

Страховая деятельность

Другие

Таким образом, информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия [21].

Информационные системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации или в окружающей среде. Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для пользователей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или в физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую пользователи могут понимать и использовать.

По источникам поступления информацию можно разделить на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация состоит из директивных указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников. Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства.

Все виды информации, необходимой для управления на предприятии, представляют собой информационную систему. Система управления и система информации на любом уровне управления образует единство. Управление без информации невозможно.

Три процесса в информационной системе производят информацию, в

1 Нормативные правовые акты

1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации : федер. закон от 27. 07. 2006 № 149-ФЗ // Рос. газета – 2006. – № 165.

2. Об электронной цифровой подписи : федер. закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ // Рос. газета – 2002. – № 6.

3. Об архивном деле в Российской Федерации : федер. закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ // Рос. газета – 2004. – № 237.

4. О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации : федер. закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации – 2006. – № 19. – Ст. 2060.

5. О персональных данных : федер. закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ // Парламент. газ. – 2006. – № 126-127.

6. О государственной тайне : закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1997. – № 41. – Ст. 4673.

7. Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне : указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 // Рос. Газета. – 1995. – № 246.

8. Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера : указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 // Вестник Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации. – 1997. – № 5.

9. Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации : постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1996. – № 2. – Ст. 123.

10. Федеральный закон РФ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» от 06.10.2003 № 131-ФЭ [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.consultant.ru/popular/selfgovemment/

11. Федеральный закон «Об обеспечении конституционных прав граждан Российской Федерации избирать и быть избранными в органы местного самоуправления» от 26.11.1996 № 138-ФЭ (ред. от 09.11.2009) [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=93502

12. Федеральный закон «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» от 09.02.2009 № 8-ФЗ // Российская газета. - 2009. - 13 февраля.

2 Литература

1. Адонина, Н. Н. Документооборот в организации / Н. Н. Адонина. – М. : Омега-Л, 2014. – 172 с.

2. Андреева, В.И. Документопотоки: виды и организации обработки / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2014. – №12. – С. 38-45.

3. Астахова, Л. В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности / Л. В. Астахова // Делопроизводство. – 2011. – № 2. – С. 3-9.

4. Байкова, И.Ю. Настольная книга секретаря-референта / И.Ю. Байкова. – М. : Эксмо, 2014. – 336 с.

5. Басаков, М. И. Справочник секретаря-референта : практ. пособие / М. И. Басаков. – 2-е изд., испр. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2013. – 512 с.

6. Бессонова, Е. А. Как оптимизировать документооборот на предприятии: опыт практиков / Е. А. Бессонова // Главбух. – 2011. – № 5. – С. 88-93.

7. Ватолина, М. В. Организация работы с документами / М. В. Ватолина. -Ростов н/Д : Феникс, 2013. – 320 с.

8. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) : учеб. для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А Быкова и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2012. – 359 с.

9. Додонова М.И. Правовая основа документирования: история вопроса / М.И. Додонова // Делопроизводство. – 2014. – №2. – С. 98-109.

10. Документооборот в организации. Правовое регулировании : практ. руководство / под общей ред. Ю.Л. Фадеева. – М. : Эксмо, 2014. – 144 с.

11. Журавлева М.В. Внесение изменений в документы / М.В. Журавлева // Секретарь-референт. – 2010. – №2. – С.17-20.

12. Журавлева М.В. Юридическая техника и правила оформления документов: требования к структуре правового акта и его элементам / М.В. Журавлева // Секретарь-референт. – 2009. – №5. – С. 12-14.

13. Каменева Е.М. Новые международные и национальные стандарты в области управления документацией / Е.М. Каменева // Секретарь-референт. – 2009. – №6. – С. 22-25.

14. Каменева Е.М. Способы контроля за исполнением поручений, доступные каждому / Е.М. Каменева //Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – №9. – С.72-89.

15. Каменева, Е.М., Служба ДОУ: наименование, структура и определение численности / Е.М. Каменева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – №7. – С. 48-65.

16. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство : учеб. пособие / М.В. Кирсанова. – 3-е изд. – М. : ИНФРА-М, 2013. – 304 с.

17. Корнеев, И.К. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) : учеб.-практ. пособие / В. В. Галахов, И. К. Корнеев. – М.: Проспект, 2013. – 608 с.

18. Крылова, И. Ю. Документирование управленческой деятельности : учеб. пособие / И. Ю. Крылова. – СПб. : Бизнес-пресса», 2013. – 240 с.

19. Кузнецов, С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2000. – №1. – С. 41-46.

20. Кузнецов, С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве / С.Л. Кузнецов. – М.: ЗАО «Бизнес-шк. «Интел–Синтез», 2000 – 232 с.

21. Кузнецов, С.Л. Новое в законодательстве по автоматизации делопроизводства в 2014 г. / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2014. – №1. – С. 46-49.

22. Кузнецова Т.В. Нормативно-методические акты, определяющие порядок документирования и работы с документами / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2014. – №4. – С. 10-15.

23. Кузнецова, Т.В. Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2014. – №1. – С. 3-7.

24. Кузнецова, Т.В. Вопросы документирования в законодательных актах российской федерации / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2014. – №2 . – С. 3-7.

25. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учеб. / Т.В. Кузнецова. – 5-е изд., испр. и дополн. – М. : ООО «Журн. «Управление персоналом», 2013. – 528 с.

26. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство : учеб. / Т.В. Кузнецова. – М. : МЦФЭР, 2013. – 543 с.

27. Михайлов, Ю.К. Компьютерная техника: что в перспективе? / Ю.К. Михайлов // Секретарь-референт. – 2009. – №10. – С. 36-41.

28. Организация работы с документами / под ред. В.А.Кудряева. – М.: Инфра-М, 2012. – 592 с.

29. Охотников, А. В. Документоведение и делопроизводство : учеб. пособие / А. В. Охотников, Е. А. Булавина. – 2-е изд., перераб. и доп. – М. : Март, 2011. – 304 с.

30. Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Л.В. Павлюк. – СПб.: Изд. дом «Герда», 2012. – 304 с.

31. Панфилова, Т.А. Документоведение и делопроизводство / Т.А. Панфилова. – Тюмень: Изд-во ТГУ, 2012. – 260 с.

32. Положение об Отделе по защите информации // Кадровик. Кадровое делопроизводство.– 2014. – №3. – С. 17-19.

33. Прохорова, Л.В. Документационное обеспечение управления : учеб. пособие / Л.В. Прохорова. – Челябинск : Юж.-Урал. кн. изд-во, 2014. – 239 с.

34. Румынина, Л.А. Документационное обеспечение управления : учеб. для вузов / Л.А. Румынина. – 3-е изд., испр. – М. : Академия, 2011. – 224 с.

35. Рысков, О.И. Нормативно-правовое и методическое обеспечение электронного документооборота: сравнение отечественного и зарубежного опыта / О.И. Рысков // Секретарское дело. – 2011. – № 11. – С. 54-58.

36. Смольянинова, М.В. Локальные нормативные акты в системе внутренних документов организации / М.В. Смольянинова // Секретарь-референт. – №8. – С. 18-20; №9. – С. 14-15.

37. Стенюков, М.В. Документоведение и делопроизводство : конспект лекций / М.В. Стенюков. – М. : Приор-издат, 2014. – 176 с.

38. Сысоева, Л.А. Разработка системы общекорпоративной системы электронного управления документами / Л.А. Сысоева // Делопроизводство. – 2014. – № 2. – С. 67-76.

39. Управление персоналом в системе государственной службы: Учеб. пособие/ Е.А.Аксенова, Т.Ю.Базаров, Х.А.Беков и др.; ИПК госслужащих РАГС при Президенте РФ. – М.: ИПК госслужбы, 2011. – 224 с.

40. Усманова, И.В. Автоматизация документооборота канцелярии промышленного предприятия / И. В. Усманова, А. Г. Зиновьева // Секретар. дело. – 2013. – № 1. – С. 16-23.

41. Уткин Э.А. Государственное и муниципальное управление: Учеб. пособие. – М.: Экмос, 2011. – 303 с.

42. Фионова, Л.Р. Современные технологии ДОУ – путь к повышению эффективности управления / Л. Р. Фионова // Делопроизводство. – 2014. – № 1. – С. 16-20.

43. Храмцовская, Н.А. Международные стандарты по делопроизводству / Н.А. Храмцовская // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2011. – №9. – С. 30-36.

44. Храмцовская, Н.А. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: что меняется? / Н.А. Храмцовская // Секретарь-референт. – 2009. – №11. – С. 17-22.

45. Чиркин В.Е. Государственное и муниципальное управление: Учеб. – М.: Юристъ, 2010. – 319 с.

46. Чуковенков, А.Ю. Автоматизация делопроизводства / А. Ю. Чуковенков // Секретарь-референт. – 2011. – № 4. – С. 17-20.

47. Чуковенков, А.Ю. Виды нормативных правовых актов (окончание) / А.Ю. Чуковенков // Секретарь-референт. – 2009. – №1. – С. 17-18; №2. – С. 16-19.

48. Чуковенков, А.Ю. Новое в нормативной базе делопроизводства. Итоги 2009 года / А.Ю. Чуковенков // Секретарь-референт. – 2010. – №1. – С.17-21.

49. Чуковенков, А.Ю. Нормативная база делопроизводства / А. Ю. Чуковенков // Секретарь-референт. – 2011. – № 1. – С. 28-32.72.

50. Шамхалов Ф. Теория государственного управления. – М.: Экономика, 2010. – 636 с.

51. Янковая, В.Ф. Документооборот организации / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2011. – № 7. – С. 23-27.

52. Янковая, В.Ф. Организация движения поступающих документов / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2011. – № 10. – С. 13-19.

53. Янковая, В.Ф. Организация службы документационного обеспечения / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2011. – № 1. – С. 24-28.

54. Янковая, В.Ф. Разработка положения о службе ДОУ / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2011. – № 6. – С. 16-21.

55. Янковая, В.Ф. Функции и структура службы ДОУ / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2011. – № 2. – С. 12-15.

3. Интернет-источники

56. Официальный сайт Администрации Центрального района города Челябинска // http://www.centradm.ru/