Введение
Глава 1. Анализ источников и авторских подходов по исследуемой проблеме
1.1 Обзор нормативно-правовых актов и работ авторов по вопросу внедрения Электронного документооборота в организации
1.2 Эволюция технологии Электронной передачи данных
Глава 2. Практическое применение EDI-сообщений
2.1 Применение EDI-сообщений в логистике
2.2 Применение технологий, связанных с Электронным обменом данными
Заключение
Список использованной литературы
Актуальность данной работы заключается в том, что в настоящее время в качестве магистрального пути повышения эффективности национальной экономики и ее транспортной отрасли рассматривается цифровизация[1].
Информация становится логистическим производственным фактором. Благодаря ее полноте, можно сократить складирование, а следовательно появится возможность лучше управлять запасами, заменить складирование готовой продукции складированием полуфабрикатов или сырья и т.д. Также, удается ускорить транспортировку, а следовательно обеспечить согласованность всех звеньев транспортной цепочки.
Объектом исследования является система Электронного документооборота и EDI сообщения.
Предмет исследования - организационно-правовое обеспечение электронной передачи данных.
Таким образом, целью исследования является оценка интеграции электронных документов и сопутствующих им электронных операций (сообщений), сопровождающих всю мультимодальную перевозку.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- Выделить источники, регулирующие правовые основы, затрагивающие вопросы управления документацией
- Рассмотреть подходы отечественных и зарубежных авторов по проблемам внедрения и интеграции Электронного документооборота
- Изучить сущность Электронного документооборота и EDI-сообщений
- Обозначить преимущества и недостатки использования информационных систем в управлении документооборотом
- Рассмотреть применение EDI-сообщений в логистике
Отчет о НИР состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы.
Глава 1. Анализ источников и авторских подходов по исследуемой проблеме
1.1 Обзор нормативно-правовых актов и работ авторов по вопросу внедрения Электронного документооборота в организации
Исходя из того, что большинство российских компаний осуществляют свое функционирование в рамках правового регулирования Российской Федерации, среди источников, прежде всего, стоит выделить нормативно-правовые акты, которые освещают правовые основы организации управления, при этом затрагивая вопросы организации документооборотом. Таким источником является Гражданский кодекс Российской Федерации.
Также, необходимо указать ряд законодательных актов, регулирующих вопросы применения информационных технологий в целом и систем управления электронными документами в частности, основными среди которых являются: Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»[2], Федеральный закон «О персональных данных»[4], Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»[7].
Безусловно, одним из важнейших законодательных актов, закладывающих правовую базу использования информации и документации, в том числе в электронной форме, является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применение информационных технологий и обеспечение защиты информации.
Среди законодательных актов, стоит отдельно обозначить Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»[2], который определяет условия пользования электронной подписью для заверения электронных документов при осуществлении обмена электронными документами. Цель принятия закона- обеспечение сохранности информации в электронном виде, которое оказалось необходимым из-за стремительного развития и внедрения Электронных документов. Сейчас, данный Федеральный закон играет большую роль в вопросе использования электронных документов в нашей стране.
Поскольку внедрение СЭД зачастую прямо связано с вопросами информационной безопасности, организации работы с документами, составляющими коммерческую тайну, содержащими персональные данные, то очень важное значение имеет изучение и использование таких источников, как Федеральный закон «О персональных данных»[3], Федеральный закон от «О коммерческой тайне»[4]. Так, закон «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау). Положения Федерального закона «О коммерческой тайне» распространяются на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована.
Все вышеперечисленные законодательные акты являются правовой базой для проектирования и внедрения СЭД в работу компании, а также для правильной организации работы с документацией в электронном виде и на бумажном носителе на уровне организаций при взаимодействии с контрагентами, регулирующими органами, а также на уровне министерств и ведомств.
Так как одной из причин интереса организации к вопросу автоматизации управленческих процессов является расширение сферы применения информационных технологий в нашей стране, был изучен и проведен анализ основных нормативно-правовых актов, указов Президента и постановлений Правительства РФ, которые не только подчеркивают значимость информационных систем электронного документооборота, но и определяют порядок взаимодействия при организации внутреннего и межведомственного взаимодействия, намечают план последующих шагов по расширению зоны применения информационных технологий.
Методология работы с электронными документами и применения систем управления документами в России сформулированы в стандартах на терминологию делопроизводства, архивного дела и электронного обмена информацией. Кроме того, в исследовании широко применяется стандарт 15489[3], который определяет общие требования к оформлению и управлению документами и их метаданными, а также положения национального стандарта 53898-201[4], определяющего формат электронных сообщений.
В целях выработки методологии выбора и внедрения СЭД в компаниях был изучен ряд научных работ и публикации таких исследователей, как Шиткина И.С., Чумилев И.А., Пономарев А.С., Мармазова С.И., Коваленко Н.Ю., Лаптев И.А. и др.. Изученные научные источники позволили не только понять принципы управления организацией, выявить порядок организации взаимодействия организаций, но и послужили основой для исследования вопроса автоматизации их документооборота.
Поскольку в основе организации делопроизводства организации лежат принципы традиционного делопроизводства, одним из важнейших источников информации для разработки методологических подходов в части выбора и внедрения СЭД послужили научные исследования ученых-документоведов и архивистов. Ключевую информацию для разработки концептуальных и методологических основ выбора и внедрения СЭД в компании содержат научные работы таких ученых, как Ларин М.В., Бобылева М.П. , Рысков О.И. , Янковая В.Ф., Баласанян В.Э., Кузнецов С.Л., Ермолаева А.В.
Так, были изучены и проанализированы ключевые понятия в области электронного документооборота, классификация электронных документов, материалы по вопросам внедрения СЭД в организациях, методические материалы по оценке возможностей и функционала современных СЭД, предлагаемых на отечественном ИТ-рынке.
Стоит отметить, что фундаментальные исследования и публикации профессора Ларина М.В. и других ученых-документоведов содержат анализ действующего законодательства и нормативно-методических документов, лежащих в основе вопросов управления документацией в организации, включают ценнейшую информацию по истории развития вопроса автоматизации документационного обеспечения управления, анализ функциональных возможностей существующих на рынке СЭД, параметры и методы оценки систем.
C целью определения методологии внедрения СЭД в организациях был изучен ряд научных работ и публикации таких исследователей, как С.Х. Нигматуллин, В.В. Данников, С.И. Мармазова, Н.Ю. Коваленко, М.В. Ларин и других авторов. Указанные работы позволили понять принципы управления предприятием, выявить порядок организации взаимодействия компаний. Также, данные работы послужили основой для исследования вопроса автоматизации документооборота в компаниях.
Обширная дополнительная информация для исследования была получена при изучении материалов, опубликованных в научных журналах «Вестник архивиста» и «Отечественные архивы». Был рассмотрен и проанализирован ряд работ Комаровой А.А., Савиной Г.А., Сидоренко Е.В., посвященных опыту зарубежных коллег при внедрении СЭД, нормативно-методическому обеспечению работы с электронными документами, применению информационных технологий при автоматизации работы архивов, регламентации управленческих процедур. Работы и исследования ученых-документоведов и архивистов стали основой для анализа и выработки рекомендаций о необходимости включения в требования к корпоративным СЭД параметров по организации хранения разных видов документов в электронном виде.
Также использовались материалы по услугам многих сервисных компаний, таких как Корпорация «ЭЛАР», компания «ОСГ Рекордз Менеджмент» и многих других, информация о которых есть в открытом доступе на интернет-сайтах, а также в материалах научно-практических выставок и конференций. Эти мероприятия проводятся регулярно и не только освещают тенденции в развитии СЭД и других программных решений, призванных автоматизировать процессы обработки документов, но и иллюстрируют прямую заинтересованность государственных органов и коммерческих компаний в применении информационных технологий.
На протяжении более чем двух десятилетий электронный обмен данными (ЭДО) был одной из основных стимулирующих технологий для проведения трансакций между компаниями B2B. По оценкам международной корпорации данных (IDC)[5], общая стоимость ЭДО—традиционных и интернет—технологий-выросла с $1,99 трлн в 2003 году до $ 2,68 трлн в 2007 году,при этом 45,9% коммерческих доходов ЭДО приходится на интернет-ЭДО (IDC, 2004).
Отнюдь не став устаревшей технологией, ЭДО по–прежнему остается предпочтительной платформой для обмена бизнес-документами во многих сделках, основанных на цепочке поставок. В то время как практики и ученые согласны с тем, что ЭДО является важным и полезным инструментом функионирования компании, Ахмад и Шредер (2001) обобщают состояние научных исследований по ЭДО и отмечают, что: "даже после 25 лет использования ЭДО в различных индустриях (в том числе и логистике), литература еще до сих пор полностью не охватывает все преимущества, полученные от его использования."
