ВВЕДЕНИЕ
- УПОРЯДОЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
1.1 Нормативно-методическая база по упорядочению документов и экспертиза ценности документов
1.2 Формирование дел
1.3 Составление и оформление описей дел
- глава Организация работы по упорядочению документов в ГБУЗ Пермского края "Городская детская поликлиника №4"
2.1 Краткая характеристика Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Пермского края «Городская детская поликлиника № 4»
2.2 Упорядочение документов ГБУЗ ПК "ГДП № 4" при передаче их на архивное хранение
3 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
3.1 Рекомендации по совершенствованию описей дел поликлиники
3.2 Рекомендации по физической обработке дел
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ
Актуальность темы. «Подготовка документов к архивному хранению» - во все времена не только в данное время является актуальной. В любом учреждение необходимо точно понимать общие принципы формирования и хранения дел. В каждой организации создаётся архив. Правильное формирование центрального хранения, комплектования, учёта, и использования законченных делопроизводством документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения является неотъемлемой частью успешного существования организации (предприятия). Архивные данные не редко позволяют произвести сравнительный анализ, выявить тенденции того или иного явления, подтвердить исторические факты, которые непосредственно могут быть востребованы в любой момент. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению.
Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, а точнее - постоянно.
Объектом исследования данной работы является документальный фонд организации, документы кратковременного хранения, документы по личному составу, документы постоянного хранения.
Целью данной работы является, исследовать основные этапы документооборота в организации, группировка документов в дела, работа с конфиденциальными документами, дать оценку значимости документов;
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи, определить комплектование архив документами, состав которых предусмотрен положением об архиве.
Библиография. При написании работы использовались Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе. В целях настоящего Федерального закона применяются основные понятия, т.к. архивный документ, документы по личному составу, особо ценные документы и др., Типовое Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2), Основные правила работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (2000 г., 2006 г.), Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения (1988 г.), периодические издания, так и научная литература таких авторов как Галахова В.В., Корнеева И.К, Ксандопуло Г.Н. Пшенко А.В, Степанова Е.А. Янковой В.Ф. «Делопроизводство». В данном пособии особое внимание уделено оперативному хранению документов, оценки значимости документов, архивному хранению. Алексеева Е.В., Бурова Е.М., Афанасьева Л.П., Козлов В.П. «Архивоведение».
Практическая значимость данной работы заключается в возможности дальнейшего использования её студентами специальности «Документоведение и документационное обеспечение управление», как дополнительное пособие и для изучения.
Структура работы. Данная работа состоит из 3 глав, введения, заключения, библиографического списка.
1. УПОРЯДОЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
1.1 Нормативно-методическая база по упорядочению документов и экспертиза ценности документов
Нормативно – правовая база – это совокупность законодательных, правовых, нормативных актов Российской Федерации и методических документов, регламентирующих вопросы при описании дел по личному составу.
В Российской Федерации к нормативно – правовым актам при описании документов относятся:
1.1.1 Федеральные законы Российской Федерации
1.1.2 Нормативно – методические документы
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»[1] регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.
- Федеральный закон РФ «О персональных данных»[2] регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, иными государственными органами, органами местного самоуправления, не входящими в систему органов местного самоуправления муниципальными органами, юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации.
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[3] регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий и обеспечении защиты информации.
- Закон «Об архивном деле в Пермском крае»[4] закрепляет основные положения в области архивной деятельности в крае. Закрепляет состав Архивного фонда Пермского края, функции государственных и муниципальных архивов, а также порядок комплектования, учета, использования документов, входящих в состав Архивного фонда.
Таким образом, федеральные законы, на основании которых осуществляется деятельность архивных учреждений и архивов организаций по описанию документов, образующихся в их деятельности, регламентируют деятельность по описанию документов, в том числе по личному составу, определяют правила обработки персональных данных, закрепляют основные термины и определения.
- Государственная система документационного обеспечения управления[5]. Цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработкии анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
Раздел 3.2.6. ГСДОУ «формирование дел» раскрывает определение формирования дел и общие правила формирования дел.
Раздел 3.4.2. ГСДОУ «оформление дел» раскрывает особенности оформления дел.
Раздел 3.4.3. ГСДОУ «составление описей дел» раскрывает порядок описания дел.
- В 2015 году приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 были утверждены и введены новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее Правила).
В пунктах 04.19-04.30 Правил определяется порядок формирования дел в организации, основные требования при формировании дел, порядок документов в делах, формирование в дела распределительных документов.
Пункты 04.31-04.32Правил раскрывают особенности составления и оформления описей дел.
- Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распределительной документации, требования к оформлению документов»[6].
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
- Методика составления описей дел и документов. Рекомендации для работников муниципальных архивов концентрирует основное внимание на тех вопросах составления описей, которые вскользь прописаны в существующих нормативно – методических документах или вызывают у архивистов и работников организаций наибольшие затруднения. В качестве приложений даны формы описей.
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело – Термины и определения. Данный стандарт содержит термины и определения, которые используются в архивном деле.
Персонал организации должен знать и соблюдать все нормативно – правовые акты, так как их несоблюдение влечет за собой гражданскую, уголовную, административную, дисциплинарную и иную ответственность.
Нормативно – методические документы очень важны в работе кадровых служб, так как они помогают специалистамправильно вести документацию, не совершать ошибок при оформлении, ведении и хранении документов.
Грамотное следование всем нормативным документам при упорядочении документов, в том числе при описании документов максимально сделает этот процесс последовательным и нетрудоемким.
