Особенности обработки входящих документов в учреждении (на примере Департамента мировых судей)

Входящие документы представляют собой документы, поступившие в учреждение, которые могут быть получены различными способами, такими как почта, электронная почта, курьерская служба, телефонограмма или лично автором документа. Они могут содержать разнообразную информацию, такую как запросы и заявки от граждан, приглашения на мероприятия и предложения по сотрудничеству. Четкость и оперативность обработки и передачи входящих документов являются ключевыми факторами для принятия быстрых решений.

Актуальность темы исследования заключается в том, что работа
с входящими документами в учреждениях должна осуществляться в соответствии
с законодательно-правовыми и нормативно-методическими актами, касающихся вопросов документирования. Кроме того, обработка входящих документов облегчает процесс хранения документов и обеспечивает быстрый доступ к необходимой информации.

Цель дипломной работы – проанализировать процесс обработки входящих документов и разработать предложения по его совершенствованию в Департаменте мировых судей.

Для достижения заданной цели были поставлены следующие задачи:

1. Изучить теоретические основы документооборота в государственном учреждении.
2. Проанализировать процесс обработки входящих документов в Департаменте мировых судей.
3. Разработать мероприятия по совершенствованию обработки входящих документов в Департаменте мировых судей.

Объект исследования – входящая документация в Департаменте мировых судей.

Предмет исследования – организация работ с входящими документами в Департаменте мировых судей.

Информационной базой исследования являются законодательные федеральные и региональные нормативные акты РФ, статистические данные Департамента мировых судей, локальные и нормативно-правовые акты Департамента мировых судей и научная литература по теме дипломной работы.

Проблеме изучения организации работ с входящими документами были посвящены работы таких ученых как Бобылева М.П., Абрамова Н.А., Быкова Т.А., Бойко Н.Н., Шатковская Т.В., и другие.

Для исследования были использованы следующие методы: метод изучения литературных источников, статистический метод и аналитический метод.

Дипломная работа включает в себя введение, основную часть, заключение и библиографический список, состоящий из 32 источников.

В дипломной работе приведено 7 таблиц, 21 рисунок.

Глава 1. Теоретические основы документооборота в государственных учреждениях

1.1 Законодательное регулирование обработки входящих документов в государственных учреждениях

Один из важнейших процессов, который требует точности и внимательности в государственных учреждениях – это обработка входящих документов. Для того, чтобы обеспечить эффективную работу и защиту конфиденциальных данных, законодательство устанавливает правила и требования к данному процессу. Правильная обработка входящих документов помогает сотрудникам учреждений выполнять свои обязанности более эффективно и своевременно, а также улучшить уровень обслуживания населения [24, с. 1163].

В Российской Федерации существует ряд законодательных актов, которые регулируют обработку входящих документов в государственных учреждениях. Основными такими актами являются Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ, который определяет права и обязанности государственных служащих и устанавливает порядок их назначения, перевода, повышения и увольнения. А также закон устанавливает порядок организации делопроизводства и архивного дела в государственных органах и учреждениях [25].

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ и Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02 мая 2005 года № 59-ФЗ являются важными законодательными актами, регулирующими работу государственных органов и учреждений в Российской Федерации. Первый из них определяет порядок обработки информации, включая персональные данные, и защиту от несанкционированного доступа [29]. Второй закон устанавливает порядок приема и рассмотрения обращений граждан в государственных органах и учреждениях, а также организацию электронного документооборота при работе с обращениями граждан [27]. Оба закона имеют большое значение для обеспечения качественного предоставления государственных услуг.

Правовая основа защиты персональных данных граждан на территории России закреплена Федеральным законом «О персональных данных» от 27 июля 2006 года
№ 152-ФЗ, который регулирует обработку персональных данных граждан и устанавливает правила их защиты. Закон обязывает государственные органы соблюдать конфиденциальность персональных данных, уведомлять граждан о целях их сбора, использования и распространения, а также предоставлять субъектам персональных данных право на доступ, исправление и удаление своих данных [26].

Оформление организационно-распорядительной документации регулирует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
В стандарте устанавливаются общие правила оформления документов, просмотра, регистрации, хранения, обработки и учета входящей корреспонденции в организациях. Также он определяет структуру документа и правила его оформления, включая требования к заголовкам, маркировке, подписям [8].

Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ устанавливает требования к процедуре создания, проверки и использования электронной подписи, а также к лицам, которые могут создавать и проверять электронную подпись. Кроме того, закон направлен на обеспечение безопасности и юридической значимости электронных документов и электронной переписки, ускорение процесса обмена документами и снижение затрат на бумажную документацию [30].

В соответствии с данным законом существует три вида электронной подписи (Рисунок 1.1):

Рисунок 1.1 – Виды электронной подписи

1. Байчорова Х.С., Булат Р.Е., Мурманских И.В. Систематизация документационного обеспечения управления гражданским персоналом вооруженных сил российской федерации. – г. СПб: ООО «АЛЬГИЗ», 2018. - 464 с.
2. Батова О.С., Дербина О.В., Кузнецова Е.В. Институт мировых судей. - Вологда: Вологодский институт права и экономики Федеральной службы исполнения наказаний, 2018. - 189 с.
3. Бойко Н.Н., Юлбердина Л.Р. Использование электронного документооборота и электронного документа как доказательства в суде // Право и государство: Теория и практика. - 2019. - №8 (176). - С. 108-109.
4. Верещако Д.Д. Организация и технология работы с документами в районном суде // Ученые записки тамбовского отделения РОСМУ. - 2019. - №14. - С. 134-140.
5. Верещако Д.Д., Медведева О.В. Документооборот в суде общей юрисдикции: бумажный или электронный? // Ученые записки тамбовского отделения РОСМУ. - 2020. - №19. - С. 159-165.
6. Веселов Е.А. Обзор государственной автоматизированной системы «Правосудие» // Ius publicum et privatum - 2019. - № 3 (5). - С. 11-14.
7. Габазов Т.С. Внедрение автоматического распределения гражданских дел в российской федерации // Алтайский юридический вестник. - 2022. - №1. - С. 137-140.
8. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)
9. Долженко А.Н. Электронный документооборот – платформа эффективной судебной деятельности // Российское правосудие - 2019. - №9. - С. 65-75.
10. Ефремова Л.И., Колекина А.О. Выбор системы электронного документооборота для предприятия // Вестник Волжского университета им. В.Н. Татищева. - 2019. - №1. - С. 23-31.
11. Жигайлова А.А., Иванова Е.В. Электронный документооборот как форма современного делопроизводства // Гуманитарный трактат. - 2018. - № 29. - с. 138-140.
12. Зайцева Е.В., Мурзинова Я.А. Документационное обеспечение процедур работы с обращениями граждан в министерстве внутренних дел российской федерации // Сборник трудов конференции. - Екатеринбург: ООО «Издательство УМЦ УПИ» , 2019. - С. 30-36.
13. Закон РФ «О государственной тайне» от 21.07.1993 N 5485-1
14. Конюхов В.Ю., Суворова Е.А. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии // Современные научные исследования и разработки. - 2018. - №10. - С. 1047-1048.
15. Маркина Е.В. Информационно-правовое обеспечение искового производства у мирового судьи // Правовая информатика - 2020. - № 3. - С. 78-87.
16. Микульчинова Е.А., Илыгеева С.С. Теоретические аспекты электронного документооборота // Сборник трудов конференции - Улан-Удэ: Восточно-Сибирский государственный университет технологий и управления, 2020. - С. 75-78.
17. Пеленицына. М. В. Соавторы: А. О. Яценко, А. А. Фирсова, Е. Г. Алавердян. Судебное делопроизводство: Учебное пособие. /. – Симферополь : ИТ «АРИАЛ», 2022. – 264 с.
18. Положение «Об аппарате мирового судьи Свердловской области, утвержденное Постановлением Правительства Свердловской области от 21.09.2012 N 1040-ПП»: от 21.09.2012 № 1040-ПП // Собрание законодательства Свердловской области. - 2012 г. - № 9-3. - Ст. 1563 с изм. и допол. в ред. от 06.09.2018.
19. Полторыхина А.Д. Организация документооборота в деятельности мировых судей // Научный альманах - 2019. - №4-1 (54). - С. 135-137.
20. Постановление «Об утверждении Положения, структуры, предельного лимита штатной численности Департамента по обеспечению деятельности мировых судей Свердловской области» от 15.02.2012 № 127-ПП // Собрание законодательства Свердловской области. - 11.05.2012 г. - № 2-2. - Ст. 255 с изм. и допол. в ред. от 28.10.2022.
21. Постановление Правительства РФ от 27.12.2012 № 1406 «О федеральной целевой программе «Развитие судебной системы России на 2013 - 2024 годы»
22. Потеряхин Н.С. Электронный и бумажный документооборот в судах общей юрисдикции // Теория права и межгосударственных отношений. - 2022. - №5 (25). - С. 274-279.
23. Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» (Зарегистрировано в Минюсте России 27.12.2019 № 57023).
24. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.06.2011 № 112 (ред. от 20.12.2019) «Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения»
25. Салменкова М.В., Воротникова А.М., Рамазян Т.В. Законодательное регулирование делопроизводства // Форум молодых ученых. - 2018. - № 12-3 (28). - С. 1162-1164.
26. Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 № 79-ФЗ
27. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ
28. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ
29. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
30. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ
31. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ
32. Шарыпова Т.Н., Удовиченко А.Д. Особенности справочно-правовой системы «КонсультантПлюс» // Colloquium-Journal - 2020. - №3-10 (55). - С. 70-71.
33. Шатковская Т.В., Гончаров Е.В. Электронный документооборот в судебной системе Российской Федерации: проблемы и перспективы // Северо-Кавказский юридический вестник. - 2021. - № 2. - С. 131-135.
34. Ширяева А.И., Калашникова Е.Б. Электронное правосудие, как следствие цифровизации российской судебной системы // Modern science. - 2019. - № 10-1. - С. 198-200.