Совершенствование системы документационного обеспечения управления оценка и повышение эффективности

Цель исследования – оценка и повышение эффективности системы документационного обеспечения управления.

Достичь поставленной цели помогут следующие задачи:

- рассмотрение основных понятий документационного обеспечения управления;

- характеристика нормативно-правовых актов, регламентирующих документационное обеспечение управления;

- выявление цели, задач и направлений совершенствования работы служб документационного обеспечения управления;

- описание технологии работы с документами;

- представление показателей эффективности системы документационного обеспечения управления;

- анализ методов оценки эффективности ДОУ;

- оценка системы документационного обеспечения управления на примере ОАО «-».

В процессе написания выпускной квалификационной работы были использованы законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства. Использование законодательных актов и нормативно-методических документов было продиктовано темой исследования.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (2006 г.) определяет, процессы функционирования информации и документации в обществе, в системе государственного и хозяйственного управления.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991 г.), является одним из основополагающих федеральных методических документов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией – информационному менеджменту. В ГСДОУ также содержаться и критерии эффективности ДОУ.

Совершенствованию системы документационного обеспечения управления посвящен ряд публикаций различных авторов. Так, Ларин М. (42) рассматривает проблемы нормативно-правового характера и необходимость принятия ряда законодательных актов. Демидов М. (33) представляет критерии оценки системы документационного обеспечения управления.

Следует отметить практически отсутствие публикаций посвященных методике оценки эффективности документооборота в современных организация. Такие авторы, как Кирсанова М.В. (37), Назаров А.Н. (43), Кузнецов Л.Н. (34) представляют отдельные количественные и качественные показатели эффективности делопроизводства.

Научная новизна работы состоит в обобщении исследований перечисленных авторов и представление комплексной методики оценки эффективности системы документационного обеспечения управления организации.

Практическая значимость исследования определяется оценкой эффективности системы документационного обеспечения управления конкретной организации и разработкой практических рекомендаций по ее совершенствованию.

В ходе исследования были использованы следующие методы исследования: анализ и синтез, обобщение, сравнение, анализ документов, статистический.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы, приложения.

Во введении обосновывается актуальность исследования, ставятся цель, задачи, методы, после критического анализа источников и литературы определяется научная новизна и практическая значимость работы.

Первая глава носит теоретический характер и раскрывает основные понятия документационного обеспечения управления. В ней проводиться анализ нормативно-правовых актов, регламентирующих делопроизводство в организации, а также определяются цели, задачи и основные направления совершенствования деятельности службы документационного обеспечения управления.

Во второй главе представлена технология организации работы с документами, проанализированы показатели ее эффективности, а также приводится методика оценки эффективности системы документационного обеспечения управления в современной организации.

Третья глава – аналитическая. В ней проведен анализ организации работы с документами в конкретной организации, выявлены основные проблемы и предложения рекомендации по их совершенствованию.

Заключение подводит итог проведенному исследованию. В нем резюмируется результаты изучения темы, дается авторская оценка работы с точки зрения решения задач, поставленных во введении.

Список использованных источников и литературы охватывает все источники и литературу, которыми пользовался автор при изучении темы и состоит из 52 наименований.

Приложения включают материалы, дополняющие текст выпускной квалификационной работы.

ГЛАВА 1. СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ: СОСТАВ И ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

1.1. Основные понятия документационного обеспечения управления

В соответствии с государственным стандартом РФ ГОСТ Р51141-98 делопроизводство (документационное обеспечение управления ДОУ) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую «документирование и организацию работы с официальными документами» (7). Таким образом, данное определение сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

• документирование;
• организация работы с документами.

 Документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов. Под документом, как это следует из ГОСТ Р51141-98, следует понимать зафиксированную (т.е. записанную и оформленную надлежащим образом) "на материальном носителе информацию с реквизитами - совокупность элементов содержания и оформления, обеспечивающих надлежащую подготовку документа с учетом функционального назначения последнего и его юридическую силу, позволяющими ее идентифицировать" (7).

 В свою очередь, управление документацией предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения). Уточним также, что документация - это не что иное, как упорядоченная (т.е. сгруппированная в соответствии с определенными правилами) совокупность документов, образующихся в процессе деятельности предприятия (18, с. 63).

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Такое определение более точно отражает весь комплекс работ с документами в организации.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

«Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами… осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления» — таковы функции службы документоведения в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ 27 января 2006 г. № 7418 (12).

Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

Работа управленческого аппарата, как любая работа сегодня, строится на основах научной организации труда. Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами.

Средства механизации подразделяются на:

Источники

1. Конституция Российской Федерации: принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 года. // Рос. газета. – 1993. – 25 декабря.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая, третья и четвертая) (с изм. и доп. от 30 декабря 2006 г.).
3. Федеральный закон Российской Федерации «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ (с изм. от 01.12.2007 г.) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1996. – 1 января. – № 1. – Ст. 1.
4. Федеральный закон Российской Федерации от 10.01.2002 № 1 – ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Рос. газета – 2002. – № 6.
5. Федеральный закон Российской Федерации от 1 мая 2005 г № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации». // Собр. законодательства Российской Федерации. – 2006.
6. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собр. законодательства Российской Федерации. – 25.10.2004. – № 43.
7. Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 152 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собр. законодательства РФ. – 2006. – Ст. 11.
8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М: Изд-во стандартов, 1998. – 84 с.
9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 16 с.
10. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. – М. : Изд-во стандартов, 2007.
11. Постановление правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Рос. газета. – 2009. – 24 июля (№ 4937).
12. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М. : ВНИИДАД, 1991. – 76 с.
13. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительно власти: утв. М-вом культуры и массовых коммуникаций РФ 08.11.2005. № 536. – М., 2006.
14. Основные правила работы архивов организаций. – М. : ВНИИДАД, 2006. – 157 с.
15. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения // Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение. – 2005. – № 2.
16. Квалификационный справочник должностей руководителей, спе­циалистов и других служащих / Мин- во труда и соц. развития РФ. – М., 2005. – 416с.
17. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016– 94) (утв. Постановлением комитета РФ по стандартизации, метрологии и сертификации от 26. 12. 1994 № 367). 

Литература

18. Андреева, В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная кн.для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей [Текст] / В. И. Андреева. – 3-е изд., перераб. и доп. – М., 2006. – 222 с.
19. Анодина, Н. Н. Документооборот в организации [Текст] / Н. Н. Анодина. – Омега-Л, 2006. – 172 с.
20. Астахова, Л. В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности [Текст] / Л. В. Астахова // Делопроизводство. – 2005. – № 2. – С. 3-9.
21. Басаков, М. И. Делопроизводство: конспект лекций [Текст] / М. И. Басаков. – Ростов н/Д : Феникс, 2007. – 192 с.
22. Белов, А. Н. Делопроизводство и документооборот : учеб. Пособие для вузов [Текст] / А.Н. Белов. – М.: Эксмо, 2006. – 624 с.
23. Березина, Н. М. Современное делопроизводство [Текст] / Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко. – СПб. : Питер, 2004. – 256 с.
24. Бобылева, М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному [Текст] / М.П. Бобылева. – М.: Термика, 2006. – 125 с.
25. Быкова, Т. А. Делопроизводство : учеб. для вузов [Текст] / Т. А. Быкова. – М.: МЦФЭР, 2006. – 558с.
26. Быкова, Т. А. Технология обработки документов при их получении и отправке [Текст] / Т. А. Быкова // Справоч. секретаря и офис-менеджера. – 2009. – № 10. – С. 44-49.
27. Быкова, Т. А. Технология обработки документов при их получении и отправке [Текст] / Т. А. Быкова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2009. – № 9. – С. 34-40.
28. Васильева, И. Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: применение компьютерного тренинга [Текст] / И. Н. Васильева, Д. Б. Григорович, И. Ю. Юртаев: учеб. пособие. – М.: Вузовский учебник, 2009. – 104 с.
29. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учеб. для вузов [Текст] / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова и др.; под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2006. – 359 с.
30. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы : с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 [Текст] / Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. И доп. – М. : Кодекс: Проспект, 2007. – 455 с.
31. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) [Текст] / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. – 71 с.
32. Делопроизводство. Документационное обеспечение бизнеса: учеб. пособие [Текст] / Сост.: В. А. Спивак. – СПб: Изд-во С.-Петербург.ун-та экономики и финансов, 2007. – 90 с.
33. Демидов, М. Российские компании оценили западную методику внедрения СЭД [Электрон. ресурс] / М. Демидов. – Режим доступа: www.intertrust.ru.
34. Демин, Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов [Текст] / Ю. М. Демин – 2-е изд., доп. и перераб. – СПб. : Питер, 2006. – 224 с.
35. Живаева, О. В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота. [Текст] / О. В. Живаева. – Волгоград, 2008. – 30 с.
36. Инструкция по делопроизводству [Текст] // Кадровик – 2009. – № 12. – С. 25-33.
37. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство : учеб. пособие [Текст] / М. В. Кирсанова. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 304 с.
38. Крестникова, О. В. Разработка инструкции по общему делопроизводству [Текст] / О. В. Крестникова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2009. – N 9. – С. 8-17.
39. Кузнецов, С. Л. Новый стандарт в области ДОУ [Текст] / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2007. – № 3. – С. 35-39.
40. Кузнецова, Т. В. Нормативно-методические акты, определяющие порядок документирования и работы с документами [Текст] / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2007. – № 4. – С. 10-15.
41. Кузнецова, Т. В. Организационные документы [Текст] / Т. В. Кузнецова // Секретар. дело. – 2003. – № 11. – С. 6-9.
42. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях [Текст] / М. Ларин // Экономика и жизнь. – 2009. – № 5. – С. 12-19.
43. Назаров, А. Н. О соответствии положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 требованиям отечественных нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления [Текст] / А. Н. Назаров // Справочник секретаря и офис-менеджера – 2008. – № 12. – С. 8-14.
44. Оценка эффективности корпоративной системы документооборота [Электрон. ресурс] // Режим доступа: www.intertrust.ru.
45. Румянцева, С. А. Положение о документационном обеспечении управления (управлении документацией). Цели, задачи и методика разработки [Текст] / С. А. Румянцева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2009. – № 9. – С. 30-33.
46. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): учеб.-практ. пособие [Текст] / В. В. Галахов, И. К. Корнеев и др.; под ред. И. К. Корнеева. – М.: ТК Велби; Проспект, 2005. – 357 с.
47. Солошенко, М. Организация системы документооборота. [Текст] / М. Солошенко // Аудит и налогообложение. – 2008. – N 4. – С. 30-36.
48. Сотов, П. В. Делопроизводство [Текст] / П.В. Сотов. – М.: Проспект, 2006. – 80 с.
49. Спивак, В. А. Делопроизводство. Документационное обеспечение бизнеса : учеб. пособие [Текст] / В. А. Спивак. – СПб. : Питер, 2003. – 343 с.
50. Стенюков, М. В. Документоведение и делопроизводство [Текст] / М. В. Стенюков – М. : Приор-издат, 2006. – 176 с.
51. Чуковенков, А.Ю. Регламентация делопроизводства в организации [Текст] / А. Ю. Чуковенков // Секретарь-референт. – 2007. – № 3. – С. 32-37.
52. Янковая, В. Ф. Регламентация ДОУ в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 [Текст] / В. Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера – 2009. – № 2 С. 24-27.