Введение
Глава 1. Теоретические АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УЧРЕЖДЕНИИ СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ
1.1. Основные понятия документооборота
1.2. Нормативно-правовые основы документационного обеспечения России
1.3. Организация документооборота в учреждениях социальной защиты
Глава 2. оценка эффективности управления документооборотом в организации «-»
2.1. Краткая организационно-правовая характеристика учреждения
2.2. Организация документооборота в учреждении
2.3. Анализ эффективности системы и методов учета документооборота в Организации «-»
Глава 3. разработка мероприятий по повышению эффективности управления системой документооборота в организации «-»
3.1. Рекомендации по повышению эффективности управления системой документооборота в учреждении
3.2. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации и ее социально-экономическая эффективность
Заключение
Список использованных источников
Целью дипломной работы является исследование системы мер, способствующих совершенствованию системы документооборота.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- рассмотреть такие понятия современного документооборота как: документ; делопроизводство; документационное обеспечение управления; унификация и стандартизация;
- охарактеризовать процесс организации документооборота Организацией «-», требования к нему, а также основные этапы документооборота Организацией «-»;
- рассмотреть уровни законодательного регулирования документооборота Организацией «-»; охарактеризовать ее перспективы развития на современном этапе в России;
- дать характеристику и оценку направлений деятельности Организацией «-»; проанализировать систему управления Организацией «-»;
- охарактеризовать процесс организации документооборота Организацией «-», а также его структуру;
- оценить эффективность системы управления документооборотом Организацией «-» по методике оценки эффективности работы с документами на предприятии МФПА; выявить проблемы в организации документооборота Организацией «-»;
- дать рекомендации по совершенствованию нормативной базы документационного обеспечения Организацией «-», а также выделить направления совершенствования документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации;
- провести сравнение систем электронного документооборота, имеющих в последние годы наибольшее распространение в России с последующим внедрением ее в практику работы Организацией «-», рассчитать эффективность внедрения выбранной системы электронного документооборота.
Предмет исследования - система управления документооборотом Организацией «-» населения.
Объектом исследования является организация "-".
Источниками изучения регламентации документационного обеспечения деятельности Организацией «-» явились нормативные правовые документы, нормативно-методические документы в области управления документацией, архивного дела и делопроизводства, государственные стандарты на документы и системы документации.
Теоретической основой исследования явились труды авторитетных специалистов в области документоведения Т.В.Кузнецовой, Л.В.Санкиной, С.Л.Кузнецова, О.В.Мосягиной, Н.В.Шатиной, В.С.Иритиковой, М.В.Кирсанова, Ю.М.Аксенова, В.А.Кудряева, А.В.Пшенко, Л.А.Дорониной, Н.М.Березиной, Е.П.Воронцовой, Л.М.Лысенко и др.
Практическая значимость работы состоит в том, что полученные автором и внедренные в практику результаты исследования, а также сформулированные выводы и предложения позволят повысить эффективность управления системой документооборота Организации
Глава 1. Теоретические аспекты организации документооборота в учреждениях социальной защиты населения
1.1. Основные понятия документооборота
Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы прошлого века. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М.Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки [71, c.24].
Существует следующие гостированное определение понятия «документооборот»: «Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления» [3].
Помимо этого определения, есть и другие, повторяющие в более развернутом виде и в какой-то мере уточняющие вышеприведенное гостовское определение. Например: Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение [18, c.54].
Как видно из приведенных определений, документооборот является обязательной и неотъемлемой частью документационного обеспечения процесса управления любого экономического объекта - от единичного учреждения (предприятия или организации) до целой отрасли (совокупности учреждений, предприятий или организаций).
Помимо вышеприведенного определения, документооборот может рассматриваться как некое отражение производственно-организационных связей, возникающих в процессе управления лечебно-профилактическим учреждением, некое свойство функционирования этих связей, выражающихся с помощью элементов документальной информации и маршрутов их движения.
Однако, с другой стороны, документооборот является отражением сложившейся в данном экономическом объекте организационной структуры и иерархии аппарата управления - чем большее количество документов (по видам документов и по количеству документов каждого вида) порождает и обрабатывает управленческий аппарат, тем, естественно, выше будет и общая организованность аппарата управления.
Следует отметить, что организация документооборота многих учреждений крайне далека от оптимальной, и содержит множество вопросов, требующих решения в целях совершенствования управленческой деятельности. Вследствие того, что организация документооборота недостаточно хорошо продумана и отработана, возникают следующие проблемы:
- маршруты движения многих документов не являются оптимальными (документы проходят не по самым коротким и прямым путям);
- имеет место дубляж некоторых операций по обработке документов;
- имеет место наличие «паразитных» (ненужных) операций.
Ярким примером наличия таких проблем является то, что очень часто какой-либо документ ожидает обработки гораздо большее время, чем находится в процессе обработки.
Для того, чтобы оптимизировать документооборот, рационализировать его организацию, необходимо соблюдение следующих принципов:
- Принцип прямоточности - подразумевает требование перемещения документов по оптимальному пути (наиболее короткому, без возвратных передвижений, движений по петлям). Для выполнения данного принципа необходимо сделать следующее:
а) построить маршрутные и технологические карты обработки документов, схемы документооборота, создав таким образом наиболее оптимальную последовательность выполнения операций по обработке документов;
