Введение
Глава 1. Теоретические основы организации документооборота на предприятии
1.1. Сущность и характеристики понятия документооборота
1.2. Организация документооборота на предприятии
Глава 2. Оценка эффективности управления документооборотом в фитнес-клубе «Fitness Joy»
2.1. Краткая организационно-правовая характеристика фитнес-клуба
2.2. Организация документооборота в фитнес-клубе
2.3. Анализ эффективности системы и методов учета документооборота
в фитнес-клубе
Глава 3. Разработка мероприятий по повышению эффективности управления системой документооборота в фитнес-клубе «Fitness Joy»
3.1. Рекомендации по повышению эффективности управления системой документооборота в фитнес-клубе
3.2. Совершенствование документационного обеспечения деятельности
фитнес-клуба на основе ее автоматизации
3.3. Социально-экономическая эффективность обеспечения деятельности фитнес-клуба на основе ее автоматизации
Заключение
Список литературы
Цель данной работы - оценить систему управления документооборотом на предприятии и определить возможности ее оптимизации.
Предметом исследования является организация процесса документооборота и делопроизводства на предприятии.
Объектом исследования является документооборот фитнес-клуба «Fitness Joy».
Задачи работы:
- Определить сущность и характеристики понятия документооборот.
- Охарактеризовать организацию документооборота на предприятии
- Проанализировать организацию документооборота в фитнес-клубе.
- Дать анализ эффективности системы и методов учета документооборота в фитнес-клубе.
- Предложить рекомендации по повышению эффективности управления системой документооборота в фитнес-клубе.
- Разработать систему электронного документооборота для фитнес клуба.
- Определить социально-экономическую эффективность обеспечения деятельности фитнес-клуба на основе ее автоматизации.
Методы исследования: аналитические метод, метод идентификации, метод математического описания, метод моделирования и другие.
Теоретическая значимость исследования определяется формулировкой основных принципов организации работы электронного документооборота (далее - ЭДО), целенаправленных и регламентированных видов деятельности, достигающих результатов, значимых для организации в процессе автоматизации ее документооборота.
Практическая значимость исследования заключается в том, что его результаты могут быть применены в реальных условиях внедрения ЭДО в российских предприятиях, а также при проектировании и разработке новых подходов для автоматизации процессов документооборота.
Глава 1. Теоретические основы организации документооборота
на предприятии
1.1. Сущность и характеристики понятия документооборота
В изученных источниках [13; 15; 19; 41 и др.] документооборот представляется, как совокупность операций с документацией. Это также справочная деятельность, работа по хранению и повторному использованию документов, созданию дел, контролю за исполнением, рассылке, регистрации, приему [39, с. 18]. Также под документооборотом понимается движение документации с момента ее получения или формирования до окончания выполнения, отправки адресатам либо сдачи на хранение [13].
В соответствии с масштабами движения документации можно выделить самостоятельный объект рассмотрения в виде документооборота определенного лица, семьи, работника, структурного подразделения, учреждения в общем, синдиката, сферы государственного управления, страны. Ведь, в конце концов, все документы и все их копии где-то откладываются и по окончании срока хранения аннулируются и подлежат уничтожению. Разница заключается в протяженности пройденного пути, стадиях обработки документации и сроке ее последующего хранения.
По прагматическим соображениям действующими методическими пособиями и нормативными актами, включая «Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» [1], рассматривается в качестве объекта регламентации лишь документооборот учреждения в общем и, соответственно, потоки входящей, внутренней и исходящей документации.
Документооборот учреждения является упорядоченным перемещением документации, которую создали в ходе работы те или иные должностные лица.
Заметим, что при перемещении документов в настоящее время прибегают как к традиционным средствам (в виде почты, в том числе обычной, курьерской доставки или доставки с нарочным, фельдъегерской связи, авиа- и специализированной - типа DHL, UPS и т. д., телефакса, телефона, телеграфа), так и к электронным (в первую очередь в виде электронной почты E-mail, текстовых сообщений, пересылаемых по средствам сотовой связи и средствам персонального радиовызова) [26].
Итак, если до недавних пор деловая литература проводила границу между традиционным и электронным документооборотом, то сейчас появился новый, современный вид документооборота, с сочетанием лучших качеств традиционного делопроизводства и современных технологий формирования, обработки и передачи документации адресатам.
Организация работы с документами и правила документирования закрепляются в инструкции по делопроизводству учреждения. А в управленческом звене и структурных подразделениях учреждений назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.
Что касается функций ведения делопроизводства, то они заключаются в обработке входящей документации, организации хранения, пересылке ее внутри организации, формировании дел, контроле за исполнением, регистрации, учете, отправке исходящей документации и т.п.
Сведения об объеме документооборота помогают установить количество необходимой и достаточной информации для функционирования аппарата управления и степень загруженности организации, структурных подразделений и должностных лиц [25].
Таким образом, документооборот - это сложный, технологический процесс, который можно характеризовать различными компонентами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации.
Необходимо также сказать о понятии электронного документа. Это документ, сформированный при помощи способов компьютерной обработки данных, который подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном устройстве как файл того или иного формата. Под электронной цифровой подписью подразумевается аналог собственноручной подписи. Это средство, помогающее защитить информацию, обеспечивающее возможность контроля над целостностью и подтверждения истинности электронной документации.
Традиционный документооборот, безраздельно доминировавший все прошедшие десятилетия, был основан на так называемых «бумажных» технологиях, подразумевавших обращение бумажной документации.
Документация в таком виде (по причине отставания в новых веяниях научно-технического прогресса) практически во всех отечественных офисах формировалась и перемещалась в пространстве «по старинке», при этом использовались печатные машинки, старинные множительные аппараты и самая обыкновенная почтовая доставка.
Но, начиная с середины 1990-х гг., на смену традиционному документообороту начал постепенно приходить документооборот электронный.
Электронный документооборот (далее - ЭДО) является единым механизмом по работе с документацией, представленной в электронном виде, подразумевающим воплощение концепции «безбумажного делопроизводства» [38, с. 52].
При управлении организациями в рыночных условиях необходимо интенсифицировать и четко организовать деятельность самого учреждения, вплоть до каждого работника. Если деятельность регламентируется, в первую очередь в сфере делопроизводства, информационные технологии, являющиеся катализатором прогресса общественного развития, служат для обеспечения эффективного и доступного инструмента автоматизации, в основе которого лежит безбумажные документооборот и делопроизводство.
