Введение
1 Системы электронного документооборота
1.1 Характеристика систем ЭДО
1.2 Анализ существующих систем ЭДО
1.3 Обоснование выбора платформы «1С: Предприятие» для разработки системы
2 Анализ деятельности предприятия
2.1 Анализ организационной структуры предприятия
2.2 Проектирование бизнес-процессов предприятия
2.3 Проектирование логической и физической структуры данных для разрабатываемой системы ЭДО
3 Разработка системы ЭДО предприятия
3.1 Требования к разрабатываемой системе
3.2 Разработка конфигурации системы
3.3 Разработка специализированных модулей для программы 1С: Предприятие 8.1
3.4 Пример использования системы
Заключение
Список использованной литературы
Организация системы работы с документами на предприятии предполагает создание структуры документооборота предприятия, определение порядка хранения документов и их использования сотрудниками. Процесс документооборота предприятия - это сложная совокупность различных взаимосвязанных процедур, совокупность которых обеспечивает движение документов на предприятии с начала их создания или поступления на предприятие и до завершения работы с ними или отправки адресатам. В целях рациональной и эффективной организации документооборота предприятия все документы распределяются по документопотокам, количество которых определяется потребностями предприятия, например, регистрируемые документы и документы, которые не надо регистрировать; входящие, внутренние и исходящие документы; документы, направляемые в вышестоящие организации, или документы, получаемые из или отправляемые в подведомственных организаций, и т.д. Под общим документопотоком подразумевается совокупность документов одной направленности, выполняющих одинаковое целевое назначение в процессе документооборота.
Характеристикой любого документооборота является его размер или объем. Под объемом документооборота предприятия понимается количество документов, пришедших в организацию из внешних источников и созданных внутри предприятия в течение одного периода времени, как правило, года. Объем проводимого документооборота — важный фактор, используемый в качестве основного критерия при решении вопросов выбора формы делопроизводства, организации информационной системы по документам предприятия, структуры службы канцелярии и делопроизводства, ее штатного и структурного состава и других вопросов.
Объектом исследования в дипломной работе является Фитнес-клуб, принятый на предприятии стандарт делопроизводства и основные правила организации движения документов.
Предметом дипломной работы является организация процесса документооборота в Фитнес-клубе.
Актуальность дипломной работы обусловлена тем, что в сегодняшних рыночных реалиях эффективная деятельность любого коммерческого предприятия возможна лишь при выполнении условия автоматизации широкого спектра процессов предприятия. Автоматизация бизнес-процессов предприятия позволяет сократить издержки, увеличить эффективность работы сотрудников, достичь возможностей, невозможных ранее при использовании традиционного бумажного документооборота. Эффект от проведения автоматизации процессов ощущается только в том случае, если автоматизируется вся работа предприятия, весь спектр решаемых задач.
Среди всего широкого спектра задач автоматизации бизнес-процессов любого предприятия особо остро встает задача автоматизации процесса документооборота предприятия и учета движущихся внутри него документов. Документооборот и движение документов является центральной, наиболее сложной и важной частью деятельности всего предприятия. Своевременное решение этой проблемы является важным и неоспоримым условием успешного решения всего спектра задач автоматизации бизнес-процессов предприятия.
Система автоматизации процесса документооборота предприятия или система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская информационная система, базирующаяся на использовании средств вычислительной техники и сопровождающая процесс управления деятельностью организации, как правило со сложной структурой, с целью обеспечения возможности выполнения этой организацией своих функций в полном объеме. При этом предполагается, что процесс управления организацией опирается в основном на бумажные документы, содержащие в неформализованном виде инструкции для ответственных исполнителей организации.
Объектом исследования в данной дипломной работе является Фитнес-клуб, принятый на стандарт документооборота и делопроизводства, основные правила движения и хранения документов.
Предметом исследования дипломной работы является организация процесса документооборота и делопроизводства в Фитнес-клуб.
Цель дипломной работы - рассмотреть и исследовать существующую организацию документооборота и делопроизводства Фитнес-клуба и повысить ее эффективность путем собственной разработки и внедрения новой автоматизированной информационной системы электронного документооборота и делопроизводства.
Задачи, которые необходимо решить для достижения поставленной цели:
- Изучить существующие процессы документооборота и делопроизводства на предприятии;
- Рассмотреть существующий процесс движения документов;
- Обосновать реальную необходимость проведения автоматизации документооборота и делопроизводства на предприятии;
- Рассмотреть возможные пути и стратегию автоматизации процесса документооборота и делопроизводства;
- Выбрать информационную платформу, в которой будет разрабатываться автоматизация информационная система документооборота и делопроизводства;
- Разработать в выбранной платформе программный продукт – автоматизированную систему документооборота и делопроизводства;
- Провести тестирование разработанной системы.
1 Системы электронного документооборота
1.1 Характеристика систем ЭДО
Организация документооборота без использования современных информационных систем невозможна. Компании-разработчики уже давно обратились к этой области и на сегодняшний день на российском рынке программного обеспечения представлено большое количество автоматизированных систем электронного документооборота с самыми разными функциями, способами построения и стоимостью. Приведем общую классификацию систем документооборота. Системы документооборота могут быть следующих типов:
- Системы с сильно развитыми средствами хранения и поиска информации в хранимых документах. Иначе эти системы называются электронные архивы - ЭА. ЭА- это отдельный случай систем документооборота, ориентированный на наиболее эффективное использование хранимой информации. Некоторые системы особенно сильно выделяются на общем фоне за счет мощных средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, поиск по неточным данным, смысловой поиск и т. д., другие - за счет особо эффективной организации хранения данных: HSM, поддержка широкого диапазона технического оборудования для хранения информации и т. д.
- Системы типа workflow (WF). Эти системы не относятся к классическим системам документооборота и в основном рассчитаны на сопровождение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). Объекты называют обобщенным словом "работа" (work). На каждом этапе объект может меняться. Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (на сегодня для этого термина нет однозначного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны сопровождающие документы, но не документы являются базовым объектом таких систем. С помощью систем класса workflow можно организовать определенные процессы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы прохождения.
- Системы, ориентированные на поддержку процессов управления предприятием и накопление данных. Пожалуй, это самый распространенный класс систем. Эти "гибридные" системы сочетают в себе элементы как систем ЭА так и систем WF. При этом базовым объектом в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Но, как правило, задание порождается документом. В таких системах применяется как "жесткая" маршрутизация, когда документ движется по заранее определенным регламентами предприятия этапам и исполнителям, так и "свободная", когда параллельные и последовательные этапы движения и обработки документа назначает руководитель или автор документа ("расписывает" документ). Системы этого класса часто используются в государственных органах управления, в офисах крупных холдингов, которые отличаются сложной иерархией, имеют определенные правила и регламенты движения документов всех типов. При этом сотрудники совместно создают документы, продвигают их по этапам маршрута, исполняют или контролируют исполнение документов. При разработке и внедрении таких систем в крупных организациях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования маршрутов, обработки больших объемов данных, интеграции с другими автоматизированными системами учета и управления производством, возможности масштабируемости, возможности поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности организации, сложной структуры подразделений, распределения ролей и т. д.
- Системы, ориентированные на поддержку совместной работы сотрудников (collaboration). Это довольно новое веяние в области систем электронного документооборота, связанное с пониманием изменчивости современных рыночных условий и с необходимостью иметь под рукой для быстрого принятия решений "только самое нужное", без лишнего, возможно очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в отличие от всех предыдущих, не имеют понятия организационной структуры в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ, маршрутов и т.д. Их задача - обеспечить совместную работу людей над проектами и задачами, даже если они удалены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно такие системы реализованы в виде "порталов". Они предоставляют сервисы публикации документов в сети интранет, поиска данных, обсуждения в рамках документа или проекта, средства назначения реальных и виртуальных встреч. Такие системы находят применение среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.
- Системы, имеющие различные развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления взаимоотношениями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, электронной почты, биллинга и пр. Предоставляемые сервисы могут быть самые различные. Конечно, по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте рассмотрения систем документооборота функциональность, предоставляемая сервисом CRM, является дополнительной для системы документооборота.
По информации аналитиков агентства «IDC» [3], объем мирового рынка «ECM»-систем в 2016 году равен 5,8 млрд, долларов. Рынок ECM в РФ за 2016 год в процентном отношении вырос на 9%, достигнув, по результатам наблюдений «IDC» $166 млн.
Информация аналитических агентств говорит о том, что российский рынок ECM и СЭД растет равными с общемировыми темпами.
