Введение.
ГЛАВА 1 Теоретические основы документооборота..
1.1 Понятие и сущность документооборота, виды документопотоков.
1.2. Организация процесса документооборота в организации.
1.3. Современные проблемы документооборота в организациях.
Глава 2. Исследование документооборота на ОАО «РЖД».
2.1 Характеристика ОАО «РЖД».
2.2 Порядок обработки потоков документов в ОАО «РЖД».
2.3 Исследование движения документооборота в ОАО «РЖД».
Глава 3. Совершенствование документооборота в ОАО «РЖД»
3.1. Методы совершенствования документооборота на предприятии.
3.2. Разработка проектных мероприятий по совершенствованию документооборота ОАО «РЖД».
3.3. Оценка социальной и экономической значимости предложений.
Заключение.
Список использованных источников
Актуальность темы исследования обусловлена необходимостью повышения эффективности деятельности предприятий, причем тема исследования представляет интерес как в практическом, так и теоретическом аспектах.
Каждый подобный проект важен не только как вклад в решение практических задач повышения эффективности предприятий, но и в методическом отношении - как новый пример творческого подхода к организационным и техническим проблемам рационализации управленческого труда в конкретных условиях.
Важнейшими условиями успешного функционирования и дальнейшего совершенствования системы управления предприятиями являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой информации. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими предприятиями и т.п. В качестве оправдавшего себя механизма повышения эффективности деятельности предприятий проявила себя оптимизация документооборота, осуществляемая с участием консультантов при активном использовании внутренних возможностей самих предприятий.
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
В новых условиях хозяйствования предприятий немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений.
Комплекс обозначенных проблем ставит перед современными исследователями ряд вопросов, основной из которых следующий: «Как эффективнее осуществить совершенствование документооборота?». Ответ на этот вопрос автор видит в использовании новых информационных технологий в документационном обеспечении.
Можно утверждать, что повышение эффективности деятельности предприятий посредством совершенствования документооборота может привести к перелому негативных тенденций в российской экономике. К сожалению, этот опыт недостаточно обобщен и формализован, что препятствует его широкому распространению.
Целью исследования является обобщение и систематизация опыта совершенствования документооборота в организации и использование его в управлении. Декомпозиция указанной цели определяет основные задачи исследования:
-исследование организационных форм делопроизводства на предприятии, требований, предъявляемых к документообороту;
-анализ современного опыта совершенствования документооборота;
определение и систематизация направлений совершенствования документооборота в ОАО «РЖД».
В соответствии с целью и задачами логика настоящего исследования построена таким образом, чтобы обеспечить последовательное изучение комплекса проблем.
Теоретически и методически исследование опирается на положения как зарубежных ученых в области проектного управления (Р.В. Гутч, С. Дворачек, А. Хайек, X. Шелле), так и отечественных (Бурков В.Н., Воропаев В.И., Гальперина З.М., Мазур И.И., Разу М.Л., Шапиро В.Д., Шейнберг М.В., Якутии Ю.В. и др.), современные теории менеджмента, законодательные и нормативные документы президента, правительства и различных министерств и комитетов РФ.
Методология исследования базируется на применении следующих методов научного познания: методы организационного моделирования, методы сравнительного и ситуационного анализа, методы системного анализа.
Объектом исследования является проект совершенствования документооборота.
Предметом исследования являются процессы управления, оказывающие влияние на совершенствования документооборота.
Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность. В первой главе рассматриваются характеристика документационного обеспечения управления, требования к делопроизводству в организации.
Во второй главе подробно дается анализ постановки делопроизводства в ОАО «РЖД» в настоящее время.
В третьей главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота в ОАО «РЖД», по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций.
В заключении подводятся итоги исследования, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию документооборота.
ГЛАВА 1 Теоретические основы документооборота
1.1 Понятие и сущность документооборота, виды документопотоков
Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М.Керженцев и др. Были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.
Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. (8. с. 25)
Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. (15. с. 52)
Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.
Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ) исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих документов.
Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами.
Отметим, что для перемещения документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта, в том числе обычная, авиа- и специализированная – типа DHL, UPS и т. п., фельдъегерская связь, курьерская доставка или доставка с нарочным, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова).
Таким образом, если до недавнего времени в деловой литературе было принято отделять друг от друга традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.
Основу традиционного документооборота, безраздельно доминировавшего все минувшие десятилетия, составляли так называемые «бумажные» технологии, предполагавшие обращение бумажных документов.
Указанные документы (в связи с отставанием новых веяний научно-технического прогресса) в большинстве российских офисов создавались и перемещались в пространстве все тем же "дедовским" способом, то есть при помощи печатных машинок, допотопных множительных аппаратов и самой обычной почтовой доставки.
Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный документооборот стал постепенно сдавать свои вековые позиции, уступая место документообороту электронному.
Основу последнего (по определению) составляют так называемые электронные документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной техники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов.
