Методы повышения качества коммуникационного процесса

         Цель данной работы рассмотреть важную тему коммуникаций управления в организации. В условиях рыночной экономики,очевидно что успешное управление организацией невозможно без эффективной  системы передачи информации  как внутри организации так и с внешней средой.

Организация — объединение, группа людей, с общей целью и определёнными правилами сотрудничества в группе. Таким образом, само понятие организация предусматривает общение и межличностные контакты внутри группы для достижения поставленных целей. Не обязательно это должна быть организация, как бизнес структура,целью которой является как можно более эффективное использование своих активов с целью получения прибыли, но и неприбыльные общественные организации так же невозможно представить без коммуникаций управления.Сам процесс создания организации начинается и состоит из актов заключения и сопровождения трудовых отношений с нанимаемым персоналом – специфических межличностных коммуникаций между людьми, исполняющими социальные роли «работодателя» и «работника».Значительную часть процесса организации совместной работы людей занимает коммуникация во время планирования и во время собственно исполнения задачи. Не следует забывать и о коммуникации после выполнения (обсуждение результатов), и о коммуникации, направленной на поддержание добрых взаимоотношений между членами организации (социальные задачи).

Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.

Для осуществления своей деятельности руководитель должен постоянно производить обмен информацией. Обмен информацией встроен во все виды управленческой деятельности и является связующим процессом или коммуникацией. А отсутствие эффективных коммуникаций приводит к тому, что организация становится неуправляемой. Поэтому налаживанию и осуществлению этих процессов посвящено значительное время в работе руководителя. Управленческий персонал организаций должен  осознавать суть и результат коммуникационного процесса, обладать развитыми формами письменного и устного общения, а  также хорошо владеть электронными средствами коммуникаций.

Глава 1. Сущность и классификация коммуникаций

1.1 Понятие, цели, функции коммуникаций

Основная задача менеджмента – эффективное управление активами предприятия для получения максимальной прибыли. Данная задача выполнима при условии, что управленческий персонал на всех уровнях организовал эффективную работу и успешно взаимодействует с внешними факторами. В вышенаписанном можно увидеть связь между коммуникацией, информацией и умением менеджера работать.Выполнение управленческих функций, взаимодействие между индивидами и социальными группами осуществляются посредством коммуникации и обмена информацией.

Коммуникации — это обмен информацией, на основе которого менеджер получает информацию, необходимую для принятия управленческих решений и доводит принятые решения до работников организации. Из этого следует, что от уровня организации коммуникаций в управлении напрямую зависит эффективность работы предприятия. Чем ниже уровень коммуникаций, тем чаше возникают ситуации, когда сотрудники предоставляют некорректную информацию руководителю. Таким образом, управленческие решения могут оказываться неверными, что может иметь достаточно серьезные последствия. Так жевозможно ошибочное восприятие подчиненными задач, которые необходимо выполнять. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы. При этом информация – это только внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации .

Исходя из вышесказанного, мы понимаем, что обмен информацией охватывает различные сферы деятельности организации на протяжении ее существования и напрямую связан с результативностью деятельности. Но, к сожалению, топ-менеджеры не всегда придают должное значение обмену информацией, и считают этот процесскак сопровождающий деятельность предприятия.

Коммуникативный процесс включает в себя взаимный обмен символами, значениями, информацией между двумя и большим количеством личностей, каждая из которых выступает в качестве автора-субъекта социального действия.Цель коммуникации - добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. Весь процесс коммуникации состоит из нескольких элементов и проходит несколько этапов, несмотря на то что по времени может заниматьменьше минуты.

Как минимум для процесса коммуникации необходимо два лица - отправитель и получатель.

Отправитель - это любой индивид (сотрудник), имеющий определенные идеи, намерения, информацию.Отправитель формулирует смысл того, что и почему он хочет передать другому участнику процесса коммуникации.

Кодирование - перевод информации отправителя из мысли, идеи в комплекс коммуникационных символов (слов, жестов, действий, выражения лица и т.п.).

Сообщение - информация, которую отправитель передает желаемому получателю, формируется в результате кодирования. Отправитель ставит своей целью выражение сообщения в вербальной или невербальной форме.

Каналы, по которым передается сообщение различны. Информация может передаваться путем личного общения, телефонных переговоров, групповых встреч, передачи сообщений по факсу, докладных и служебных записок, документов, графиками производства и отгрузки продукции и т.д.

Получатель - индивид, воспринимающий сообщение отправителя.

Декодирование - процесс превращения сообщения в имеющую смысл форму. Коммуникация успешна, когда получатель получил и понял отправленное сообщение. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация. Не следует отождествлять отправку сообщения и его передачу. Передача осуществляется только в случае, когда получатель реально получил сообщение.Результаты декодирования зависят от навыков, уровня профессиональной подготовки,личныхустановок, знаний, ожиданий, социокультурной среды получателя.

Обратная связь - присутствует, когда получатель демонстрирует реакцию на полученное сообщение. Это может быть любой сигнал получателя отправителю - жест, подразумевающий понимание вопроса, быстрый ответ по электронной почте и т.д. Что дает возможность отправителю установить, получено ли сообщение и вызвало ли оно ожидаемую реакцию.Когда адресат, получивший сообщение, отвечает отправителю, роли сторон изменяются. Между ними формируется взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение. В этом случае устанавливается двусторонний, коммуникативный процесс.

Система коммуникаций достаточно сложна и включает много разновидностей, которые можно классифицировать по ряду признаков (Таблица 1) Вертикальные коммуникации предполагают обмен информацией между уровнями и в рамках самой организации. При этом выделяются коммуникации по восходящей снизу вверх (мастер - начальник цеха - директор) и по нисходящей сверху вниз (соответственно директор - начальник цеха -мастер).

1. Абчук В.А. Менеджмент: учебник/ под.ред. Абчук В.А.- СПб: Союз, 2002-348с.
2. М.А. Василика Основы теории коммуникации, гардарики 2005
3. Виханский О.С. Менеджмент: учебник для вузов./Под ред. Виханский О.С., Наумов А.И. - М., изд. «Гадарики», 2001.- 528с.
4. В.Н. Глумаков «Организационное поведение»
5. Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии: Ученое пособие. – М.,2002- 401с.
6. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент. СПб., 1999 /
7. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие/ под.ред. Кабушкин Н.И.- 5-е издание, стереотип. Мн.: Новое знание, 2002- 336с
8. Веснин В.Р. Основы менеджмента/ В.Р.Веснин.– М.: Институт международного права и экономики им. Грибоедова, 1999г.
9. Виханский О.С. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс/О.С. Виханский, А.И. Наумов. – М., 2005. -561 с.
10. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. — 2-е изд., перераб. и доп. М.:, ЮНИТИ, 2005. — 480 с.
11. Граждан В. Д. Теория управления: Учебное пособие /В.Д. Граждан.- М.: Гардараки, 2005. 416 с.
12. Гудушаури Г.В. Управление современным предприятием — М.: Тандем, 2003, -332 с.
13. Друкер П. Эффективный управляющий/ П. Дукер.- М., 2001, -295 с.
14. Жигалов В.Г. Основы менеджмента и управленческой деятельности. Учебное пособие для кооперативных учебных заведений в 2-х частях. – М.: 2003.-397 с.
15. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. Учебник- Минск ЗАО «Эконом-пресс» НПЖ «ФУА», 2001 -457 с.
16. Кибанов А. Я. Организация управления персоналом на предприятии /А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров.- М. ГАУ, 2002.- 324 с.
17. Кнорринг В. И. Теория, практика и искусство управления. Учебник для вузов /В.И. Кнорринг.- М.:- Из-во НОРМА-ИНФРА, 2001.-528 с.
18. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента, М.: Дело, 2002 -847 с.
19. Теория управления: Учебник / Под общ.ред. А.Л. Гапоненко, А. Л. Панкрухина. — М.: Изд-во РАГС, 2003. — 558 с.
20. Соколов А.В. Введение в теорию социальной коммуникации. СПб., 1996. -51 с.
21. Фролов С.С. Социология организации. Учебник для вузов. - М., 2001

21.Чаусов Н.Ю. Менеджмент: Учебное пособие/под.ред. Чаусов Н.Ю., Калугин О.А., Чаусова Л.А. – Калуга: издательство АНО «КЦДО», 2008. – 440с.

22. Черри К. Человек и информация. М., 1972.