ВВЕДЕНИЕ
- ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ УЧРЕЖДЕНИЙ
1.1. Архив организации и его нормативно-правовое обеспечение
1.2. Локальная документация, регламентирующая деятельность архива организации
1.3. Понятие, принципы и требования к обеспечению сохранности архивных документов
- СОХРАННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ СУДЕБНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
2.1. Архив как структурное подразделение судебного учреждения
2.2. Сохранность документов в архиве судебного учреждения
2.3. Анализ соблюдения нормативных режимов хранения архивных документов районного суда
2.4. Предложения по улучшению условий обеспечения сохранности документов в архиве судебного учреждения
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
Обеспечение сохранности документов – основная задача всех архивов.
Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.
Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
Актуальность исследования заключается в том, что в современных органах обеспечение сохранности документов не всегда может быть обеспечено, причиной чему служат многие факторы, основным из которых является недостаточное материально-техническое обеспечение различных подразделений.
Объектом выпускной квалификационной работы выступает архив суда.
Предмет выпускной квалификационной работы
Цель выпускной квалификационной работы состоит в проведении анализа системы обеспечения сохранности документов архива.
Задачи исследования:
- изучить особенности архива организации и его нормативно-правовое обеспечение;
- исследовать теоретические аспекты локальной документации, регламентирующей деятельность архива организации;
- рассмотреть понятие, принципы и требования к обеспечению сохранности архивных документов;
- изучить особенности архива как структурного подразделения судебного учреждения;
- изучить особенности сохранности документов в архиве судебного учреждения;
- провести анализ соблюдения нормативных режимов хранения архивных документов районного суда;
- разработать предложения по улучшению условий обеспечения сохранности документов в архиве судебного учреждения.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения и библиографического списка.
1. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ УЧРЕЖДЕНИЙ
1.1. Архив организации и его нормативно-правовое обеспечение
Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Архив – это вся совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.
Архив должен быть создан в любой организации. В зависимости рода деятельности организации могут создаваться следующие виды архивов:
- центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;
- центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
- объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
- архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников[1].
В основные задачи архива организации входят:
- комплектование архива документами, состав которых определен положением об архиве;
- учет и обеспечение сохранности документов;
- создание научно-справочного аппарата к документам архива;
- использование хранящихся в архиве документов;
- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:
- архив управленческой документации;
- архив документации на электронных носителях;
- научно-технический архив;
- аудиовизуальный архив[2].
Архивы могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации, состав документов обуславливается носителем и способом записи информации.
Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (далее по тексту - ЭД), обеспечивают их учет, сохранность, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение.
Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (сжатие, конвертирование в новые форматы перезапись и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.
Нормативно-правовая база работы архива – это, прежде всего, архивное законодательство, нормы трудового, административного, и гражданского права и Российской Федерации, постановления и указы правительства, ведомственные нормативные акты. Остановимся подробнее на основных Федеральных законах и методических рекомендациях по сохранности архивных документов. К такими документам относятся следующие о нормативно-правовые акты.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации»[3]. Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.
Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить Федеральному закону.
В случае противоречия Федеральному закону указанных актов действуют нормы настоящего Федерального закона.
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных»[4]. Федеральным законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами, органами местного самоуправления, иными муниципальными органами, юридическими лицами и физическими лицами с использованием средств автоматизации, в том числе в информационно-телекоммуникационных сетях, или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации, то есть позволяет осуществлять в соответствии с заданным алгоритмом поиск персональных данных, зафиксированных на материальном носителе и содержащихся в картотеках или иных систематизированных собраниях персональных данных, и (или) доступ к таким персональным данным.
