ВВЕДЕНИЕ
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ
1.1 Роль секретаря в деятельности организации
1.2 Нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность секретаря
1.3 Профессиональные и личностные качества секретаря
2 АНАЛИЗ ПРОФЕССИОНАЛЬНО-ЛИЧНОСТНЫХ КАЧЕСТВ СЕКРЕТАРЯ МАДОУ «ДЕТСКИЙ САД №26»
2.1 Характеристика деятельности МАДОУ «Детский сад №26»
2.2 Анализ профессиональных качеств секретаря МАДОУ «Детский сад №26»
2.3 Анализ личностных качеств секретаря МАДОУ «Детский сад №26»
3 ПРОБЛЕМЫ И ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ МАДОУ «ДЕТСКИЙ САД №26»
3.1 Анализ проблем деятельности секретаря МАДОУ «Детский сад №26»
3.2 Рекомендации по совершенствованию профессиональных качеств секретаря МАДОУ «Детский сад №26»
3.3 Рекомендации по совершенствованию личностных качеств секретаря МАДОУ «Детский сад №26»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ПРИЛОЖЕНИЯ
Работа современного секретаря компании включает в себя разные задачи на разных уровнях, важный рабочий день, много рабочих дней, необходимость параллельно выполнять несколько задач (оформление документов, прием звонков, посетителей) и т.д. Особенность и сложность этой работы заключается в том, что, с одной стороны, секретарь занимается подготовкой, обработкой, хранением и воспроизведением информации (техническая область), с другой стороны, он часто общается с руководством, коллегами и посетителями.
В современном образовательном учреждении любой формы также очень важна профессиональная деятельность секретаря.
Поэтому анализ требований к должности, выявление проблем в деятельности секретаря конкретного учреждения и формулирование рекомендаций по совершенствованию работы носит практическую значимость не только для МАДОУ «Детский сад №26», но и для других образовательных учреждений.
Объект исследования – секретарская деятельность.
Предмет исследования – профессиональные и личностные качества секретаря организации.
Целью дипломной работы является анализ современных требований к профессии секретаря, характеристика профессионально-личностных качеств секретаря МАДОУ «Детский сад №26» и разработка рекомендаций по совершенствованию его деятельности.
Задачи:
- Изучить теоретические аспекты темы дипломной работы.
- Дать характеристику деятельности МАДОУ «Детский сад №26».
- Проанализировать профессиональные и личные качества секретаря МАДОУ «Детский сад №26».
- Выявить проблемы в деятельности секретаря МАДОУ «Детский сад №26».
- Разработать рекомендации по совершенствованию профессиональных и личных качеств секретаря МАДОУ «Детский сад №26».
Методы, используемые при написании дипломной работы. В дипломной работе использовались следующие методы: анализ литературы; анализа нормативно-правовой документации по теме дипломной; изучение и обобщение практики; сравнение; наблюдение; опытно-исследовательская работа.
Практическая значимость заключается в том, что рекомендации, которые разработаны на основе анализа деятельности секретаря, могут быть применимы в деятельности конкретной организации, а именно – МАДОУ «Детский сад №26». Выполнение этих рекомендаций повысит уровень профессиональной компетенции секретаря.
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ
1.1 Роль секретаря в деятельности организации
В современных условиях ценность секретарской службы особенно велика, возможно, даже выше, чем когда-либо. XXI век – это эпоха информации и компьютеризации, беспрецедентного накопления и расширения знаний, период особого распространения деловых контактов и отношений, которые требуют соответствующей документации, правовой и организационной поддержки.
Важно оптимизировать поток деловых отношений, коммерческих, финансовых, трудовых, профессиональных, культурных и других отношений на местном, региональном и федеральном уровнях. В связи с этим профессия секретаря учреждения, предприятия, организации, банка, профсоюза, ассоциации, акционерного общества и т. д. имеет особое значение.
В настоящее время ни одна уважающая себя компания или организация невозможна без секретаря, который является своего рода диспетчером, который распространяет информационные потоки и регулирует общение между посетителями и руководством компании или ее сотрудниками. Его задачи могут быть разнообразными и очень большими. Их размер и направление зависят от ряда факторов: размера компании и направления ее деятельности, специфики деловых отношений внутри компании, конкретных обстоятельств и отношений между людьми.
Как правило, работа секретаря складывается из двух составляющих:
- основных или базовых обязанностей;
- ряда дополнительных поручений, обусловленных текущими ежедневными потребностями.
Следующие действия можно отнести к первому ряду: телефонные звонки, прием посетителей, отправка телефонных сообщений, работа с офисными документами, в том числе копирование некоторых из них на копировальный аппарат или принтер, отправка факса, мониторинг выполнения решений, принятых менеджером, подготовка соответствующих материалов для совещаний или конференций, информирование, пожелание руководства, предоставление ведомственных инструкций и инструкций сотрудникам компании, информирование их об особых задачах или событиях и т. д.
Во второй строке должны быть различные вспомогательные задачи: поиск необходимой информации в словарях и справочниках, энциклопедические публикации, определение порядка приема нескольких посетителей, просмотр газет для поиска необходимых статей, заказ необходимой литературы в библиотеках и т. д. Иногда секретари действуют как курьеры (особенно в небольших фирмах) и доставляют мгновенную почту по адресу в пределах города. Конечно, этот список можно продолжить. Например, во многих компаниях и организациях секретари готовят чай (кофе) для гостей или накрывают стол с напитками и закусками.
Обязанности секретаря могут различаться. Они эффективны, независимы от негативных аспектов лидера и направлены на качественное удовлетворение основных производственных потребностей конкретной компании или организации.
Профессия секретаря требует высокого уровня подготовки со стороны человека, который ее выбирает, набора личностных и деловых качеств, определяемых спецификой секретарской работы. На первый взгляд, можно подумать, что работа секретаря проста и что никаких специальных знаний не требуется.
