Выпускная квалификационная работа посвящена рассмотрению вопроса «Автоматизация управления документооборотом в программе 1С: Предприятие на примере ООО «Агроторг».
Актуальность рассматриваемой темы обусловлена тем, что эффективность управления предприятием во всех сферах деятельности находиться в прямой зависимости от применения современных информационных технологий.
Все предприятия имеют общий отдел, назначение которого варьируют от отдела общего делопроизводства до отдела управление делами, хотя от названия не меняется суть отдела - организация потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.).
Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений.
Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
Сложность системы документооборота нуждается в постоянном контроле и регулировании, она оказывает значительное влияние на эффективность деятельности организации.
Информация, поступающая на предприятие извне, создающаяся в процессе его деятельности и выходящая из предприятия наружу является одним из важнейших активов предприятия, доля информационных ресурсов в стоимости предприятий растет.
Поэтому растет сложность и объем задач по управлению корпоративной информацией.
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал.
В условиях рыночной экономики вопрос эффективности функционирования коммерческих структур приобретает первостепенное значение, и в этом плане особую роль играют информационные технологии, в создание и развитие которых вкладываются большие средства.
В связи с этим весьма важно принимать обоснованное решение в пользу выбора той или иной информационной технологии при создании или реорганизации корпоративной информационной системы.
Несовершенство документопотока организации, отсутствие специально нацеленного на эту работу отдела, секретаря, или работника ответственного за организацию документооборота, оказывает отрицательное влияние на эффективность организации работы с документами, увеличивает процесс приема и передачи документов, осуществляется ежегодная утеря документов, нарушается качество хранения документов и многое другое.
Цель выпускной квалификационной работы: рассмотреть теоретические и практические аспекты автоматизации управления документооборотом в программе 1С: Предприятие.
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является организация документооборота в ООО «Агроторг».
Предмет исследования: данные отчетности компании ООО «Агроторг» за период 2014- 2015 годы и существующая система организации документооборота Общества.
Задачи выпускной квалификационной работы:
- рассмотреть понятие документооборота предприятия;
- изучить основные принципы автоматизации документального управления компанией;
- рассмотреть роль современной системы электронного документооборота в формировании бизнес- процессов;
- дать оценку используемой в компании системы документооборота;
- разработать предложения по повышению эффективности системы документооборота в компании.
Теоретическая база исследования: учебники и учебные пособия, статьи, монографии по изучаемой проблеме; нормативно-правовые акты, регулирующие деятельность по документообороту и автоматизации документооборота на предприятиях в РФ.
Аналитическая база разработки темы выпускной квалификационной работы: ООО «Агроторг» г. Липецк, должностная инструкция, отчет финансовой деятельности ООО «Агроторг» за три года, данные о ведении документооборота.
Практическая значимость работы состоит в том, что все предложения по совершенствованию эффективности системы электронного документооборота, может быть использовано в практической деятельности ООО «Агроторг» для улучшения работы общества.
Глава 1. Теоретические аспекты управления документооборотом на современном предприятии
1.1 Понятие документооборота предприятия
Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы.
Тогда были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания.
В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.
Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения.
Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.
Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис. 1)
Вышестоящая организация
Законы
Отчеты указания
Решение
Администрация
Служба управления
Акты
протоколы
заключения
Служба делопроизводства
Приказы,
задания
Службы
контроля
Служебные записки, отчетность Исполнители
Рисунок 1 - Схема документального обеспечения управления
Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
Процесс организации работы с документами, включает их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.
Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.
По направлению:
-горизонтальные - связывают организации одного уровня
-вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней.
Восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.
Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.
Таблица 1
Входящие, внутренние и исходящие документы
Название Характеристика
Входящие · прием и первичная обработка
· предварительное рассмотрение
· регистрация рассмотрение документов руководителем
· доставка документов исполнителям
· контроль исполнения
· подшив исполненного документа в дело
Исходящие · составление проекта документа
· изготовление документа
· визирование проекта документа, его согласование
· подписание документа
· регистрация
· отправка документа адресату
Внутренние · составление проекта документа и его согласование
· изготовление документа
· визирование проекта документа подписание регистрация
· размножение и доставка документа исполнителям
· контроль исполнения
· подшивка исполненного документа в дело
Основные характеристики документооборота:
- маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело;
- время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.
Организация движения документа требует выполнения правил:
- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ);
- максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);
- маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);
- однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);
- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;
- снижение уровня подписания документов.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства: специализацию, возможность централизованного выполнения однородных средств оргтехники и персонала.
А так же это позволит усовершенствовать документационное обеспечение аппарата управления за счет:
- прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
- ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.
Поток корпоративного документооборота делится на три составляющие:
- документы, поступающие от других организаций (входящие),
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие),
- документы, используемые в процессе управления организацией (внутренние).
Этапы обработки входящей документации
Рисунок 2 - Принципиальная схема формирования результатов
Варианты получения документов организацией могут быть разными. Документы могут быть получены от курьера, от посетителей, приняты по факсу или в виде телефонограммы.
Объем документооборота рассчитывается по формуле:
Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год)
Контроль исполнения документов - совокупность действий, беспечивающих своевременное исполнение документов.
Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Его осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица.
Организация контроля за исполнением документов обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (схема 1)
Схема 1 - Контроль исполнения документов
Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя.
1.2 Основные принципы автоматизации документального управления компанией
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п.
Системы управления документами – это, по сути, платформы для создания различных решений, ориентированных на обработку документов. Системы данного класса позволяют строить общекорпоративную инфраструктуру.
Специализированные решения ориентированы на решение конкретных задач, таких как автоматизация традиционного отечественного делопроизводства, и внедряются они на ограниченном числе рабочих мест. При этом специализированные системы не предназначены для решения задач, связанных с содержательной частью документа.
Документ должен быть сначала каким-то образом создан и только потом уже размещен в специализированной системе, где он пройдет все стадии согласования и откуда, возможно, будет вновь извлечен для оповещения сотрудников.
Документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая
1. Гражданский кодекс РФ ч.I - II. от 21 октября 1994 года // СПС Гарант
2. Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. (с изменениями на 8 ноября 2007 г.) // СПС Гарант
3. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. // СПС Гарант
4. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). ВНИИДАД, 2012.
5. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
6. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
7. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практич. пособие. - М.: КНОРУС, 2014. 256 с.
8. Анодина Н.Н. Документооборот в организации. - М.: Омега-Л, 2013. 176 с.
9. Арлазаров В.Л., Емельянов Н.Е. Документооборот. Прикладные аспекты. - М.: Проспект, 2014. 317 с.
10. Архипов, В.А.; Марков, И.П.; Соеова, А.Н. Организационно-распорядительная документация; М.: Стандарт, 2014. 128 c.
11. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник для студ. вузов. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Инфра-М, 2014. - 346с.
12. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство: Учеб. пособие для студ. вузов. 2-е изд., перераб., доп. – М: Инфра-М, 2014. - 304с.
13. Басаков М.И. Документы и документооборот коммерческой организации. - М.: Феникс, 2014. 416 с.
14. Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство. Как организовать работу с документами. - М.: Эксмо, 2013. 288 с.
15. Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. - М.: Книжный мир, 2013. 416 с.
16. Богданова, Н.В.; Гниденко, Т.В.; Головня, А.А. и др. На приеме у нотариуса. -М.: Пресса, 2013. 192 c.
17. Веселов П.В. Документы в сфере управления. – М.: Инфра - М, 2013. 312 с.
18. Вершинин А. И. Электронный документ. Учеб. -М.: Велби, 2014. - 247 с.
19. Гусов, К.Н. Трудовое право России. - М.: Велби - Москва, 2014. 496 c.
20. Документационное обеспечение управления /Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А. - М.: Юнити-Дана, 2012. - 392 с.
21. Дашков Л.П.; Брызгалин, А.В. Коммерческий договор от заключения до исполнения; М.: Маркетинг, 2012. 324 c.
22. Деева Т.М.; Кичатова, Е.В.; Чхиквишвили, Н.А. Деловая переписка.- М.: Принт, 2014. 142 c.
23. Дудкина, Л.В. и др. Шпаргалки по трудовому праву: Учебное пособие. - М.: Экзамен - Москва, 2012. 270 c.
24. Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив / Кобелькова Л.А. // Отеч. архив. – 2012. - №1 – с.110 – 112.
25. Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. - М.: Инфра-М, 2014. 368 с.
26. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2013. 304 с.
27. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. - М.: Юрайт, 2014. 576 с.
28. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: Бизнес-школа, 2013. 232 с.
29. Захарьина, А.В. Договор поставки. Учет. Налоги. М.: Проспект, 2013. 128 c.
30. Кирсанова, М.В.; Анодина, Н.Н.; Аксенов, Ю.М. Деловая переписка; М.: Инфра-М, 2014. - 696 c.
31. Козлов, В.В. Управление документооборотом. - М.: Эксмо, 2014. 224 c.
32. Красько, И.Е.; Москаленко, И.М. Справочник по договорной и претензионной работе на предприятиях; Харьков: Прапор; Издание 2-е, перераб. – М.: Велби, 2013. 118 c.
33. Кузнецова, А.Н. Машинопись и делопроизводство; М.: Книжный мир, 2014. 221 c.
34. Кузнецова, А.Н.; Вагенгейм, Р.Н. В помощь машинистке, секретарю, стенографистке. Практическое пособие; М.: Высшая школа, 2013. - 303 c.
35. Кузнецова, Т.В. и др. Документы и делопроизводство. -М.: Экономика, 2014. 271 c.
36. Кузнецова, Т.В.; Кузнецов, С.Л. Кадровое делопроизводство; M.: Интел, 2013. 400 c.
37. Карминский А. М., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса. - М.: Финансы,2014. 416 с.
38. Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. - М.: Проспект, 2014. - 248 с.
39. Документальные компьютерные технологии: Учеб. пособие. – М. велби, 2013. 197 с.
40. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 2012. № 4. С. 56-59.
41. Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2012. № 5. С. 19-25.
42. Новикова М.М. Документационное обеспечение управления. - М.: Юнити – Дана, 2014. 144 с.
43. Непогода А.П.; Семченко, П.А. Делопроизводство организации. Подготовка, оформление и ведение документации. - М.: Омега-Л, 2014. 480 c.
44. Орлов В.В., Карташов Б.И. Документация и документооборот: Учеб. пособие. - Спб.: ВТУЗ-ЛМЗ, 2014. 409с.
45. Орехов С.А. Документационное обеспечение управления. / Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. - М.: Проспект, 2013. 331 с.
46. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. - М.: Академия, 2014. 176 с.
47. Рогожин, М.Ю. Экспресс-курс помощника руководителя компании. – М.: Велби, 2014. 272 c.
48. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: Проспект. - 2014, 384 с.
49. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учеб. - М.: Академия, 2014. 224 с.
50. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. Учеб. - М.: ИНФРА-М, 2012. 176 с
51. Системы управления и информационные технологии. Учебник. – М.: Проспект. 2013. 164 с.
52. Сагиян, С. Делопроизводство на компьютере; СПб: Питер - Москва, 2014. - 256 c.
53. Соловьева, К.К. Курс современной машинописи; М.: Экономика; Издание 2-е, перераб. и доп. - Москва,2012. - 272 c.
54. Управление информационными процессами в офисных системах. Учебн. пособие. – М.: Инфра - М, 2013. 122 с.
55. Фалькенберг В. Письма, факсы и электронная корреспонденция. Учебн. пособие. - М.: ОМЕГА - Л, 2013. - 128 c.
56. Электронные документы и архивы: теория и практика / Юмин И.Ф. // Оте. арх. – 2012.- № 3. – с. 109-112.
