Введение
- Общие основы конфиденциального документооборота
1.1. Основные понятия
1.2 Средства и меры защиты документооборота
2 Методика разработки комплексной системы защиты конфиденциального делопроизводства
2.1 Организационно-правовые меры
2.2 Технические меры
2.3 Морально-этические меры
3 Формирование рекомендаций совершенствования конфиденциального делопроизводства ООО «Газпром добыча Уренгой»
3.1 Аудит процессов делопроизводства в ООО «Газпром добыча Уренгой»
3.2 Разработка рекомендаций по конфиденциальному документуобороту в ООО «Газпром добыча Уренгой»
Заключение
Список литературы
Приложение А
Основой информационной среды каждой организации, учреждения или предприятия являются документы, которые создаются для фиксации событий, распоряжений или фактов. Документы по степени доступа делятся на открытые и конфиденциальные. Эти виды документации существенно отличаются и вместе в системе делопроизводства находиться не могут. Движение документов, то есть документооборот также подразделяется на открытый и конфиденциальный. Конфиденциальный документооборот не должен пересекаться с открытым, чтобы не допустить возможности утечки конфиденциальной информации.
Согласно статье 2 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», конфиденциальная (от латинского confidentiale – доверие) информация – это обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя [1].
Управление корпоративной защиты Общества с ограниченной ответственностью «Газпром добыча Уренгой» (далее ООО «Газпром добыча Уренгой»), осуществляет защиту конфиденциальной информации в структурных подразделениях данного общества. Обязательство формирования требований по обеспечению информационной безопасности возлагается на УКЗ, а именно на отдел информационной безопасности (далее ИБ).
Тема организации работы с конфиденциальной документацией актуальна на данный период времени, т.к. самое ценное в любой организации это информация, наиболее распространённым носителем информации является документ, который необходимо защищать с целью предотвращения утечек информации. Чаще всего предприятия и организации используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и долговечного хранения. Но бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота.
Объект исследования — система документооборота ООО «Газпром добыча Уренгой».
Предметом исследования является система обеспечения безопасности конфиденциального документооборота ООО «Газпром добыча Уренгой»
Цель данной работы: сформулировать рекомендации по обеспечению безопасности конфиденциального документооборота по средствам организационно-правовых мер для обеспечения защиты конфиденциального делопроизводства в ООО «Газпром добыча Уренгой»
Для достижения цели работы поставлены следующие задачи:
- изучить основы конфиденциального документооборота;
- провести анализ средств и методов обеспечения безопасности конфиденциального документооборота;
- изучить процесс конфиденциального документооборота ООО «Газпром добыча Уренгой»;
- провести аудит информационной безопасности конфиденциального документооборота ООО «Газпром добыча Уренгой»;
- формулировка рекомендаций по обеспечению информационной безопасности конфиденциального документооборота ООО «Газпром добыча Уренгой».
Нормативной базой работы служат Конституция РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», иные законодательные и нормативно-правовые акты Российской Федерации, локальные нормативные акты ООО «Газпром добыча Уренгой», относящиеся к предмету исследования.
Теоретическую базу исследования составляют труды ученых и специалистов-практиков, занимающихся вопросами защиты информации и документооборота: Варлатая С.К., Шаканова М.В., Гугуева Т.А., Кузнецова Т.В.
1. ОБЩИЕ ОСНОВЫ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Документооборот – это движение документации, начиная с момента их получения или создания и заканчивая завершением исполнения или отправки. Документооборот - это важная часть делопроизводства, она устанавливает инстанции и скорость этого движения. Первый принцип документооборота - это эффективное движение документов по самому выгодному пути с наименьшими потерями трудовых и временных ресурсов. Базой документооборота являются организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения об отделе ИБ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, перечень конфиденциальной информации, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс разделяется на несколько элементов. Эти элементы называются потоками. Потоки выполняют прямую и обратную связь в управлении. Они делятся по направлению и по отношению к управленческому объекту.
По направлению:
- горизонтальные – осуществляют связь между организациями, стоящими на одной ступени;
- вертикальные - нисходящие, восходящие – осуществляют связь между организациями, стоящими на разных ступенях (восходящие - входные, поступают в главенствующие инстанции от подчинённых им; нисходящие - присылаются главенствующими инстанциями подчиненным им).
По причастности к управленческому объекту документооборот создает движение входящих (присылаемых из других организаций), исходящих (направляемых в другие организации) и внутренних (составленных и функционирующих в рамках данной организации) документации.
Основные назначения процедуры делопроизводства это:
- создание полноценных и подлинных сведений о хозяйственных процедурах и финансовых процессах функционирования предприятия, которые нужны для эффективного регулирования, а также для ее эксплуатации инвесторами, кредиторами, банками и другими причастными лицами;
- осуществление наблюдения за перемещением и эксплуатацией имущества, употреблением материальных, трудовых и денежных ресурсов в зависимости от установленных правил и нормативов;
- благовременное предотвращение отрицательных событий в финансово - хозяйственной сфере, обнаружение и привлечение внутрихозяйственных ресурсов.
Воплощение в жизнь данных принципов находится в непосредственной зависимости от достаточности и актуальности выполнения хозяйственных процессов, которые осуществляются предприятием в режиме своего функционирования, что, в свой черед, представляет собой последствие документального оформления выполненных процессов. От верности и эффективности его исполнения находится в зависимости достоверность учетных данных, предоставляемых работникам организации.
При учете величины документооборота берутся в расчет только подлинники документов или их заверенные копии [4].
В статье 5, ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.7.2006 г. № 149-ФЗ, сказано: "Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа)".
Из данной статьи следует, что общедоступная информация («открытая»)- это информация доступная для работы персонала без специального разрешения и информация ограниченного доступа, то есть составляющая конфиденциальную информацию организации, подлежащую защите от воздействия различных угроз и дестабилизирующих факторов.
Из этого следует, что делопроизводство делится на «открытое» и конфиденциальное [18].
В открытом делопроизводстве документооборот организации устанавливается как движение документов, начиная с момента их создания или получения и заканчивая завершением исполнения или отправки. По аналогии с данной формулировкой перемещение поступившей документации берет начало с момента их обретения, но до регистрации документация проходит этапы подготовительной проверки, размещения, определения состава документов, которые не подлежат регистрации, представление документации руководству, распространения доли из них в структурные подразделения.
В конфиденциальном делопроизводстве подготовительная проверка, представление документации руководству и иные работы с поступившей документацией производятся также с момента их приема, но до начала движения в организации они должны быть учтены. Соответственно, движение поступившей в организацию конфиденциальной документации наступает после их учета. Открытые документы, которые были созданы непосредственно в организации, вводятся в документооборот с момента их возникновения. Документ считается разработанным только после его подписания (утверждения). После того, как он подписан, осуществляется регистрация и берет начало движение документа в организации. Поэтому по факту документ входит в документооборот после его регистрации.
В конфиденциальном делопроизводстве вышедшая в свет документация вводится в документооборот также с момента ее учета. Но учет документации происходит не после ее подписания, а на ступени разработки ее проектирования. С момента учета и до подписания документация находится в перемещении (прием-передача между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства, визирование), то есть она является уже вовлеченной в документооборот. Поэтому по отношению к конфиденциальной документации сказать, что она вовлечена в документооборот с момента создания – неправильно [10].
Движение документации выделенного хранения тоже берет начало только после ее учета. В соответствии с приведенной выше формулировкой открытого документооборота движение документации прекращается заключением исполнения или отправкой. В конфиденциальном делопроизводстве перемещение поступившей и созданной документации прекращается ее отправлением, подшивкой в дело или уничтожением по акту. Перемещение документации выделенного хранения завершается ее отправлением, ликвидацией или предоставлением на хранение в архив.
Основываясь на всем вышеизложенном, можно выразить формулировкой конфиденциального документооборота перемещение конфиденциальных документов, начиная с момента их учета и заканчивая отправлением, подшивкой в дело или перевода на учет выделенного хранения поступивших и созданных документов и до отправления, ликвидации или предоставлением на хранение в архив.
