Введение
1 Теоретические и нормативно-правовые аспекты организации делопроизводства и документооборота в исполнительных органах государственной власти РФ
1.1 Специфика делопроизводства и виды документооборота в органах исполнительной власти
1.2 Нормативное обеспечение документооборота и делопроизводства в Федеральной службе судебных приставов
2 Особенности документооборота и делопроизводства в Главном управлении Федеральной службы судебных приставов по Свердловской области
2.1 Видовой состав документов Главного управления Федеральной службы судебных приставов по Свердловской области
2.2 Анализ организации работы с документами в Главном управлении Федеральной службы судебных приставов по Свердловской области
3 Совершенствование документационного обеспечения деятельности Главного управления Федеральной службы судебных приставов по Свердловской области
3.1. Проблемы документооборота и делопроизводства в Главном управлении Федеральной службы судебных приставов по Свердловской области
3.2. Пути совершенствования документооборота и делопроизводства Главного управления Федеральной службы судебных приставов по Свердловской области
Заключение
Список использованных источников
Приложение А
Налаженная организация документооборота, грамотная подготовка, своевременное и качественное исполнение принятых решений является залогом высокой эффективности управленческой деятельности, а вслед за этим высокого авторитета властных структур и доверия к ним со стороны граждан.
Ведь делопроизводство несет в себе не просто техническую работу по учету, своевременному доведению документов до руководства и их хранению. Это своеобразный процесс производства, а так же система организационного, информационно-аналитического, правового и нормативного, ретроспективного обеспечения управленческого труда [40, c. 4].
Трудно представить себе руководство любым, даже самым маленьким трудовым коллективом, без получения, хранения и обработки информации, подготовки постановлений, приказов и распоряжений, без архива и сбора специальной литературы. Делопроизводство представляет собой своеобразную нервную систему управленческого организма, оно интегрирует и превращает в единое органичное целое процесс разработки и оформления в соответствии с установленными стандартами, учета, прохождения документов и контроля над исполнением намеченных мероприятий.
Документационное обеспечение управления и его правильная постановка в органах государственной власти это и является важнейшим условием для работы службы, ее соблюдения норм, своевременное рассмотрения дел, исполнения решений, грамотное и культурное обслуживание обращающихся к ней граждан, а также представителей предприятий и учреждений.
В настоящее время знание документационного обеспечения управления, владение современными компьютерными технологиями, умение грамотно и документально оформить управленческое решение стало являться неотъемлемым признаком профессионализма.
Актуальность исследования обусловлена тем, что деятельность государственного учреждения, как и всех организаций в нашей стране неразрывно связана с документами [42, c. 17]. При работе с документами ежедневно приходится решать множество задач, связанных с регистрацией документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей на архивное хранение либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.
Особенность написания выпускной квалификационной работы состоит в том, что исследована организация работы с документами на примере деятельности конкретного учреждения, а именно: Главного управления Федеральной службы судебных приставов России по Свердловской области (далее – ГУФССП России по Свердловской области).
Объект исследования – документопотоки ГУФССП России по Свердловской области.
Предмет исследования – организация делопроизводства и документооборота в ГУФССП России по Свердловской области.
Цель работы – выявить особенности документооборота и делопроизводства в ГУФССП России по Свердловской области и предложить пути их совершенствования.
Реализация поставленной цели осуществляется путем решения следующих основных задач:
– разобрать работу ГУФССП России по Свердловской области, а также отдела документационного обеспечения как структурное подразделение, занимающееся организацией работы с документами;
– рассмотреть видовой состав документов ГУФССП России по Свердловской области;
– изучить нормативно-правовую и нормативно-методическую базы работы с документами отдела документационного обеспечения Службы;
– проанализировать порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами в ГУФССП России по Свердловской области и выявить их особенности;
– определить проблемы документооборота и делопроизводства в ГУФССП России по Свердловской области;
– предложить пути совершенствования документооборота в ГУФССП России по Свердловской области;
– разработать примеры обучающего сайта для сотрудников ГУФССП России по Свердловской области.
В теоретическом плане вопросы делопроизводства освещены такими специалистами, как М.И. Басаков, М.В. Кирсанова, Е.Н.Коленсник, В.А.Кудряев, М.В. Ларин, Т.В.Кузнецова, Л.В.Санкина, Т.А.Быкова, и др. Труды этих ученых имеют особое значение с точки зрения теории и практики ДОУ: рассмотрены все процедуры по организации работы с документами с момента их создания или получения и до сдачи на хранение в архив, также приведены примеры, что облегчает понимание темы.
Для достижения поставленных цели и задач автором были использованы источники, основу которых составили нормативно-правовые и нормативно-методические документы, такие как: федеральные законы, правила, инструкции, методические рекомендации и пр.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, а также приложений. Приложения включают в себя пример специального обучающего портала, пример теста на знание документооборота и делопроизводства сотрудниками ГУФССП России по Свердловской области, добавление нормативно правовых актов и создание открытых вопросов, а также структуру Федерального органа принудительного исполнения, что служит иллюстративным примером решения поставленных в работе проблем, тем самым повысит уровень компетенции сотрудников при организации работы с документами.
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РФ
1.1 СПЕЦИФИКА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ВИДЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
Налаживание работы с документами в учреждениях исполнительной государственной власти имеет большое значение, поскольку оптимальные условия для ведения документооборота, обмена бумагами между отделами, ведомствами заметно упрощают работу и снижают внутренние бюджетные расходы на организацию труда. Не менее важна в деле упорядочивания процессов документооборота управленческая функция, поскольку официальные регулирующие бумаги составляют направляющую основу для любого органа государственной власти и органов местного самоуправления [45, c. 471].
Работа с документами является неотъемлемой частью деятельности любой организации. С целью упорядочения, установления единообразия производства данной работы Правительство РФ Постановлением от 15.06.2009 N 477 утвердило Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее - Правила). Рассмотрим подробно содержание принятого документа [17, c. 1].
В соответствии с текстом разработанных Правил должен соблюдаться единый порядок делопроизводства во всех федеральных органах исполнительной власти. Под единством понимаются такие правила и принципы организации делового производства, которые выполняются во всех без исключения федеральных органах исполнительной власти вне зависимости от их типа − будь то федеральное министерство, федеральная служба или федеральное агентство, а также вне зависимости от сферы деятельности, структуры учреждения и прочих ведомственных особенностей. Все региональные нормативные документы, связанные с делопроизводством, должны соответствовать вышеозначенным Правилам. Эти же положения относятся и к исполнению делопроизводства в органах местного самоуправления.
Стоит рассмотреть некоторые важные моменты, касающиеся раздела «Основных понятий» рассматриваемых Правил, поскольку они определяют смыслообразующие определения и термины. Часть терминов, среди которых — «делопроизводство», «документооборот», «документирование», «номенклатура дел», «реквизит документа» и т. д., — приводятся в том же значении, что и в ГОСТе Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело» [24, c. 2]. При этом некоторые термины приведены в иной трактовке (такие как «документ», «регистрация документа»). Вместе с тем в Правила вводится понятие «служба делопроизводства», определяемое формулировкой «структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти» [24, c. 2].
Рисунок 1 – Основополагающие определения [1]
Понятие «документ», данное в Правилах, определяется как «официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти»; то есть через общее понятие «документ», что нельзя признать удачным.
Новым термином является «служба делопроизводства» − структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.
Как видно, многие понятия даются специализированно, для федеральных органов исполнительной власти.
Правила вводят также новые реквизиты − «Должность лица, подписавшего документ» и «Отметка о конфиденциальности». Первый из вышеозначенных реквизитов имеет отношение к должностным бланкам документов и используется с давних пор. Он проставляется в бланках переписки между должностными лицами под наименованием федерального органа исполнительной власти. Второй реквизит также широко распространён и используется в документации, содержащей сведения о всякого рода конфиденциальной информации (служебная тайна и т. п.) [31].
Подробно порядок организации документооборота указан в разд. 4 Правил. Документооборот включает в себя следующие потоки документации:
- поступающая (входящая);
- отправляемая (исходящая);
- внутренняя.
Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
В отношении документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти, проводятся:
- Первичная обработка - включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также их распределение на регистрируемые и не подлежащие регистрации;
- Регистрация - осуществляется, как правило, в день поступления документа;
- Рассмотрение (в том числе предварительное) руководителем федерального органа исполнительной власти;
- Передача документов с указанием по исполнению должностным лицам. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа;
- Помещение документов в дела после исполнения.
Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти [27, c. 5].
Создаваемые в федеральном органе исполнительной власти документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти передаются в службу делопроизводства, где осуществляется проверка правильности оформления документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Регистрация документов производится в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Отправка документов осуществляется в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства. Кроме того, в обязанности службы делопроизводства входят обобщение и анализ данных о количестве поступающих, создаваемых и отправляемых документов, а также представление этих сведений руководителю федерального органа исполнительной власти [27, c. 5].
Пунктом 26 Правил установлено, что федеральный орган исполнительной власти формирует документальный фонд из документов, образующихся в процессе деятельности. Перечень последних, а также документов, образующихся в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения необходимо разработать и утвердить, согласовав с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела [27, c. 6].
Непосредственно формирование документального фонда осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти [27, c. 6].
