ВКР Организация обеспечения сохранности архивных документов

Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Влияние различных факторов на архивные документы приводит со временем к их разрушению. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности и консервации фондов.

Главная цель сохранности – это снижение неблагоприятных факторов, которые воздействуют на документы. В разных странах мира для того, чтобы обеспечить сохранность документов на бумажных носителях, ведется интенсивный поиск современных технологий.

В настоящее время во все архивы нашей страны отдано на сохранность большое количество документов, которые свидетельствуют о различной деятельности людей. Продление долговечности документа является главной задачей для работников архива. Также о важности этой проблемы говорят различные нормативно-правовые и методические документы.

Обеспечение сохранности документов является основной функцией всех архивов. Это совокупность работ, которая одинакова не только для государственных архивов, но и для ведомственных.

Актуальность исследования определяется созданием благоприятных условий для сохранности документов; выявление особо ценных и уникальных документов, создание на них страхового фонда; размещение документов в помещении и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; проверка наличия и состояния документов, их учет; обеспечение физико-химической сохранности документов – весь этот комплекс работ должен проводиться в архивах для того, чтобы обеспечить безопасность документов.

Научная новизна темы определяется тем, что в данной работе впервые на основе накопленного опыта предпринята попытка комплексного подхода к исследованию проблемы обеспечения сохранности архивных документов Забайкальского горного колледжа имени М.И. Агошкова, чтобы определить пути решения возникших в связи с этим задач на основе преобразования нормативно-методической базы архивного дела. Разработанность проблемы. Тема дипломной работы является первым исследованием в области архивного дела Забайкальского горного колледжа.

Цель данной выпускной квалификационной работы – исследовать организацию обеспечения сохранности архивных документов на примере Забайкальского горного колледжа имени М.И. Агошкова г. Чита.

В соответствии с намеченной целью исследования поставлены следующие задачи:

– рассмотреть понятие, принципы и требования к обеспечению сохранности архивных документов;

– выявить факторы и угрозы сохранности архивных документов;

– изучить современные технологии обеспечения сохранности архивных документов;

– дать социально-экономическую характеристику организации;

– проанализировать требования к архивному помещению и к режиму хранения;

– охарактеризовать передачу дел на архивное хранение;

– дать рекомендации по обеспечению сохранности архивных документов.

Объект исследования: «Забайкальский горный колледж имени М.И. Агошкова».

Предметом исследования: система обеспечения сохранности документов архива.

Структура работы обусловлена целями и задачами исследования. Дипломная работа состоит из введения, двух разделов, заключения, списка использованных источников и приложений.

Во введении раскрыта актуальность выбранной темы, обоснованы цель, задачи, объект, предмет исследования.

В первом разделе дипломной работы рассмотрены теоретические основания выявления угроз и обеспечения сохранности архивных документов; нормативно-правовая и методическая база регламентации вопросов обеспечения сохранности документов.

Во втором разделе дипломной работы представлена подготовка документов к архивному хранению. Требования к архивному помещению и к режиму, а также передача дел на архивное хранение. Даны рекомендации по обеспечению сохранности архивных документов

1. Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 г. // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2009 г.. – № 4. – Ст. 445.

2. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах: федеральный закон от 7 июля 1993 г. № 5341-1-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 2004 г. – № 196. – Ст. 1127.

3. Об архивном деле в Российской Федерации: федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013 г.) // Российская газета. – 2004 г. – № 237. – Ст. 1436.

4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: утв. Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28 – Москва: ИПК Издательство стандартов, 1998 г. – 140 с.

5. ГОСТ 12.1.004-76 «Пожарная безопасность. Общие требования». – Введ. 01.07.92. – Москва: Межгосударственный стандарт: Издательство стандартов, 2006 г. – 64 с.

6. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук: утв. Министерством культуры и массовых коммуникаций Рос. Федерации 16.02.2009 г. – Москва: ЭНАС, 2009 г. – 136 с.

7. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2016 г. – № 4. – с. 28 – 35.

8. Бурова Е.М. Архивоведение (теория и методика): учебник для вузов / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева. – Москва: Изд-во Московского энергетического института (МЭИ), 2017 г. – 482 с.

9. Булюлина Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие / Е.В. Булюлина. – Волгоград.: Издательство ВолГУ, 2017 г. – 96 с.

10. Булюлина, Е.В. Обеспечение сохранности документов: учебно-методическое пособие // Е.В. Булюлина – 2014 г.-С. 20-28.

11. Вовкотруб, О.В. Архивоведение: Учебное пособие / О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова. – Пенза: ПГУ, 2018 г. – 132 с.

12. Грефнер Н.М. Защита архивных документов от плесневых грибов / Н.М. Грефнер. – Санкт-Петербург: Высшая школа, 2015 г. – 86 с.

13. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. – Санкт-Петербург: Питер, 2017 г. – 328 с.

14. Егоров С.А. Современные угрозы архивным документам / С.А. Егоров // Отечественные архивы. – 2017 г. – № 6. – с. 19 – 29.

15. Крайская З.В. Архивоведение / З.В. Крайская. – М.: НОРМА, 2016 г. – 202 с.

16. Кошелева Е. А. Организация хранения архивных документов / Е. А. Кошелева // Справочник кадровика. – 2015 г. – № 2. – с. 55.

17. Кузнецова Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2017 г. – 359 с.

18. Кузнецов, С.Л. О Концепции развития архивного дела в Российской Федерации / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2016 г. – № 4. – С. 28 – 30.

19. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников. – Москва: ИКЦ «МарТ», 2015 г. – 194 с.

20. Пономарева Н. Г. Справочник кадровика: Руководство по оформлению типовых документов: Практическое пособие. / Н. Г. Пономарева. – Москва : Омега-Л, 2017 г. – 230 с.

21. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе / В.Ф. Привалов. – Москва: Методическое пособие, 2017 г. – 174 с.

22. Рождествина А. А. Комментарий к Основам законодательства Российской Федерации о культуре от 09.10.1992 г. № 3612-1 / А.А. Рождествина. – Москва: Новая правовая культура, 2016 г. – 58 с.

23. Тельчаров А.Д. Архивоведение: Конспект лекций / А.Д. Тельчаров. – Москва: Приор-издат, 2014 г. – 127 с.

24. Титкова В. А. Должностная инструкция архивиста / В. А. Титкова // Секретарское дело. – 2017 г. – № 6. – с. 13 – 18.

25. Самоквасов Д.Я. Архивное дело России. Книга 2 прошедшая, настоящая и будущая постановка архивного дела в России / Д.Я. Самоквасов.–М.: Товарищество тип. А. И. Мамонтова, 2017 г. – 330 с.

26. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. – Москва: Высшая школа, 2018 г. – 239 с.

27. Новиков Е. А. Комментарий к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» / Е.А. Новиков. – Москва: Новая правовая культура, 2014 г. – 75 с.

28. Кузнецов С.Л. О Концепции развития архивного дела в Российской Федерации / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2018 г. – № 4. – с. 28 – 30.

29. Лифанова Н.В. Вопросы организации хранения документации, образующейся в процессе стандартизации в современных условиях. / Н.В. Лифанова // Вестник архивиста. – 2018 г. – № 3. – с. 56 – 58.

30. Павлова У.В. Организация работы, обеспечение сохранности и использование документов в ведомственных архивах / У.В. Павлова // Делопроизводство. – 2017 г. – № 1. – с. 24 – 27.

31. Шабанова Т.Ю. Роль главных хранителей фондов в организации работы по обеспечению сохранности документов / Т.Ю. Шабанова // Отечественные архивы. – 2017 г. – № 4. – с. 3 – 8.