Введение
Глава 1. Теоретические основания процесса делопроизводства кадровой службы в учреждениях юстиции
- Анализ научной литературы по документоведению
- Нормативно-правовая база делопроизводства
- Специфика кадрового делопроизводства в органах юстиции
- Формирование личного дела сотрудника
- Систематизация и хранение документов кадровой службы
- Номенклатура дел
- Подготовка документов к архивному хранению
1.5.3 Составление и оформление описей дел
Глава 2. Анализ делопроизводства в органах юстиции
2.1 Краткая история, структура и задачи базы исследования
2.2 Общая характеристика делопроизводства на базе исследования
2.2.1 Определение категории учреждения в зависимости от документооборота
2.2.2 Определение организационной формы делопроизводства
2.3 Архивохранилище Отдела МВД России по Семеновскому г.о
2.4 Отделение по работе с личным составом
2.4.1 Состав и организация работы в ОРЛС
2.4.2 Нормативная база ОРЛС
2.4.3 Документы, проходящие через ОРЛС
Глава 3. Методы и формы работы ОРЛС по совершенствованию ДОУ
Заключение
Список источников и литературы
Приложение А. Положение об Отделе МВД России по Семеновскому г.о.
Приложение Б. Правила внутреннего служебного распорядка
Приложение В. Положение о группе делопроизводства и режима
Приложение Г. Должностной регламент (должностная инструкция)
Приложение Д. Приказ по личному составу о увольнении
Приложение Д.1 Приказ по личному составу о назначении
Приложение Д.2 Приказ по личному составу о поощрении
Приложение Д.3 Приказ по личному составу о привлечении к ответственности
Приложение Е. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработанной платы
Объектом исследования в нашей дипломной работе стали особенности делопроизводства в Отделе МВД России по Семеновскому городскому округу.
Предмет исследования: содержание и формы делопроизводства кадровой службы.
Целью написания дипломной работы является анализ документов кадровой службы, которая представлена ОРЛС – отделением по работе с личным составом; выявление методов и форм работы отделения по совершенствованию делопроизводства.
Эту цель можно достигнуть в соответствии с поставленными следующими задачами:
- изучение теоретических оснований процесса делопроизводства кадровой службы в учреждениях юстиции;
- изучение нормативно-правовой базы кадровой документации;
- анализ базы документационного обеспечения управления базы исследования в целом и спецификой деятельности отделения по работе с личным составом, его структурой и функциями; изучить должностные обязанности сотрудников;
- изучение нормативно-правовых актов, регулирующих деятельность ОРЛС; кадровой документации отделения;
- определение методов и форм работы отделения по совершенствованию документационного обеспечения управления.
Актуальность выбранной темы обуславливается значимостью соблюдения правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременной сдачей этой документации в архив. Это является профессиональным долгом каждого работника кадровой службы, а документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников, его профессионализм и подтверждающие трудовой стаж. Отсутствие этой документации в организации или ведение кадрового делопроизводства с нарушением недопустимы.
Теоретическая значимость работы – это раскрытие теоретического значения (применения) процесса делопроизводства кадровой службы в учреждениях юстиции, описание того, как могут применяться полученные результаты. Любая работа держится на основах научной организации труда. Научно-организованная работа строится из правильно организованных операций. Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Все этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому каждый грамотный работник кадровой службы должен не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать какие виды работ выполняются с этими документами и знать нормативно-правовую базу делопроизводства. Это и является самой важной обязанностью работника кадровой службы. Особенностью документационного и информационного взаимодействия в органах внутренних дел является специфика кадрового делопроизводства, которая обусловлена самой сущностью и деятельностью данных государственных органов. Для защиты прав и свобод граждан от противоправных посягательств необходимо качественное управление и работа с кадрами в органах внутренних дел. Правоохранительные органы представляют собой особую группу органов государства, имеющих свои, четко определенные, задачи.
Практическая значимость работы состоит в том, что были определены формы и методы работы для совершенствования делопроизводства в кадровой службе, сформированы практические навыки работы с документами по личному составу, способность применять научные методы при исследовании объектов профессиональной деятельности, способность самостоятельно работать с различными источниками информации.
В работе были использованы следующие методы исследования: общенаучный метод абстрагирования, дедукции, индукции, анализа и синтеза; системный анализ литературы и нормативно-правовых источников по теме исследования; конкретные методы, направленные на совершенствование информационного обеспечения делопроизводства в соответствии с современными требованиями.
Квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы, приложений.
В первой главе осуществим теоретический анализ научной литературы по документоведению; проведем обзор нормативно-правовой базы и кадрового делопроизводства в учреждениях юстиции; подробно изучим формирование личного дела как один из самых важных документов кадрового делопроизводства и почему ведение личного дела сотрудника осуществляется на протяжении всего времени нахождения его на должности в организации. Изучим систематизацию и хранение документов кадровой службы как одну из важной части работ по делопроизводству.
Во второй главе опишем краткую историю и структуру базы исследования; задачи и функции организации; дадим общую характеристику делопроизводства базы исследования и определим категорию учреждения по документообороту, организационную форму делопроизводства; изучим и проведем анализ работы ОРЛС, его состав, нормативную базу отделения, документов, проходящих через группу кадров, укажем данные по архивохранилищу Отдела, как объекта сохранения важных документов для истории и для необходимого пользования.
В третьей главе представим формы и методы работы для совершенствования делопроизводства в кадровой службе.
В заключении подведем итоги по объекту исследования, выполнению поставленных задач, укажем методы и формы совершенствования документационного обеспечения управления.
Глава 1. Теоретические основания процесса делопроизводства кадровой службы в учреждениях юстиции
- Анализ научной литературы по документоведению
Делопроизводство – это производство документов в организации, независимо от формы собственности. Под производством документов принято понимать любую информацию, организованную в форму сообщения (текста). Эта информация может быть записана любым способом на любом носителе по установленным правилам, создаваться или быть получена физическим или юридическим лицом для использования в процессе деятельности конкретной организации. В связи с развитием научно-технического прогресса произошло увеличение объема информации, используемой в различных сферах деятельности человека. Из-за этого работу с документами выделили в особую сферу деятельности специалистов по работе с документами. В соответствии с ГОСТом Р 7.0.8 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство или документационное обеспечение управления — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами[10]. Однако, как пишет Н.С.Ларьков Документоведение: учебное пособие[26], еще в древности люди осознавали, что создание документов, их движение и хранение подчиняются определенным закономерностям и правилам. Первоначально это было закреплено в делопроизводственной практике. Затем практические приемы обобщались, анализировались и постепенно становились правилами и нормами. Так, как утверждает автор, практическая деятельность стимулировала теоретическое осмысление вопросов по поводу функционирования документов в обществе. В результате зародилась научная дисциплина документоведение. По мнению автора, структура предмета документоведения состоит из 2-х частей: теоретической и прикладной. Эти части взаимосвязаны и имеют ряд главных проблем: закономерности образования документов, способы их создания; функции, свойства, структура документа; принципы организации документооборота; становление и развитие систем документации, а также комплектов документов; пути совершенствования документационных процессов в обществе.
Но Астахова Л.В. в статье «Документоведение как наука: эволюция,понятие, структура, место в системе наук» [32] документоведение трактует как науку об отрасли «Документальное обеспечение управления». Этот автор , говоря о структуре, выделяет два направления его дифференциации: аспектное и объектное. Оба этих понятия интегрируются в одно –документоведение, которое, с одной стороны означает, сложный комплекс частных документоведческих дисциплин, а с другой стороны, единую научную дисциплину, которая охватывает всю отрасль ДОУ. «Теория должна порождать идеи» - говорит автор статьи. Эти идеи должны быть положены в основу новых направлений развития отрасли ДОУ. « В нашей стране крупных работ, посвященных теориии ДОУ, не было. Однако вопросам теории управления документацией в комплексе с другими вопросами уделяет пристальное внимание в своих многочисленных работах Т.В. Кузнецова «Делопроизводство»(Документационное обеспечение управления)» (М., 2003).» [25]. В настоящее время в связи с усложнением процессов ДОУ и тенденции децентрализации управления этими процессами проблемы организации нуждаются в пристальном внимании ученых. Перспективы успешного решения проблем, по мнению автора, связаны с внедрением электронных информационных технологий, внедрением в практику систем электронного документооборота.
Итак, объектом документоведения является вся совокупность документов в обществе. Основными задачами, по мнению Н.С. Ларькова, Документоведение: учебное пособие, являются: «теоретическое обоснование документальных процессов в обществе; обеспечение высокого качества создаваемых документов и эффективного их функционирования; формирование высокоорганизованной информационной среды» [26, стр.7]
«Документоведение – наука о правилах создания и функционирования документа и о принципах функционирования документно-коммуникационных систем» [24, стр.3].
Важными функциями любого документа являются закрепление, сохранение и передача информации. Именно эти функции определяют возникновение документа. В настоящее время к ним добавляется еще одна главная функция – защита информации. Любые документы можно классифицировать по разным основаниям:
- по способу документирования;
- по содержанию;
- по срокам исполнения;
- по характеру изложения;
- по виду оформления;
- по гласности;
- по срокам хранения;
- по способу получения;
- по источнику возникновения.
Все основные этапы документа от возникновения до сдачи его на хранение мы можем изучить подробно в учебнике для студентов высших учебных заведений Ларина М.В. и др. Документоведение[23]. Мы видим, что авторы учебника в логической последовательности рассказывают о способах и средствах документирования, а также о требованиях, предъявляемых к структуре того или иного документа. Здесь же мы узнаем о традиционных и современных видах материальных носителей. Авторы учебника утверждают, что научные достижения в области документирования закреплены в нормативных и нормативно-методических документах, что наглядно демонстрирует связь науки и практики.
Знание и умение работать с тем или иным документом необходимо для практической работы по подготовке, например, локальных нормативно-методических актов: правила, положения, инструкции, перечни документов и так далее. Одной из составляющих делопроизводства – является организация работы с документами[37]. «Под информационным обеспечением деятельности предприятия будем понимать создание, организацию и обеспечение функционирования такой системы сбора, хранения, обработки и выдачи информации, которая обеспечивала бы предоставление всем структурным подразделениям и должностным лицам организации всей необходимой информации в требуемое время, требуемого качества и при соблюдении всех устанавливаемых правил обращения с информацией для достижения целей организации.» [28, стр.34]. Однако, в практической работе по документоведению, мы не должны забывать про контрольные функции службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В одном из журналов « Делопроизводство и документооборот на предприятии» М.Дубовицкая в своей статье «Контрольные функции службы ДОУ» [34] утверждает, что обеспечивая единый порядок документирования и организации делопроизводства, служба ДОУ решает свою основную задачу. Автор предлагает в рамках этой задачи, функции службы ДОУ условно разделить на 4 группы: организационные, технологические, методические и контрольные. Указано, что контрольная функция состоит из контроля, обобщения сведений о ходе и результатах исполнения документов и обеспечения хранения дел и оперативного использования документной информации. По мнению автора, контроль может быть за правильностью оформления документов, которые представлены на подпись руководству; за сроками исполнения документов, правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив.
Таким образом, мы выяснили, что «знать законодательные и нормативно-методические документы, определяющие порядок документирования, виды и разновидности документов, используемых в конкретных управленческих ситуациях; правила разработки и заполнения типовых и примерных форм документов; правила составления и оформления конкретных документов, используемых в деятельности органов управления; уметь ориентироваться в управленческих ситуациях и определять необходимость и возможность использования конкретных документов; владеть навыками и методами решения задач, связанных с документированием управленческой деятельности на предприятиях и в организациях различных форм хозяйствования в современных экономических условиях» [27, стр. 5] – есть не что иное как документоведение в современном мире.
