Одним из важнейших условий выполнения плана производства, увеличения выработки продукции на каждого члена трудового коллектива, а также рационального использования трудовых ресурсов является экономное и эффективное использование рабочего времени. От того, насколько полно и рационально используется рабочее время, зависят эффективность работы, выполнение всех технико-экономических показателей. Поэтому анализ использования рабочего времени является важной составной частью аналитической работы на предприятии.
С помощью анализа изучаются тенденции развития, глубоко и системно исследуются факторы изменения результатов деятельности, обосновываются планы и управленческие решения, осуществляется контроль над их выполнением, выявляются резервные повышения эффективности производства, оцениваются результаты деятельности предприятия, вырабатывается стратегия его развития и т.д.
Актуальность выбранной темы определяется тем, что на сегодняшний день бизнес и его среда не стоят на одном месте и стремительно развиваются, поэтому сотрудники должны уметь грамотно и четко формулировать свои цели и задачи, согласовывать время и ставить приоритеты. Сегодня эффективный труд сотрудников - это органический сплав науки и искусства. Тесное сочетание мастерства, которому можно и нужно научить, с которым нужно родиться и который нужно развивать и совершенствовать.
Рабочее время большинства современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.
Степень разработанности темы. Острый интерес к проблеме времени зародился еще в глубокой древности. Многие философы, писатели, ученые исследовали данную проблему. В нашем бывшем СССР к изучению проблемы времени ученые обратились сразу же после окончания гражданской войны. 20-е годы характеризовались проведением исследования бюджета времени трудящихся, созданием "Лиги времени", а также возникновением всемирной Службы времени. С тех пор интерес к фактору времени все более увеличивается и одновременно как бы специализируется.
В ракурсе данной проблемы, интересными являются исследования Е. Т. Молли по распределению рабочего времени руководителями среднего звена строительных организаций, исследования А. Г. Белоконской и П. И. Гавриловой (1975 г.) показали, что рабочий день начальника и главных инженеров строительных управлений составляет 10-11,5 часов. Проведенная через 15 лет после этих исследований проверка показала, что положение изменилось незначительно. Интересные исследования были проведены Е. С. Чепко по изучению производительности труда строительно-монтажных работ в течение смены.
В. Патрушев изучил бюджеты времени различных социальных групп и территориальных общностей. По мнению П С. Кови, автора бестселлера "Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера", существует уже четыре поколения, занимавшихся управлением временем.
Профессор Лотар Й. Зайверт – руководитель Института рационального использования времени, ведущий эксперт по рационализации труда менеджеров. Одна из его лучших книг – "Ваше время – в ваших руках". В книге идет деловой разговор о том, как организовать время, чтобы работать в оптимальном деловом режиме, не утрачивая разнообразных человеческих радостей, сберегая свое здоровье, указывается пути и возможности достижения цели – иметь время для всего существенного, время для продуктивного творчества, время для личной жизни, для семьи.
Изречение древних мореплавателей гласит: "Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!" По справедливому выражению В.И. Редина, многие менеджеры слишком ориентированы на процесс деятельности (полезность действия) и недостаточно – на ее цель, т.е. результативность, о чем свидетельствует следующее противопоставление.
Многие менеджеры предпочитают:
- правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;
- решать проблемы вместо того, чтобы создавать творческие альтернативы;
- сберегать средства вместо того, чтобы оптимизировать использование средств;
- исполнять долг вместо того, чтобы добиваться результатов;
- снижать издержки вместо того, чтобы повышать прибыль.
Чтобы в этом не ошибиться, автор разработал концепцию самоменеджмента. Ее суть – это индивидуальная технология использования рабочего времени, основанная на испытанных методах организации жизнедеятельности и управленческого труда. Чтобы убедиться в актуальности самоменеджмента, автор предлагает провести самопознавательное экспресс-тестирование.
Видный теоретик управления П. М. Керженцев подчеркивал, что время для нас является ценностью особого рода. Время нельзя скапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Время неиспользованное погибает безвозвратно. По данным автора, от 50% до 80% своего времени менеджеры проводят на различных конференциях и совещаниях, что, прежде всего, наносит экономический ущерб предпринимательству. Автор приводит пример, как у нас в свое время проводились съезды Советов. В ожидании начала одного из заседаний у П.М. Керженцева завязался диалог с сидящим рядом американским журналистом. Последнего удивляло, что, хотя после назначенного времени прошло около часа, работа съезда не начиналась. Он подсчитал, сколько человек находилось в зале. Оказалось, что в совокупности было уже потеряно столько времени, сколько нужно, чтобы построить два аэроплана. П.М. Керженцев заключает: "Мы прождали еще "с пол-аэроплана", и только тогда заседание началось".
Таким образом, большинство научных работ написаны об использовании рабочего времени в организациях, предприятиях, государственной структуре, а в органах местного самоуправления эта проблема еще не исследована.
Цель работы – изучить с помощью научно-методического инструментария процесс использования рабочего времени в организации, предложить практические рекомендации для эффективного использования рабочего времени.
В соответствии с поставленной целью решаются следующие задачи:
- Изучить теоретико-методологические основы рабочего времени в организации;
- Проанализировать современный процесс использования рабочего времени на примере ООО «АПИКС»;
- Рассмотреть основные пути повышения эффективного использования рабочего времени в организации;
Объектом работы является ООО «АПИКС», а предметом - принципы использования и методы учета и измерения времени, пути эффективного использования времени.
Методологические основы - посредством изучения теоретико-методологической основы при написании данной работы применялись различные общенаучные и частнонаучные методы исследования. Был применен системный подход, который применяется к рассмотрению объекта, т.е. рабочему времени, как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов определены исходя из общего предназначения объекта; исторический подход к изучению использования рабочего времени; с помощью нормативно-правового подхода было сформулировано определение рабочего времени; функциональный метод, который позволяет определить динамические характеристики системы путем исследования процессов изменения ее состояний с течением времени на основе принятых алгоритмов (способов, методов, принципов, концепций) управления, объектом которого являются функции управления, методы и алгоритмы управления, фазы, формирование цели управления, сбор и обработка информации, принятие решений, планирование, организация, контроль, выполнение решений; ситуационный подход использовался для оперативного изучения сложившейся ситуации и проведение исследовательских работ на основе использования преимущественно типовых процедур исследования; с помощью сравнительного метода были проанализированы данные исследований, проведенных в зарубежных и отечественных организациях, в сравнении с данными исследовании в отделах аппарата Совета Нижнекамского муниципального района.
Практическая значимость – накопленный материал работы может быть использован для дальнейшего изучения, для написания работы. Меры по оптимизации использования рабочего времени, предложенные в работе, могут быть применены в практике организаций.
Эмпирической базой работы служат результаты собственного исследования, подобные исследования этой проблемы из журнала "Управление персоналом", интернет- источники.
РДипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников.
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИЗУЧЕНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
1.1 Сущность и экономическое значение планирования рабочего времени персонала
Рабочее время - это время, которое любой работник посвящает выполнению свой трудовой функции. Его продолжительность регламентирует трудовое законодательство.
Планирование рабочего времени является неотъемлемой частью управления им, то есть тайм-менеджмента. Это модное сегодня слово означает не просто управление временем, а его эффективное планирование для достижения целей предприятия. Ведь время - это один из ресурсов, использовать который нужно рационально. Время - это самый ценный ресурс, имеющийся в распоряжении руководителя компании. А ключевая задача его помощника - создавать условия для наиболее эффективного использования руководителем компании имеющегося в его распоряжении рабочего времени.
Для любой компании планирование рабочего времени имеет и еще одно важное значение. От того, какой фонд рабочего времени требуется для выполнения производственных задач, зависит численность сотрудников предприятия, а значит, и связанные с персоналом финансовые затраты.
Именно в зависимости от умения распоряжаться рабочим временем находятся и полнота, и своевременность, и - в конечном счете - качество решения задач, относящихся к компетенции руководителя компании. Кстати, вопреки расхожим суждениям, планирование и организация рабочего времени руководителя компании не являются задачей его секретаря. С тем чтобы убедиться в этом, достаточно ознакомиться с квалификационной характеристикой соответствующей должности.
На практике же секретарь руководителя обычно оказывается перегружен «офисной рутиной» - ведением бесконечных телефонных переговоров, техническим исполнением огромного количества документов и т. п., вследствие чего у него зачастую нет ни времени, ни сил даже для планирования и организации собственной работы. Помощник руководителя компании, напротив, располагает для этого и временем, и информацией, полученной им «из первых рук», и, что еще более важно, надлежащей квалификацией. В порядке напоминания: стандартная продолжительность рабочего времени в течение одного дня составляет 8 ч, в течение недели - 40 ч, в течение месяца (в зависимости от количества рабочих дней) - от 136 ч (в январе) до 184 ч (например, в октябре), а в течение года - около 2000 ч.
Здесь следует пояснить, что приведенные показатели не являются, так сказать, абсолютными, речь идет лишь об общей нормативной продолжительности рабочего времени, однако, к сожалению, далеко не все это время используется руководителем компании в интересах дела. Заметим, что вины руководителя в этом, как правило, нет.
Планирование и управление рабочим временем позволяет решить следующие задачи:
- повышение уровня эффективности деятельности:
- контроль действий и затрат времени на них;
- оптимизация рабочего графика;
- совершенствование техник использования времени;
- отсев неэффективных с точки зрения временных затрат видов деятельности;
- рациональное планирование выполнения важнейших дел;
- четкое разделение рабочего и личного времени.
- Планирование времени на предприятии, как и любое планирование, может подразделяться на виды по различным критериям:
- по охвату (общее и частное);
- по содержанию (стратегическое, оперативное и текущее);
- по объектам (кадровое, производственное, финансовое);
- по периодам (краткосрочное, среднесрочное, долгосрочное);
- по возможности изменений (жесткое и гибкое).
Рациональному и высокоэффективному расходованию рабочего времени мешают его «поглотители».
Это и перерывы в работе, обусловленные физиологией человеческого организма, и многочисленные помехи, то и дело возникающие в течение рабочего дня.
10 главных «поглотителей» рабочего времени:
Плохое планирование и плохая организация рабочего времени либо полное отсутствие системы планирования и организации (системы тайм- менеджмента).
Неспособность к обоснованному выбору целей в работе, ясному формулированию задач и расстановке приоритетов.
Личная недисциплинированность, непрофессионализм.
Слабая организация рабочего места.
Непродуманная система информационной поддержки повседневной деятельности.
Незапланированное общение - преимущественно по телефону, электронной почте либо с внезапными посетителями.
Превышение заранее спланированных временных затрат на выполнение отдельных мероприятий (задач), например, на проведение совещаний, работу с документами, переезды и т. п.
Недостатки в организации делегирования полномочий другим сотрудникам, неоправданное стремление «все сделать самому».
Потери времени, обусловленные недисциплинированностью и безответственностью деловых партнеров и коллег: несвоевременное, неполное или (и) некачественное выполнение поручений, документов и т. п.
Непредвиденные потери времени, являющиеся следствием стечения обстоятельств (например, уличная «пробка» по дороге в офис) или сбоев в работе технических средств организации работы (скажем, «зависание» компьютера с последующей перезагрузкой и др.).
Наконец, еще одна серьезная причина ненадлежащего расходования рабочего времени - непроизвольное отвлечение от работы, хотя бы и непродолжительное. Во многих случаях, как свидетельствуют многочисленные исследования в области труда, это не что иное, как проявление недостаточной мотивации сотрудника - будь то руководитель компании, его помощник или же кто-либо другой.
На самом деле существует немало причин, делающих использование рабочего времени менее рациональным и низкоэффективным. Однако в то же время в нашем распоряжении имеется достаточно средств и способов для того, чтобы изменить эту ситуацию к лучшему. В совокупности эти средства и способы образуют технологию управления рабочим временем. Поскольку применение этой (как, впрочем, и любой другой) технологии осуществляется людьми и в интересах людей, то правомерно говорить о системе управления рабочим временем. При этом роль «управляющего» рабочим временем руководителя компании отведена его помощнику.
Для лучшего понимания сути этой роли, возможно, следует прежде всего познакомиться с важнейшими принципами планирования и организации рабочего времени.
10 принципов планирования и организации рабочего времени:
Своевременный и полный учет задач, вытекающих из содержания профессиональной деятельности (например, по управлению компанией).
Регулярное распределение рабочего времени в соответствии с приоритетностью и сложностью задач, выделение части рабочего времени в резерв.
Документирование результатов планирования и организации рабочего времени (составление текущих и перспективных планов работы).
Делегирование полномочий, связанных с выполнением менее срочных и менее важных задач, своим коллегам.
Учет работоспособности в течение периода, отведенного для работы (в течение дня, недели, месяца, года).
Концентрация усилий на первоочередном решении задач, от которых, в свою очередь, зависит решение задач второго уровня значимости (срочности, важности).
Умелое использование информации в процессе планирования и организации рабочего времени.
Способность к самоограничению (умение говорить «нет», когда значимость той или иной задачи и, следовательно, необходимость ее выполнения не являются очевидными).
Самоконтроль расходования времени в ходе выполнения задач профессиональной деятельности.
Стремление к постоянному совершенствованию системы планирования и организации рабочего времени.
К слову, эти принципы одинаково применимы как для планирования и организации рабочего времени руководителя компании, так и для персонального тайм-менеджмента его помощника.
Итак, мы получили общее представление о том:
- сколько имеется в нашем распоряжении рабочего времени;
- что такое «поглотители» рабочего времени;
- каковы принципы планирования и организации рабочего времени.
Теперь посмотрим, на что обычно расходуется рабочее время руководителя компании. Суть его профессиональной деятельности составляет менеджмент, т. е. управление компанией, которое предполагает:
- определение целей и задач деятельности компании;
- выбор способов и средств (технологий) достижения целей (решения задач);
- обоснование и выработку управленческих решений, а также конкретных управленческих действий, направленных на реализацию соответствующих решений;
- реализацию решений посредством управления ресурсами компании (финансово-материальными, информационными и человеческими);
- контроль реализации управленческих решений, при необходимости оперативное внесение уточнений в порядок их исполнения;
- сопоставление фактических результатов деятельности с запланированными, их анализ.
Более подробное и целостное представление о содержании профессиональной деятельности руководителя компании можно получить, ознакомившись с перечнем его основных обязанностей: в рамках квалификационной характеристики соответствующей должности.
Основываясь на ее содержании, можно выделить наиболее значимые направления профессиональной деятельности руководителя компании:
Руководство производственно-хозяйственной и финансово- экономической деятельностью компании в пределах предоставленных ему законодательством прав, их организация на основе: широкого использования новейших техники и технологии; прогрессивных форм управления и организации труда; научно-обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат; изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества продукции (услуг); увеличения экономической эффективности производства продукции; рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов.
Организация работы и взаимодействия структурных подразделений, цехов и производственных единиц компании.
