Документооборот в организации

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

Целью дипломной работы является исследование системы мер, способствующих совершенствованию системы документооборота.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. рассмотреть такие понятия современного документооборота как: документ; делопроизводство; документационное обеспечение управления; унификация и стандартизация;
2. охарактеризовать процесс организации документооборота Организацией «-», требования к нему, а также основные этапы документооборота Организацией «-»;
3. рассмотреть уровни законодательного регулирования документооборота Организацией «-»; охарактеризовать ее перспективы развития на современном этапе в России;
4. дать характеристику и оценку направлений деятельности Организацией «-»; проанализировать систему управления Организацией «-»;
5. охарактеризовать процесс организации документооборота Организацией «-», а также его структуру;
6. оценить эффективность системы управления документооборотом Организацией «-» по методике оценки эффективности работы с документами на предприятии МФПА; выявить проблемы в организации документооборота Организацией «-»;
7. дать рекомендации по совершенствованию нормативной базы документационного обеспечения Организацией «-», а также выделить направления совершенствования документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации;
8. провести сравнение систем электронного документооборота, имеющих в последние годы наибольшее распространение в России с последующим внедрением ее в практику работы Организацией «-», рассчитать эффективность внедрения выбранной системы электронного документооборота.

Предмет исследования - система управления документооборотом Организацией «-» населения.

Объектом исследования является организация "-".

Источниками изучения регламентации документационного обеспечения  деятельности Организацией «-» явились нормативные правовые документы, нормативно-методические документы в области управления документацией, архивного дела и делопроизводства, государственные стандарты на документы и системы документации.

Теоретической основой исследования явились труды авторитетных специалистов в области документоведения Т.В.Кузнецовой, Л.В.Санкиной, С.Л.Кузнецова, О.В.Мосягиной,  Н.В.Шатиной, В.С.Иритиковой, М.В.Кирсанова, Ю.М.Аксенова, В.А.Кудряева, А.В.Пшенко, Л.А.Дорониной, Н.М.Березиной, Е.П.Воронцовой, Л.М.Лысенко и др.

Практическая значимость работы состоит в том, что полученные автором и внедренные в практику результаты исследования, а также сформулированные выводы и предложения позволят повысить эффективность управления системой документооборота Организацией «-».

Глава 1. Теоретические аспекты организации документооборота в учреждениях социальной защиты населения

1.1. Основные понятия документооборота

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы прошлого века. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М.Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки [71, c.24].

Существует следующие гостированное определение понятия «документооборот»: «Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления» [3].

Помимо этого определения, есть и другие, повторяющие в более развернутом виде и в какой-то мере уточняющие вышеприведенное гостовское определение. Например: Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение [18, c.54].

Как видно из приведенных определений, документооборот является обязательной и неотъемлемой частью документационного обеспечения процесса управления любого экономического объекта - от единичного учреждения (предприятия или организации) до целой отрасли (совокупности учреждений, предприятий или организаций).

Помимо вышеприведенного определения, документооборот может рассматриваться как некое отражение производственно-организационных связей, возникающих в процессе управления лечебно-профилактическим учреждением, некое свойство функционирования этих связей, выражающихся с помощью элементов документальной информации и маршрутов их движения.

Однако, с другой стороны, документооборот является отражением сложившейся в данном экономическом объекте организационной структуры и иерархии аппарата управления - чем большее количество документов (по видам документов и по количеству документов каждого вида) порождает и обрабатывает управленческий аппарат, тем, естественно, выше будет и общая организованность аппарата управления.

Следует отметить, что организация документооборота многих учреждений крайне далека от оптимальной, и содержит множество вопросов, требующих решения в целях совершенствования управленческой деятельности. Вследствие того, что организация документооборота недостаточно хорошо продумана и отработана, возникают следующие проблемы:

-        маршруты движения многих документов не являются оптимальными (документы проходят не по самым коротким и прямым путям);

-        имеет место дубляж некоторых операций по обработке документов;

-        имеет место наличие «паразитных» (ненужных) операций.

Ярким примером наличия таких проблем является то, что очень часто какой-либо документ ожидает обработки гораздо большее время, чем находится в процессе обработки.

Для того, чтобы оптимизировать документооборот, рационализировать его организацию, необходимо соблюдение следующих принципов:

1. Принцип прямоточности - подразумевает требование перемещения документов по оптимальному пути (наиболее короткому, без возвратных передвижений, движений по петлям). Для выполнения данного принципа необходимо сделать следующее:

а) построить маршрутные и технологические карты обработки документов, схемы документооборота, создав таким образом наиболее оптимальную последовательность выполнения операций по обработке документов;

б) необходимо продумать и реализовать наиболее оптимальное пространственное расположение административно-управленческих подразделений и рабочих мест сотрудников в местах расположения соответствующих подразделений. Действительно, будет крайне неудобно организовать хороший документооборот в учреждении, где руководство расположено в одном конце одного этажа здания, а канцелярия (общий отдел или подобное подразделение), имеющая интенсивный обмен документами с руководством, будет находиться в другом конце другого этажа пусть даже того же здания. Наиболее простой форме организации документооборота соответствует линейное расположение подразделений аппарата управления учреждения.

2. Принцип непрерывности - подразумевает требование непрерывности подачи документов на уровень обработки данного документа или принятия решения по документу. То есть, данный принцип предусматривает невозможность скопления документов в какой-либо инстанции, на каком-либо этапе документооборота. Для недопустимости возникновения такой ситуации рекомендуется разработать перечни документов, подлежащих регистрации или не подлежащих регистрации в канцелярии или соответствующей службе делопроизводства. В этом случае часть входящей документации будет передаваться непосредственно для исполнения в соответствующие структурные подразделения.

Таким образом, принцип непрерывности подразумевает непрерывную и равномерную загрузку работников при выполнении операция по обработке документов, подразумевает отсутствие или минимизацию перерывов в процессах выполнения операций документооборота.

Здесь также необходимо отметить, что несвоевременная обработка документов или же несвоевременное получение документальной информации, может вызвать задержку выполнения работ по данному документу или же задержку выполнения последующих операция документооборота.

3. Принцип ритмичности - подразумевает равномерность документооборота, равномерность движения документационных потоков, перемещение документов с наиболее оптимальным ритмом движения.

Данный принцип очень тесно связан с предыдущим принципом - принципом непрерывности. Действительно, если нарушена непрерывность движения документов, то - автоматически - нарушается и ритмичность движения документопотока.

1. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (с изм. от 12.03.2014) «Об электронной подписи» //Собрание законодательства РФ. – 2011. - № 15. - Ст.2036.
2. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» //СПС Гарант
3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 2008.
4. Российская Федерация: Правительство. Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти : пост. : [от 15.06.2009 г. № 477] // Собр. законодательства РФ. – 2009. - № 25. – Ст. 3060.
5. Российская Федерация: Росархив. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: утв. приказом [от 23.12.2009 г. № 76] //СПС Консультант Плюс
6. Электронное правительство: стратегия по автоматизации государственных служб, предлагаемая корпорацией Microsoft [Электронный ресурс] // Microsoft: [сайт]. – М., 2010. – URL: http://www.microsoft.com/Rus/Government/whitepapers/eGov_Strategy.mspx
7. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65. - М., ИПК Издательства стандартов, 2003.
8. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (в ред. 08.06.2009), утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299. -М.: ИПК Издательство стандартов, 1995.
9. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива //Секретарское дело. - 2006. - №4. - С.81-85.
10. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М.: АО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2014. - 194с.
11. Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ). - М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 2011. – 230с.
12. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: Учебно-практическое пособие – М.: КНОРУС, 2012. – 272с.
13. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации //Секретарское дело. - 2007. - №3. - С.23-26.
14. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы //Делопроизводство. – 2008. - №1. - С.34-39.
15. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень //Делопроизводство. - 2011. - №1. - С.32-38.
16. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: Дашков и К°, 2013. – 336с.
17. Бачило И.Л. Информационное право.– М., 2010. – 330 с.
18. Березина Н.В., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. – СПб.: Питер, 2012. – 256с.
19. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем //Делопроизводство. - 2006. - №1. - С.36-41.
20. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности  служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) //Делопроизводство. - 2005. - №2. - С.45-49.
21. Бобылева М.П., Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства //Делопроизводство. - 2009. - №1. - С.29-32.
22. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений //Секретарское дело. - 2008. - №2. - С.21-25.
23. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В.; Под общ. ред. проф. Кузнецовой Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов - М.: МЦФЭР, 2014. - 544с.
24. Вялова Л.М. Организация движения документов //Секретарское дело. - 2007. - №2. - С.16-20.
25. Дегтярев В.А. Юридическая сила организационно-распорядительных документов предприятия //Главбух. – 2010. - №24. – С.13-16.
26. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева . – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2008. – 450с.
27. Делопроизводство: Справ. Пособие – 4-е изд., доп. – Омск: Фирма «ЛЕО», 2015. – 56с.
28. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – СПб.: Питер, 2012. – 219с.
29. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2010. – 271 с.
30. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел //Секретарское дело. - 2006. - №3. - С.31-34.
31. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов //Секретарское дело. - 2006. - №3. - С. 23-26.
32. Ермолаева А.В. Новые правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: проблемы применения //Власть. - 2011. - №4. - С.87-90.
33. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации //Секретарское дело. - 2007. - №4. - С. 23-28.
34. Иритикова В.С. Делопроизводство //Секретарское дело. – 2007. - № 1 – С.20-27.
35. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций //Секретарское дело. - 2008. - №3. - С.42-45.
36. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства //Делопроизводство. - 2008. - №1. - С.35-39.
37. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 4-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2012. – 312с.
38. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка: Учеб.пособие. – М.: ИНФРА-М, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2011. – 92с.
39. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота //Компьютерный еженедельник «Компьютера». - 2008. - №3. - С.13-19.
40. Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 2009. – 200с.
41. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап //Делопроизводство. - 2007. - №1. - С.41-46.
42. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения //Секретарское дело. - 2006. - №4. - С.24-29.
43. Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса //Секретарское дело. - 2007. - №1. - С.31-37.
44. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2012. - 232с.
45. Кузнецов С.Л. Новые программы для современного офиса //Секретарское дело. - 2015. - №3. - С.27-31.
46. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах //Секретарское дело. – 2007. - №3. - С. 33-39.
47. Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами //Секретарское дело. - 2016. - №3. - С.23-29.
48. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря //Секретарское дело. - 2008. - №4. - С.3-5.
49. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2013. – 384с.
50. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело. – 2010. - №1. - С.3-5.
51. Кузнецова Т.В. и др. Секретарское дело /Т.В. Кузнецова, Г.А.Серова, В.И. Андреева, Н.А. Литвинцева. – М.: журн. «Секретарское дело», 2010. – 490 с.
52. Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления //Секретарское дело. - 2015. - №2. - С.3-6.
53. Кузнецова Т.В. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти //Делопроизводство. – 2009. - №3 //СПС Консультант Плю
54. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2012. - 324 с.
55. Кузнецова Т.В., Илюшенко М.П. Основы документоведения: учебное пособие. - М.: МГИАИ, 2013. – 400с.
56. Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация: учебное пособие. - М.: Экономика, 2015. – 393с.
57. Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертация доктора исторических наук. - М., 2006. - 413с.
58. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 2008. - 137с.
59. Лозницкий И. Методика оценки эффективности работы с документами на предприятии //Финансовая газета – ЭКСПО. – 2008. - №3 (май). – С.24-32.
60. Макарова Н.В. Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство: учебный курс. – СПб.: Питер, 2011. - 411с.
61. Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства //Секретарское дело. - 2005. - №4. - С.19-25.
62. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему //Секретарское дело. - 2006. - №1. - С.42-47.
63. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Компьютерные сети передачи данных – современное средство коммуникации //Секретарское дело. - 2007. - №2. - С.31-35.
64. Новицкая Е.Л. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти //Отдел кадров бюджетного учреждения. – 2009. - №7. //СПС Консультант плюс
65. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2010. - 592 с.
66. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М.: Герда, 2015. - 303 с.
67. Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. – М.: Приор, 2006. – 290с.
68. Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению //Трудовое право. - 2006. - №2. - С.10-13.
69. Семилетов С.И. Документы и документооборот как объект правового регулирования: автореф. дис. … канд. юрид. наук. – М., 2003. – 190 с.
70. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) //Делопроизводство. - 2007. - №1. - С.32-37.
71. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве //Делопроизводство. - 2007. - №1. - С.29-34.
72. Соколов А.В. Документационное обеспечение управления. М., 2012. – 430с.
73. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. М.:Проспект, 2011. - 80с.
74. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М.: ПРИОР, 2013. – 144 с.
75. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР, 2014. - 188 с.
76. Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений //Секретарское дело. - 2007. - №2. - С.15-19.
77. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы. //Книга: исследования и материалы. Сб.70. - М., 2015. - С. 24-40.
78. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел //Секретарское дело. - 2014. - №1. - С.18-24.
79. Шатина Н.В. Функции секретаря – помощника руководителя //Секретарское дело. - 2011. - №4. - С.16-19.
80. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии //Делопроизводство. - 2012. - №1. - С.21-25.