ВВЕДЕНИЕ.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ.
1.1 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения на предприятии.
1.2 Понятия электронного и бумажного документооборота.
1.3 Система автоматизации электронного документооборота и ее функции.
1.4 Основные системы электронного документооборота, представленные в Российской Федерации.
1.5 Основные риски и способы защиты информации при электронном документообороте.
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ООО «РУССОФТ»
2.1 Общая характеристика и финансовое состояние ООО «РусСофт».
2.2 Организация документооборота на ООО «РусСофт».
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ООО «РУССОФТ».
3.1 Отрицательные стороны в организации документооборота на ООО «РусСофт»
3.2 Рекомендации по оптимизации документооборота на ООО «РусСофт».
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.
Темой данной работы является «Организация документооборота на предприятии и пути его совершенствования». Тема будет рассмотрена на примере предприятия ООО «РусСофт». Актуальность данной темы на данный момент очень высока. Это связано в первую очередь с тем, что ни один человек в современном мире не представляет себе свою жизнь без всякого рода гаджетов, таких как телефон, смартфон, ноутбук. Все эти устройства по своей сути связаны с интернетом, то есть дают людям доступ к общению в онлайн режиме, ведению электронных дневников, совершению покупок онлайн, пользованию личными кабинетами интернет банков, а также упрощают документооборот, переводя его на новый, электронный автоматизированный уровень.
Изучение организации существующей системы документооборота на предприятии является актуальным направлением, так как качество и порядок ее организации влияет на многие сферы жизни предприятия, эффективность его деятельности, а также на качество и временные промежутки работы. Система документооборота предприятия может во многом облегчить деятельность фирмы или же, наоборот, сделать работу с документами сложной, запутанной и требующей большого количества времени, а иногда и сотрудников. Именно для того, чтобы правильно организовать и выбрать эффективную систему обмена документами, необходимо изучать действующий процесс документооборота. На основе такого исследования и анализа можно дать определенные рекомендации по его улучшению и совершенствованию. Качественно организованная система документооборота должна облегчать процесс обмена информацией между сотрудниками, отделами, подразделения и фирмами.
В процессе развития электронных технологий и в частности интернет технологий, взамен старому, бумажному документообороту, пришел новый электронный процесс обмена документами. С помощью электронного документооборота, который введен во всех современных предприятиях, могут быть решены ряд задач, стоящих перед персоналом и руководством организации. В частности электронный документооборот упрощает пересылку документов между отделами, процесс согласования документов, ускоряет передачу документов как в горизонтальном, так в вертикальном порядке и так далее. Именно поэтому для успешного и бесперебойного функционирования предприятий очень важно выбрать актуальную, эффективную и удобную систему документооборота, ведь от этого зависит слаженность работы всех отделов и сотрудников в процессе функционирования.
Целью данной работы является рассмотрение организации документооборота на предприятии и основных понятий, связанных с ним, а также путей по его совершенствованию на основе данных предприятия ООО «РусСофт».
Для достижения основной цели данной работы будут решены следующие задачи:
- Рассмотреть сущность, значение и особенности информационного обеспечения на предприятии;
- Изучить понятия электронного и бумажного документооборота;
- Проанализировать функции системы автоматизации электронного документооборота;
- Описать основные системы электронного документооборота, представленные в Российской Федерации;
- Представить основные риски и способы защиты информации при электронном документообороте;
- Проанализировать и дать рекомендации по совершенствованию систему документооборота на ООО «РусСофт».
Для достижения рассмотрения данного вопроса, будут использованы как интернет статьи, так и печатные издания, а также личное мнение и оценочное суждение. По результатам проделанной работы, будут решены вышеперечисленные задачи.
Предметом исследования в данной работе является организация документооборота на предприятиях, а объектом – пути совершенствования системы документооборота и анализ его действующей системы на примере ООО «РусСофт».
Для написания работы использовались труды авторов: Басаков, М.И., Быкова, Т.А., Евдокимова Л.М., Корябкин В.В., Пылькин А.Ю., Корнеев, И. К., Кузнецов, И.Н., Куняев, Н.Н., Михайлов, Ю.М., Панасенко, Ю.А., Раздорожный, А. А., Рогожин, М.Ю.
В процессе исследования нашли свое применение следующие основные методы познания экономических явлений коммерческой системы: аналогия, сравнение, систематизация, индуктивная логика, анализ, классификация и группировка, позволяющие наиболее полно изучить исследуемые проблемы.
Структура работы обусловлена целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, и библиографического списка.
1.2 Понятия электронного и бумажного документооборота
В настоящее время состав групп средств оргтехники претерпел существенные изменения, что связано с проникновением на российский рынок ведущих мировых фирм-производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда, расширению возможности средств и систем электронной передачи документов на большие расстояния, но в то же время уделяется пристальное внимание разработке новых и совершенствованию традиционных механических средств оргтехники.
Между тем в основе всей управленческой деятельности лежит работа с документацией, и организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений.
Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время. В документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного документооборота, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы. Среди них можно выделить:
- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;
- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;
- накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;
- избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
- противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;
- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
- невозможность установления истории работы с документами;
- непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.
Как результат, документооборот включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами.
Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечений управления.
